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Alain Lebras : "L'ECM est mort, vive l'ECM !"

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    "L'ECM est devenu une facilité", Alain Lebras (Pixabay)
  • Sommaire du dossier :

     

    Archimag s'est entretenu avec Alain Lebras, président-fondateur de la société Arondor, entreprise de services du numérique spécialisée en gestion documentaire. 

    Quelles sont les tendances actuelles de l'ECM ?

    Aujourd'hui, il y a peu de différences entre les offres du marché et il n'y a pas eu de choses réellement novatrices sur le sujet depuis plusieurs années. L'ECM est devenu une facilité. La différence se fait plutôt au niveau des concepts périphériques : gestion du multicanal entrant et sortant (captation des flux papier, email, fax...). On fait pour cela appel à des technologies de capture et surtout de référencement.

    Si l'on observe l'offre du marché et si l'on exclut SharePoint qui ne fait pas de l'ECM, il y a très peu d'éléments discriminants entre les principaux produits : IBM, Documentum, OpenText, Alfresco... 

    Si l'on se projette dans un avenir proche, plusieurs enjeux apparaissent : dématérialisation, conformité, homogénéisation de tous les process métier et de l'organisation du front documentaire...

    Et si l'on regarde un peu plus loin, on voit d'autres choses en train de bouger notamment l'intégration de l'intelligence artificielle, de nouveaux moteurs de recherche et de nouveaux moyens de stockage. Ces innovations aideront à... 

    ...indexer, rechercher et archiver intelligemment les documents que nous produisons. L'introduction de l'intelligence artificielle dans ces différentes disciplines ouvre d'intéressantes perspectives.

    Quels sont les avantages d'une solution d'ECM pour les grandes entreprises ?

    Son principal avantage réside dans sa capacité à s'intégrer dans une architecture globale, qu'elle soit sur site ou en mode Saas. Autre avantage des solutions de gestion de contenu d'entreprise : la gestion multicanal pour le sortant pour pouvoir communiquer avec l'extérieur.

    L'enjeu pour les grandes entreprises est la gestion du multicanal et d'avoir une vision à 360° du client et de l'affaire en cours. Autre avantage : la gestion des flux circulants.

    La solution logicielle est une condition nécessaire, mais non suffisante. D'une certaine façon, l'ECM est morte car c'est devenu une facilité désormais indispensable dans l'urbanisation d'une entreprise : l'ECM est morte, vive l'ECM !

    Faut-il mettre en place un audit avant de déployer une solution ?

    Tout dépend de la maturité de l'entreprise. Lorsqu'on est en présence d'un parc hétérogène, il faut centraliser les données. C'est le cas, par exemple, des entreprises qui fonctionnent avec plusieurs solutions de CRM (gestion de la relation client). L'audit devient nécessaire quand on est confronté à ce type de situation et que l'on souhaite aboutir à une vision multicanal.

    C'est un cas qui se reproduit assez souvent dans les très grandes entreprises. 

    Aujourd'hui, l'essentiel des projets d'ECM que l'on voit dans les entreprises concerne la consolidation autour de la facilité Ged. Le rôle des intégrateurs et des clients est de mettre en place des passerelles qui fonctionnent de façon satisfaisante. Les éditeurs, de leur côté, n'ont qu'une vision construite autour du produit. 

    Quels sont les métiers impliqués dans un projet d'ECM ?

    Tous les métiers back office et front office sont impliqués. Ainsi que les fonctions support : comptabilité, ressources humaines... On constate que les utilisateurs finaux ont récupéré l'usage des logiciels. 

    Peut-on considérer cela comme une bonne nouvelle ?

    C'est une très bonne nouvelle ! Les utilisateurs finaux ont compris ce que pouvait leur apporter ces solutions informatiques. Cela s'est fait dans la durée car il s'agit d'un important changement d'habitudes. Mais cela n'a pas donné lieu à une bataille frontale avec les directions des systèmes d'information. 

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    Discrète la gestion de contenu ? Il est vrai que depuis quelque temps, on entend plus facilement parler de dématérialisation ou de transition digitale que d’ECM. Pourtant, les éditeurs du domaine sont loin d’avoir mis la clé sous la porte et semblent même bien se porter. D’autant que les métiers eux-mêmes en sont devenus adeptes. Signe que, face aux nouveaux besoins des entreprises et à la concurrence des technologies du cloud, la gestion de contenu a su évoluer pour rester indispensable.
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