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Xelians s’appuie sur l’IA pour mettre fin au vrac numérique

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    Sur un titre de propriété, la GED, grâce à la LAD/RAD permet d’extraire 4 ou 5 informations clés, alors que l’IA peut en produire près de 10 fois plus
  • Les entreprises ont beau dématérialiser à tour de bras, savent-elles vraiment ce que contiennent leurs documents ? Savent-elles où sont les données personnelles ou sensibles dont il faut s’occuper ? Leurs outils de gestion documentaire leur permettent-elles d’identifier et de rechercher facilement les informations dont elles ont besoin et qui sont susceptibles d’orienter leur stratégie ? Rien n’est moins sûr. 

    De nombreuses organisations fonctionnent encore sans véritable gouvernance documentaire. Elles possèdent de nombreux documents et des datas, or, sans indexation fine, elles ne parviennent finalement pas à retrouver les informations intéressantes. Ce vrac numérique est par ailleurs alimenté par les projets de numérisation de fonds documentaires qui concernent parfois plusieurs millions de documents, dont beaucoup ne sont pas à conserver. Car depuis l’avènement du RGPD, la question du vrac numérique et de la conformité qui en découle doivent absolument être traitées. 

    Restructurer l’information

    Pour cela, Xelians s’appuie sur une expertise humaine et différentes technologies : 

    • des documentalistes qui effectuent du redressement documentaire et valident les grandes pratiques de la gouvernance documentaire. 
       
    • des moteurs full text couplés à un moteur de règles de recherche pour faire le tri entre les contenus peu consultés et ceux qui le sont plus fréquemment. Ce qui est un indice de pertinence. Il est également possible, dans la solution de gestion documentaire, de rechercher un contenu et de compléter cette recherche par des rebonds documentaires en consultant aussi des documents liés (sur des sujets similaires, du même auteur, etc.). 
       
    • des outils de dédoublonnage et de mise en cohérence. Intégrés dans la GED, ces outils permettent de rapprocher les contenus similaires pour les éliminer ou les nettoyer en enrichissant leur indexation. Il est également possible d’obtenir des informations complémentaires à l’extérieur de la GED, grâce à des liens avec certaines bases de connaissances (droit/jurisprudence par exemple). Cela permet d’avoir un accès plus large à l’information. 

    Gestion documentaire : l’avenir est dans l’IA

    Xelians va désormais plus loin dans cette gestion documentaire intelligente, en intégrant des moteurs d’IA dans ses solutions. Cela permet aux entreprises de repérer plus facilement les DCP (données à caractère personnel). Dans le secteur bancaire, par exemple, il est désormais possible d’identifier les documents de personnes qui ne sont plus clientes depuis plusieurs années, de purger le fonds documentaire que ce soit papier ou électronique, d’assurer la désambiguïsation des contenus (quand on parle d’orange : s’agit-il de l’opérateur de téléphonie ? De la couleur ? Du fruit, ? De la ville ? etc.), de typer les documents et de ressortir pour chacun d’eux les métadonnées essentielles. 

    Sur un titre de propriété, la GED, grâce à la LAD/RAD permet d’extraire 4 ou 5 informations clés, alors que l’IA peut en produire près de 10 fois plus. 

    Vers une IA documentaire capable d’interpréter l’information

    Pour que ces moteurs d’IA fonctionnent correctement, ils doivent être alimentés en contenus. Cela renforce leur précision et leur permet, à la longue, de ne plus se tromper. Grâce à eux, les organisations peuvent ainsi classer les documents avec précision, masquer automatiquement les DCP des documents scannés et créer une solide base de connaissances. Sans compter que l’IA permet aussi de détecter dans toute cette information certaines tendances, et, ainsi, de savoir, en amont, si un client est mécontent ou est en passe de résilier son contrat.

    La question du vrac numérique est donc traitée à la fois par des technologies (LAD/RAD, RPA, IA) et par de l’humain (les documentalistes). Conditions sine qua non pour permettre aux organisations de valoriser la donnée.

    Téo HIVARTlogo_xelians_rvb.png
    Directeur commercial pôle solutions et intégration
    Tel : 06 76 79 60 96

     

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