“Tout est parti d’une étude comparative des deux technologies : l’électromagnétique d’un côté et la RFID de l’autre, explique Julien Pauthe, directeur de la Médiathèque. Aux vues des résultats, nous avons décidé de changer notre fusil d’épaule et d’opter pour la RFID, cette technologie nous promettant davantage de souplesse”. Cela nous permettait notamment d’implanter des automates afin de donner plus d’autonomie à nos visiteurs publics et d’assurer la confidentialité des prêts.
Pour les agents, cela divisait a priori par deux les manipulations nécessaires pour effectuer le prêt et cela permettait par la même occasion de prévenir les troubles musculo-squelettiques. Pour le moment et par choix, ces automates ne peuvent identifier et enregistrer qu’un document à la fois, l’ensemble du fonds n’étant pas encore équipé (les documents de la bibliothèque de quartier ne seront équipés qu’au moment de son déménagement dans un nouvel équipement, fin 2019 – début 2020).
“Nous ouvrirons plus tard la possibilité de pouvoir passer des documents par lots”, indique Julien Pauthe. Nous ne souhaitons pas pour autant déployer des automates partout, l’organisation du site sur 4 niveaux ne s’y prêtant pas forcément. Il nous faut, en effet, du personnel pour proposer un accueil de qualité, pour renseigner et pour garantir la sécurité. Voilà pourquoi nous avons fait le choix de n’installer que 4 automates”.
Proposition décente
“Nous avons donc lancé un appel d’offres et lors de l’analyse des propositions, c’est la technologie Bibliotheca qui est apparue la plus adaptée à ce que nous voulions faire, confirme le responsable. Sa capacité d’intégration technique aux systèmes existants a notamment pesé dans la balance. Notre DSI, qui avait forcément un regard sur ce projet, a d’ailleurs appuyé ce choix”.
2 semaines et demie
Une fois la proposition validée, la médiathèque a pu démarrer les travaux. Reste qu’il fallait du temps pour passer d’un système électromagnétique à un système RFID.
"Nous devions, en effet, équiper en étiquettes RFID l’intégralité du fonds de la médiathèque, soit plus de 100 000 documents, tous supports confondus, précise Julien Pauthe. Il s’agissait d’une opération assez lourde que nous avons finalement déléguée à notre prestataire, afin de ne pas interrompre le service trop longtemps”.
Les équipes de Bibliotheca ont profité de la fermeture estivale pour réaliser cette opération. Moins de trois semaines ont été nécessaires pour ce faire, avec en parallèle le changement des portiques et la formation du personnel.
Pilotage automatique
Autre avantage attendu de ces nouveaux portiques RFID, le fait qu’ils soient reliés directement au logiciel de gestion et que les données de comptage (du nombre de visiteurs) puissent être directement exportées et restituées via des tableaux de bord. Les anciens portiques électromagnétiques, eux, possédaient aussi une cellule de comptage, mais il fallait relever les données manuellement chaque soir.
Les nouveaux automates fournissent également de précieuses données en temps réel, notamment le nombre de transactions A/R, le nombre d’opérations par automate, etc. “Ces statistiques devraient être utiles à moyen terme pour savoir s’il est judicieux d’ajouter d’autres automates ou s’il est nécessaire de les redéployer, confie M. Pauthe. En observant les usages et en les croisant avec ces statistiques, nous saurons ce qu’il faut faire”.
Génération 2020
L’accueil au sein de l’équipe de la médiathèque a été plutôt positif, malgré quelques interrogations, notamment sur l’impact de ces automates sur l’organisation de l’accueil, mais aussi sur les transferts des documents d’un site à un autre, sur les réservations, et sur la gestion en général.
“Avec le soutien de Bibliotheca, nous avons pu apporter des réponses claires aux différentes inquiétudes, souligne Julien Pauthe. La prise en main s’est avérée d’autant plus facile que nous utilisons déjà beaucoup les technologies numériques comme outil de travail, de communication et de médiation”.
La médiathèque possède par exemple une chaîne YouTube, sur laquelle elle diffuse des enregistrements de ses animations, a aménagé un espace numérique avec des consoles et des bornes d’arcade et propose à ses visiteurs un accès WiFi.
Double impact
La médiathèque a donc rouvert ses portes fin août avec ces nouveaux équipements RFID. La présence des automates a aujourd’hui un double impact. Lors des moments de forte affluence, ils permettent aux abonnés d’attendre moins longtemps pour valider leurs prêts ou leurs retours et ils déchargent par la même occasion les bibliothécaires d’une partie de ces tâches, les rendant plus disponibles pour les inscriptions et la gestion des réservations. Lors des périodes plus calmes, ils permettent aux bibliothécaires d’occuper davantage le terrain et de jouer un vrai rôle de médiateur et de renseignement auprès du public.
Les automates gagnent du terrain
“Nous sommes actuellement en phase de rodage, poursuit le directeur. Nous faisons beaucoup de médiation avec le public pour l’inciter à se tourner vers ces automates et accélérer l’adoption”. L’équipe est maintenant mobilisée par un nouveau projet : une nouvelle médiathèque de quartier qui devrait ouvrir ses portes fin 2019 ou début 2020. “Elle fera environ 400 m2 et nous prévoyons aussi d’y installer un portique RFID et des automates, explique le directeur. L’expérience acquise avec ce premier chantier nous permettra de savoir exactement comment s’y prendre pour mailler au mieux l’espace”.
Article réalisé par Bibliotheca en partenariat avec L'Agence Digitale d'Archimag.
