La collaboration digitale : GED, plateformes, quelles bonnes pratiques ?

Les digital workplaces ont montré tout leur intérêt durant la crise sanitaire du Covid-19 qui a conduit des millions de salariés à travailler depuis leur domicile. Selon une étude menée par Archimag avec la collaboration de l'éditeur Jalios, 57 % des sondés ont une vision positive des digital workplaces depuis le confinement. 49 % estiment même que ces plateformes sont devenues indispensables pour leur activité.

"Nous constatons en effet une forte demande d'espaces collaboratifs, de visioconférence et plus généralement de partage des connaissances" explique Mathieu Bigeard (Jalios). 

Le bon document et la bonne version du document

L'un des clients de l'éditeur, Groupama Immobilier, a mis en production une plateforme en 2019 : "nous disposions d'un intranet vieilli" précise Jean-François Le Téno ; "il était indispensable de passer au travail collaboratif car nous passions trop de temps à localiser le bon document et la bonne version du bon document. Nous souhaitions un outil tout en un capable de donner un accès à la veille, à l'actualité et aux applications métier".

Passée en vitesse de croisière, la digital workplace est utilisée par l'ensemble des 130 collaborateurs de Groupama Immobilier. Elle présente une particularité : elle est ouverte à certains partenaires extérieurs de l'entreprise. La bonne marche d'une telle plateforme doit cependant reposer sur quelques piliers : il faut impliquer les collaborateurs en amont et former sur des cas réels. "La digital workplace s'est institutionnalisée et fait désormais partie du vocabulaire de l'entreprise" constate Jean-François Le Téno.

Dernier conseil avant d'acquérir un tel outil : "il faut choisir une solution ouverte capable d'être opérée sur site et en cloud afin de répondre à toutes les situations" précise Matthieu Bigeard.