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Comment SCNF Réseau a réussi à optimiser sa gestion documentaire

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    Opérationnelle depuis plus d’un an, la plateforme permet à la DGII de suivre par exemple ses actions post-audits en temps réel. (Pixabay/MichaelGaida)
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    La direction de l’ingénierie SNCF Réseau a opté pour un outil documentaire capable de lui donner de la visibilité sur ses différents plans d’action. 

    Avec près de 4 500 personnes réparties sur l’ensemble du territoire national, la Direction générale industrie et ingénierie (DGII) de SNCF Réseau est en charge de réaliser les études et d’assurer le management de projets relatifs aux infrastructures fixes du réseau ferroviaire français. « Nous sommes par exemple à la manœuvre pour la partie ferroviaire dans le projet de navette Charles de Gaulle Express ou le projet EOLE, le prolongement de la ligne E du RER vers l’Ouest », explique Stéphane Avronsart, responsable du pôle qualité au sein de la direction qualité et sécurité.

    Pour mener à bien ses missions, la DGII produit de nombreux documents et travaille par « plans d’action » sur lesquels il faut avoir une visibilité la plus précise possible. « Dans une entreprise de vingt salariés, un tableau bureautique du type Excel peut suffire, mais, dans une structure de près de 4 500 personnes, il faut passer à l’échelle supérieure et se doter d’outils plus performants ».

    En fin d’année 2015, après avoir assisté à une série de démonstrations, le choix de l’outil s’est porté sur OnBase une plateforme d’information unique pour la gestion de contenu et de processus. Objectif : permettre à chaque service de gérer ses actions et d’en suivre l’avancement.

    Au-delà de la Ged existante au sein de l’entreprise, la DGII a souhaité s’équiper d’une solution d’ECM afin notamment de développer des applications spécifiques.

    Un process entièrement digitalisé

    Opérationnelle depuis plus d’un an maintenant, la plateforme permet à la DGII de suivre par exemple ses actions post-audits en temps réel. « Nous menons de nombreux audits tout au long de l’année pour assurer la veille sur la sécurité et sur nos processus de production », précise Stéphane Avronsart ; « les constats d’audits donnent lieu à de multiples actions qu’il faut suivre sur des durées plus ou moins longues ».

    La plateforme est également utilisée pour gérer le régime des dérogations : « Nous avons digitalisé tout le process et les demandes de dérogation sont désormais réalisées via un formulaire. Ce formulaire est conçu de manière à ce qu’il puisse télécharger l’ensemble des documents nécessaires à la dérogation. Le pilier Ged d’OnBase intervient pour collecter et classer ces documents. L’agent d’étude peut alors accéder à toute la documentation téléchargée ».

    À ce jour, une quinzaine de personnes utilisent l’outil de dérogation.

    Visibilité sur l’état d’avancement

    D’autres scénarii d’utilisation de la plateforme peuvent être envisagés. Dans le cas d’un séminaire, par exemple, auquel un certain nombre d’acteurs sont invités à participer. À l’issue de ce séminaire, une série de décisions sont prises avec des actions à suivre. L’évènement « séminaire » est alors créé à l’issue de cette réunion. Dix actions sont décidées et affectées à différents responsables. Chacun d’entre eux prend alors en charge les actions qui lui sont confiées et dispose d’une visibilité sur son programme ainsi que d’un accès aux documents nécessaires à l’accomplissement de sa mission. Une fois l’action accomplie, il peut procéder à sa clôture.

    À tout moment, la plateforme donne une visibilité sur l’avancement de toutes les actions qui ont été décidées suite au séminaire. Il suffit d’ouvrir l’évènement « séminaire » et voir l’avancement de chacune des actions, par équipe ou responsable. Le reporting peut alors être réalisé, car toutes ces actions sont centralisées dans l’outil.

    Du paramétrage plutôt que du développement

    Après environ un an et demi de retours d’expérience, l’intérêt d’une telle solution réside également dans son évolution : « L’outil ne s’appuie pas sur du développement, mais sur du paramétrage, ce qui nous permet des développements d’applications très rapides. Par ailleurs, la plateforme s’intègre dans la suite Office et notamment dans Outlook qui est utilisé quotidiennement par tous les acteurs ».

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