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BPA et BPM (Business Process Management). Derrière ces acronymes se cachent des technologies capables d’optimiser les performances des entreprises. Le BPA (Business Process Automation) vise à rationaliser les tâches répétitives des organisations, qui ne demandent pas d’analyse ou de réflexion.
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Il est notamment associé à des tâches administratives ou de back-office via plusieurs composants. D’abord, un outil de stockage centralisé qui permet d’accéder facilement aux données grâce à une arborescence structurée. Le tout en sécurisant les accès pour réguler les utilisateurs et les niveaux d’interaction. Ainsi, seules les parties prenantes d’un projet peuvent visualiser, éditer ou supprimer des contenus.
Modéliser pour automatiser
Le BPA intègre également un outil de modélisation qui offre une représentation du processus sous forme de diagramme ou d’organigramme et permet ainsi de recenser les éléments et les ressources nécessaires à son exécution.
À savoir les collaborateurs qui y participent, les documents utilisés, les règles métier à appliquer, mais également les clients ou partenaires impliqués, les informations qui doivent circuler ou encore les prises de décision à prévoir.
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Après avoir réalisé cette modélisation, l’idée est de publier ces diagrammes afin qu’ils soient accessibles à tous et d’opter pour un outil autorisant le versioning afin de pouvoir consulter les modifications, au fil de l’avancée du projet.
Une démarche d’amélioration continue
Reste que le but du BPA n’est pas seulement de faciliter l’accès aux données et l’analyse des processus. Son objectif premier est de mettre en place une démarche d’amélioration continue.
Comment ? En identifiant notamment les goulots d’étranglement, c’est-à-dire les endroits où s’accumulent les tâches bloquant l’avancée d’un projet ou d’un dossier, mais en révélant également les étapes exigeant un trop grand nombre de ressources, les retards accumulés et les lacunes dans les échanges d’informations entre les équipes ou les services.
