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Le papier n’a pas dit son dernier mot

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    En voulant tout numériser et tout archiver de manière électronique, les organisations prennent aujourd’hui des risques économiques inconsidérés.
  • Le papier est-il encore un support d’avenir ? Pour Thomas Huzar, dirigeant de SGA (Société Générale d’Archives), prestataire en archivage, il est temps d’aller au-delà de la bien-pensance actuelle et de contredire les apôtres de la dématérialisation à tout-va.

    Pour certains, le papier serait un support déjà condamné depuis longtemps et voué à disparaître. Pourtant, force est de constater qu’il est encore largement utilisé dans nos organisations. Si la transformation digitale et le programme Action Publique 2022 mis en place par le gouvernement nous poussent inexorablement vers des services accessibles en ligne et sonne le glas de bon nombre de procédures papier, si la facturation électronique s’annonce comme une obligation d’ici 2023 dans les échanges B2B et si un cadre juridique et normatif permet aujourd’hui d’envisager les productions de copie fiable et donc la destruction des originaux papiers, il est important de ne pas tout mélanger et de croire que le papier est un support à enterrer.

    Bien peser le ratio risques/coûts

    Car en voulant tout numériser et tout archiver de manière électronique, les organisations prennent aujourd’hui des risques économiques inconsidérés. Sachez, en effet, que le coût de conservation d’une feuille de papier est de seulement 0,00013 ct d’euro par an. Alors que pour conserver la valeur probante d’un document numérisé, le coût passe à 0,5 ct d’euro la feuille. Ce qui équivaut à 700 ans de stockage chez un prestataire comme SGA (Société Générale d’Archives). Dans de trop nombreux cas, les organisations mobilisent des moyens qui ne sont pas adaptés à la problématique, notamment pour tout une partie de l’archivage (protection, droit de la preuve, etc.).

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    Pourquoi se poser la question de la digitalisation

    Par ailleurs, un document électronique émet 15g de CO2 par an, contre quasiment rien pour le document papier. Surtout si le document en question n’a pas vocation à être consulté tous les quatre matins. Si dans certains secteurs d’activité, notamment dans la construction et le BTP, par exemple, avec les documents techniques, il est indispensable de pouvoir retrouver et partager les documents rapidement -ce qui est évidemment plus facile s’ils sont stockés sous forme électronique et bien que SGA (Société Générale d’Archives)  soit en capacité de restituer toutes informations dans l’heure-, dans la plupart des cas les documents sont peu ou pas consultés et n’ont donc pas vocation à être partagés, pourquoi, ainsi, envisager leur digitalisation ? 

    Des questions à se poser aussi sur la sécurité

    Sans compter que lorsqu’une organisation est hyper exigeante, voire un peu parano sur toutes les questions liées à la sécurité informatique, l’archivage papier constitue de loin la meilleure solution. Si, dans l’affaire des Panama Papers, le cabinet d’avocats Mossack Fonseca avait confié ses archives papiers à un prestataire comme SGA (Société Générale d’Archives), il aurait fallu deux semi-remorques aux intéressés pour dérober l’information, au lieu de quelques clics. Certains hôpitaux et plusieurs banques se sont par ailleurs fait alpaguer par les autorités de régulation européennes pour une mauvaise gestion électronique de leurs documents. Preuve que toutes les organisations sont concernées. 

    Investir en fonction de son besoin réel

    Il est temps d’en finir avec cette vision unique et distordue de la réalité, où le digital enterre définitivement le papier. Même sur le plan juridique, la question est beaucoup plus compliquée qu’il n’y paraît. Il est temps de remettre en cause ce point de vue, car un système d’archivage électronique, c’est un projet coûteux, onéreux à maintenir et à mettre à jour. Les organisations doivent impérativement prendre cet élément en compte et investir en fonction de leur besoin réel, et non en fonction d’une mode ou d’une tendance. Il y a différents éléments à prendre en compte dans ce choix, notamment le taux de consultation et la valeur des documents. “Á quoi bon numériser des factures de plus de 3 ans par exemple ? Selon moi, c’est une ineptie”, appuie M. Huzar. Par ailleurs lorsque le taux de consultation des documents archivés est relativement faible, on s’aperçoit qu’avec les systèmes électroniques le ROI n’est pas celui qui était annoncé au départ…   

    Se poser les bonnes questions

    Les sites de SGA (Société Générale d’Archives) hébergent 12 milliards de documents, soit 200 000 m3. Sur ces documents, elle réalise en moyenne 10 à 12 000 recherches par mois. Il s’agit là d’un taux de consultation extrêmement faible : 1 recherche par mois et par million de documents conservés. “Voilà pourquoi nous conseillons à nos clients de se poser les bonnes questions concernant leur archivage documentaire et d’avoir une analyse objective de leurs besoin, des risques et des enjeux”, conclut Thomas Huzar.
     

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