Le DAM au service de la communication de Grand Chambéry

Il faut souvent un élément déclencheur pour s’emparer d’un problème et le résoudre. Pour la Ville de Chambéry, en Savoie, c’est l’organisation d’une exposition photographique qui a déclenché un chantier de modernisation de la gestion des ressources multimédias. Un projet auquel Lise Paulus-Levet, responsable de la communication interne et de la documentation de l’agglomération du Grand Chambéry, a pris part.

RETROUVEZ CET ARTICLE ET PLUS ENCORE DANS NOTRE GUIDE PRATIQUE : DAM : BIEN MAÎTRISER SES RESSOURCES MULTIMÉDIAS

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C’est en 2010, alors que se préparait une exposition, que le besoin de revoir la gestion des photos se fait sentir. 90 000 photos numériques étaient en effet stockées sur des serveurs, avec une indexation et une organisation largement perfectibles. À cela s’ajoutent alors des milliers d’archives physiques, numérisées en fonction des besoins. Ce vivier photographique, les agents du Grand Chambéry en avaient également besoin pour des présentations, des contenus, des articles de presse, etc. L’organisation et la gestion étaient donc totalement à repenser.

Réunir les photos sur un serveur central

« Lorsque nous avons fait l’état des lieux de cette photothèque, nous nous sommes aperçus que les autorisations de droit à l’image étaient conservées dans un classeur papier, sans possibilité de les rattacher aux photos concernées », explique Lise Paulus-Levet. « Autre problème, les agents avaient pris l’habitude d’intégrer des photos en haute définition dans leurs documents, sans s’interroger sur la pertinence de la présence de fichiers aussi lourds, et nous retrouvions avec des fichiers volumineux dont la communication était impossible ». À cela s’ajoute le fait que chaque direction conservait jusqu’à présent ses photos sur ses propres serveurs. Les ressources étaient donc totalement dispersées et cloisonnées. « Dans un premier temps, nous avons décidé de les rassembler sur un serveur central », poursuit Lise Paulus-Levet.

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Vers une photothèque contributive

Un cahier des charges a ensuite été défini et un appel d’offres lancé pour s’équiper d’un logiciel de digital asset management (Dam). Après étude des dossiers, c’est l’éditeur Orkis et son logiciel Ajaris qui ont été retenus. « Nous n’avions pas de personne dédiée pour gérer cette photothèque », ajoute la responsable. « Nous avions donc besoin d’un outil facile à utiliser et à paramétrer. L’objectif étant que tous les agents puissent accéder à la photothèque (au moins pour les photos en basse définition) dans un objectif de contribution ».

Une photothèque sous contrôle

Il a fallu un an pour permettre l’ouverture de la photothèque à tous les agents de la communauté d’agglomération. Celle-ci a ensuite été ouverte aux partenaires (la ville, les parcs naturels, les 38 communes de l’agglomération, des syndicats mixtes, etc.) et aux journalistes. Deux bases ont été créées sur Ajaris : une base « archives » et une base « agents » pour les contributeurs. « Avec, en back-office, un contrôle de toutes les contributions afin de mieux les indexer », précise la responsable. « J’ai également créé un support de formation pour les contributeurs afin d’expliquer l’utilisation de la photothèque, le choix de la bonne photo à ajouter, les bonnes pratiques d’indexation, la façon d’intégrer les crédits photo, etc. ».

Vers un Dam multibases

En 2011, la DSI a été mutualisée avec la ville de Chambéry. Cinq ans plus tard, le syndicat mixte Grand Chambéry Alpes Tourisme est entré dans la ronde et il a fallu répondre à leur demande en matière de gestion des photos. « Nous avons donc créé une base dédiée, via une URL propre. La même année, la direction de la communication a, elle aussi, été mutualisée avec celle de la ville de Chambéry, qui n’avait pas de photothèque. Ajaris tombait donc à point nommé », note Lise Paulus-Levet.

Cette opération impliquait d’ouvrir les droits à l’ensemble des agents de la ville. L’identification se fait donc désormais en utilisant un annuaire accessible via LDAP (lightweight directory access protocol), de façon simple et automatique. In fine, chaque entité possède différentes bases d’images auxquelles les agents ont accès en fonction de leurs droits. « Nous avons donc trois URL différentes avec trois interfaces distinctes », poursuit la responsable.

Les fonctionnalités qui font la différence

« Toutes les bases sont réunies sur le même serveur. Nous avons fait le choix de bien les cloisonner pour faciliter leur gestion. Si certains éléments sont communs (les champs d’indexation, la gestion des comptes utilisateurs, etc.), elles s’appuient cependant sur des thésaurus différents », explique Lise Paulus-Levet, sorte de « super administratrice » des différentes bases. Si Ajaris a largement facilité cette nouvelle organisation, certaines fonctionnalités de la solution ont été unanimement saluées. En particulier :

le passage très facile du FrontOffice au back-office ;
l’indexation par lots, qui s’avère très pratique ;
la gestion des droits à l’image, avec la possibilité de lier contrat et autorisations à un reportage photo, avec une alerte en fin de droit ;
des recherches qui s’appuient sur le thésaurus ou en full texte et un système de rebonds pour trouver des visuels inspirants ;
la possibilité d’animer et d’éditorialiser la photothèque avec, par exemple, l’affichage des nouvelles ressources sur l’interface d’accueil ;
la possibilité de s’abonner à des centres d’intérêt (des thèmes ou des mots-clés) ;
la géolocalisation, avec une présentation des photos via une carte géographique ;
la possibilité de recadrer un visuel et de le conserver en fichier associé sans éliminer l’original ;
la possibilité de lier une photo à des thèmes différents ;
la commande des images comme un site marchand, très précieux pour les utilisateurs limités en droit d’utilisation.

Le Dam au service de la sobriété numérique

Enfin, le Dam s’inscrit dans la démarche de sobriété numérique de la collectivité. « Nous avons cessé de partager des photos par e-mail et d’encombrer les réseaux et les messageries », insiste Lise Paulus-Levet. « Grâce à la photothèque, nous pouvons partager des paniers et assurer un suivi des partages, ce qui évite l’échange de pièces jointes volumineuses et s’avère plus écoresponsable ». La responsable rappelle enfin que cette photothèque est hébergée sur site et que certaines fonctionnalités, comme l’indexation automatique (avec la reconnaissance faciale des élus, par exemple), ne sont possibles qu’avec un hébergement cloud.

La feuille de route

Un Dam étant une plateforme vivante et en constante évolution, Lise Paulus-Levet a donc encore du pain sur la planche, avec sa prise de poste à la ville de Chambéry : enrichir le thésaurus, indexer plus finement certaines photos, créer une nouvelle base pour que les agents de la ville puissent contribuer et les former à ces nouvelles pratiques. Sans oublier un volet majeur : assurer la promotion de cette photothèque auprès du plus grand nombre, ce qui passe par l’organisation de webinaires et de campagnes de communication, comme elle a pu le faire à Grand Chambéry.