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Immobilier : signer son bail via une signature électronique est de plus en plus fréquent. L'exemple de Gecina

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    Près de 1 000 baux ont été signés électroniquement chez Genica depuis le mois de février 2019. (Gecina)
  • Sommaire du dossier :

    Depuis 2019, la foncière Gecina propose à ses clients de signer leur bail via une solution de signature électronique. Un projet qui s’inscrit dans un vaste plan de transformation digitale et qui permet de réduire le temps de traitement des dossiers.

    19,3 milliards d’euros. C’est la valeur du patrimoine immobilier détenu et géré par Gecina. Cette société d’investissement immobilier cotée (SIIC) organise son activité autour d’un pôle « bureaux » qui s’adresse aux entreprises et d’un pôle « résidentiel » réservé aux particuliers et étudiants. Première foncière européenne de bureaux, Gecina voit les choses en grand : 100 000 clients font appel à ses services.

    Depuis le début de l’année, Gecina propose à ses clients une innovation : la signature électronique. Les locataires sont désormais invités à signer leur bail sous forme électronique grâce à la solution Yousign qui a été déployée au cours de l’année 2019.

    « Nous avons opté pour la signature électronique dans le cadre d’une vaste transformation digitale de notre société », explique Frédéric Vern, secrétaire général de Gecina ; « nos bureaux ont entièrement été repensés en open space et nous tendons vers un objectif zéro papier. En tant que première foncière européenne de bureaux et propriétaire du premier parc résidentiel privé parisien, Gecina ne pouvait pas passer à côté de ce mouvement d’ensemble ».

    Une dizaine de mois auront été nécessaires entre la présentation du projet de signature électronique devant le comité exécutif et le passage opérationnel. Le choix d’une solution Yousign s’est fait au terme d’un appel d’offres. Plusieurs critères ont été pris en compte, notamment la facilité d’utilisation aussi bien pour le client que pour les opérateurs.

    Depuis le mois de février, ce sont près de 1 000 baux qui sont signés électroniquement.

    Un déploiement progressif

    Le déploiement de la signature a été réalisé de façon progressive. Dans un premier temps, c’est le pôle « résidentiel » qui l’a proposé aux locataires particuliers et étudiants. Puis, après des retours positifs, Gecina a décidé de la systématiser et de l’étendre à l’activité « bureaux ».

    Qui dit signature électronique ne dit pourtant pas rupture physique avec le client. « Nous lui adressons le ou les documents plusieurs jours avant la signature afin qu’il ait le temps d’en prendre connaissance », explique Sonia Lieutier, responsable documentation et veille juridique au sein de Gecina ; « le client peut alors procéder à la signature électronique du bail en présence de l’attaché de clientèle ».

    Indispensable plan d’accompagnement

    Du côté des collaborateurs de Gecina, le passage du format papier à la signature électronique a été facilité par la mise en place d’un plan d’accompagnement en interne, souligne Sonia Lieutier : « Chargée de ce projet, j’ai travaillé main dans la main avec le chef de projet informatique. Nous avons formé un binôme et sommes devenus les référents au sein de l’entreprise. Nous accompagnons les collaborateurs qui utilisent la signature électronique pour la première fois. La formation en interne est primordiale pour éviter les expériences utilisateurs traumatisantes et rédhibitoires ».

    Résultat : le projet n’a pas rencontré de réticence et suscite le même engouement aussi bien chez les clients particuliers que chez les clients entreprises. Au point que certains concurrents de Gecina s’intéressent de près à la façon dont la signature électronique y a été déployée.

    Frédéric Vern n’est pas surpris par la curiosité de ses concurrents : « Nous avons été précurseurs sur le marché des foncières. La signature électronique nous a clairement permis de réduire le temps de traitement des dossiers. Il est encore difficile de calculer le retour sur investissement, mais nous estimons qu’environ 30 % du temps des personnes en back office ont pu être dégagés pour des tâches à plus haute valeur ajoutée ».

    Désormais signés électroniquement, les baux sont déversés dans le logiciel de gestion électronique de documents de Gecina. Les contrats sont alors disponibles en quelques clics dans un espace sécurisé.

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