Publicité

La dématérialisation des factures doit-elle être adaptée au secteur d’activité ? Cas particulier de l’immobilier

  • maisons.jpg

    dans les faits, l’immobilier présente de nombreuses spécificités qu’il est préférable de prendre en compte dès le départ afin d’éviter tout dérapage coûts/délais. (Pixabay/Breaktime)
  • Par Olivier Némitz, en charge de l’offre dématérialisation/GED au sein de la société Herdia, cabinet de conseil spécialisé en immobilier et assurance.

    PUBLI-INFO/AVIS D'EXPERT. Au premier abord, on peut penser qu’un projet de dématérialisation des factures dans l’immobilier peut se traiter selon la même approche que dans tout autre secteur. Les techniques habituelles d’analyse semblent pouvoir s’appliquer et aboutir à un choix de traitement par numérisation, PDF signé, EDI, portail de saisie de factures, etc.

    Mais dans les faits, l’immobilier présente de nombreuses spécificités qu’il est préférable de prendre en compte dès le départ afin d’éviter tout dérapage coûts/délais. En voici les principales :

    Le besoin de l’original papier et un classement par immeuble

    Comme pour d’autres secteurs, si le traitement des factures au fil de l’eau se fait dans l’ordre chronologique de réception, il est en revanche nécessaire de structurer le stockage papier par immeuble afin de se prémunir contre des coûts futurs de désarchivage exorbitants. Effectivement, dans de nombreuses situations, l’original papier d’une facture est exigé : lors de la vente d’un immeuble, lors du transfert d’un mandat de gestion entre deux administrateurs de biens, ou encore pour justifier d’une régularisation de charges. Dans l’ensemble de ces cas, le classement par immeuble permet de désarchiver les factures souhaitées à moindres frais.

    Lorsque l’on ajoute à cette contrainte la durée de conservation particulière des factures concernant les gros travaux (durée légale de 30 ans, mais potentiellement beaucoup plus), on voit que l’archivage physique des factures pose des contraintes fortes, liées à ce secteur.

    Des factures hétérogènes… et spécifiques

    La nature très hétérogène des pièces traitées introduit également une complexité que l’on ne rencontre pas fréquemment dans d’autres secteurs d’activité. En effet, beaucoup de documents, considérés comme des factures, ont une structure très particulière (ex : Appel de fonds, Avis d’échéances, note d’honoraires, décompte général définitif, situation de chantiers, etc.). On observe, en conséquence, des taux de reconnaissance très inférieurs aux standards, notamment lorsque la dématérialisation est externalisée.

    Par ailleurs lorsqu’un maître d’ouvrage gère les travaux (validation impliquant un tiers externe à l’entreprise) ou que le maître d’ouvrage applique une retenue de garantie (ce qui implique une validation partielle de la facture), les circuits de validations se complexifient.

    Beaucoup de petits fournisseurs avec peu de factures

    Un autre point particulier tient à la nature très locale du marché de l’immobilier, réparti sur l’ensemble du territoire, et faisant appel à de multiples fournisseurs, bien souvent, de petits artisans peu informatisés. Cela implique un grand nombre de fournisseurs différents qui, chacun, génèrent peu de factures. Ceci limite, par conséquent, les possibilités d’industrialisation des flux. L’avènement des politiques achats des grandes entreprises du secteur n’arrivent pas à contrebalancer cet effet.

    Ainsi, méconnaître les spécificités du secteur peut rapidement amener à rencontrer des points de blocage et présente un risque de perte de contrôle sur les coûts et les délais. Une analyse particulière, préalable, s’appuyant une expertise du secteur immobilier, est une condition de succès importante pour les projets de dématérialisation dans ce secteur. //

    Herdia :

    Cabinet de conseil en organisation et système d’information spécialisé sur les secteurs de l’assurance et de l’immobilier, herdia est expert en accompagnement à la mise en oeuvre de solutions de dématérialisation et de GED.

    Contact :

    51 rue Saint Georges 75009 Paris
    01 42 65 65 65 - contact@herdia.fr
    Expert GED : Olivier Némitz - Consultant
    nemitz@herdia.fr

    À lire sur Archimag

    Commentaires (2)

    • Portrait de Schraibi

      Ayant travaillé dans l'immobilier, Dieu seul sait combien c'est dur et épuisant de signer des contrats de bail à distance... cela demande du temps et de l'investissement.... La signature électronique nous faciliterait tellement de choses... http://www.calindasoftware.com/fr/modele-de-cahier-des-charges-signature-electronique/

      oct 01, 2015
    • Portrait de Sage Comptable

      La transition de la facture papier vers la facture électronique impose certaines contraintes. D’une part, de plus en plus de sociétés produisent les factures au format électronique (PDF en général), et c'est tout à fait légal d'utiliser ces factures électroniques comme seule pièce comptable à conserver. D’autre part, la période de transition permet aux entreprises de fournir des factures papier. La Loi incite de les gérer et archiver scannées à condition de conserver la copie originale. Ainsi, seul archivage en cloud n’est pas suffisant. Imprimer les factures produites en format électronique et les archiver dans des classeurs pour faire foi en cas de contrôle – n’est pas une bonne solution. La gestion séparée des factures en papier et électroniques pose un problème de gestion unifiée de la comptabilité. Afin de se conformer à l’obligation légale de conservation décennale des documents, il est possible d’archiver les pièces comptables dématérialisées ou papier, de manière unifiée. Consultez la proposition d’un fournisseur d’archivage des factures en cloud et physique – http://PopCompta.com – pour une conservation décennale de factures hybrides (format électronique et papier+scannées).

      avr 28, 2016
    Le chiffre du jour
    dont 290 numéros en accès libre, soit 20 000 pages d'articles... Archimag met à jour sa collection en ligne ! Le magazine de référence des professionnels du management de l'information complète la numérisation de ses anciens numéros jusqu'en décembre 2020 et permet désormais aux internautes de consulter gratuitement ceux couvrant la période de sa création, en juin 1985, jusqu'en décembre 2015.
    Publicité

    Couv demat 2020.png