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Archivage électronique : entrez dans le système !

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    L’archivage électronique est en passe de devenir le premier secteur du marché de l’archivage. (Fotolia)
  • Sommaire :

    Besoin de préserver des informations et des documents vitaux ou à valeur probante ? La mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) s’impose. Il convient de se conformer à une méthodologie rigoureuse qui permettra de le gérer sur le long terme. Les contraintes de sécurité sont également un passage obligé. De son côté, l’Etat a prévu son propre SAE. Témoignages dans un service d’archives départemental et dans le privé.

    Le 11 février dernier, le ministre de la Justice Jean-Jacques Urvoas présentait une ordonnance visant à réformer le droit des contrats. Le document est passé inaperçu et semble éloigné des préoccupations des archivistes. Et pourtant... 

    "Cette ordonnance renforce le principe selon lequel une copie fiable, en particulier lorsqu'elle est réalisée sur support électronique, a la même force probante que l'original. (...) L'archivage électronique, enjeu majeur pour nos entreprises, s'en trouvera grandement facilité", soulignait le Garde des Sceaux.

    Ainsi, en cas de litige, une entreprise qui aura numérisé ses contrats ne pourra se voir demander de produire la version papier du document que si celle-ci subsiste.

    Ce nouveau pas vers la dématérialisation illustre, s'il en était besoin, la nécessité de faire vivre la norme NF Z 42-013 qui précise les procédures techniques et organisationnelles de l'archivage électronique. A la lumière de cette norme, une copie numérique fidèle et durable est en mesure d'emporter la conviction du juge. 

    Une croissance de 7,9 % en une année

    Le passage à l'archivage électronique est donc bien enclenché et ne cesse de gagner du terrain. Au sein de l'Etat d'abord avec le projet Vitam (voir article page 16), mais aussi dans le privé qui multiplie les chantiers... et contribue à la bonne santé du secteur. Selon la récente étude du cabinet SerdaLab, le domaine de l'archivage - toutes activités confondues - représente un chiffre d'affaires de 1,1 milliard d'euros. Le segment spécifique de l'archivage électronique affiche une croissance de 7,9 % par an ! "L'archivage électronique est en passe de devenir le premier secteur du marché de l'archivage", constatent les auteurs de l'étude. 

    Mais les projets ne s'improvisent pas. Ils doivent même obéir à de strictes règles comme en témoigne ce dossier d'Archimag.

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    Vous souhaitez en savoir plus sur l'archivage numérique et sur comment sécuriser au mieux le cycle de vie de l'information de votre organisation ? Découvez le guide pratique Sécurité de l'information et archivage électronique + les durées de conservation, publié par Archimag.

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    Sécurité de l'information et archivage électronique + les durées de conservation

    Aujourd’hui, pour sécuriser son information, il faut certes raisonner en cycle de vie de l’information, document vital et preuve, mais aussi en métadonnées ou journal transactionnel. Records management, gestion électronique de documents (Ged) et archives ont pris acte de l’entrée de l’information dans l’ère de la trace. Il s’agit d’appréhender de nouveaux développements (blockchain, cryptographie) et défis (lutte contre la fraude documentaire, anonymisation des données personnelles, archivage dans le cloud). L’archivage électronique, pour le privé comme pour le public, doit pouvoir évoluer sans risque au sein de tous les processus métiers.

    Ce double guide pratique (n°57 + n°58) vous permet de disposer d'un état de l'art, de méthodes, de solutions et de toutes les durées de conservation pour chaque type de direction d’entreprises, services concernés, fonctions concernées et par type de dossiers.

    L’une des plus-values de ce guide réside dans ses nombreux tableaux de gestion qui recensent les durées de conservation de plus de 12 domaines (Guide n°58). A la fois sur des fonctions transversales (Ressources Humaines, Direction Générale…) mais aussi sur des métiers (Bancassurance, Santé…), c’est un outil indispensable pour tout gestionnaire de l’information. Ces informations existent également au format numérique – et sont mises à jour régulièrement – dans la Base de données des durées de conservation Archimag.

    Feuilletez quelques extraits du guide "Sécurité de l'information et archivage électronique" en cliquant ici.

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