Explosion des données, pression réglementaire, essor du numérique... Les grands enjeux de la fonction d’archiviste

Les archives ont changé et, avec elles, le métier d’archiviste. Face à l’explosion des données, à la pression réglementaire et à l’essor du numérique, l’archiviste conjugue désormais polyvalence et spécialisation. Entre gouvernance de l’information, dialogue avec le service informatique ou le DPO et les enjeux du numérique responsable, il devient un stratège essentiel qui accompagne la transformation des organisations.

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Les archives ont changé. Elles ne sont plus seulement les traces de la mémoire patrimoniale des organisations et de leurs activités, elles sont devenues en priorité une ressource vivante, hybride, numérique, juridique et stratégique. La fonction d’archiviste a donc, elle aussi, connu une transformation majeure au cours des dix dernières années. Autrefois gardien de la mémoire, l’archiviste doit désormais également maîtriser des univers documentaires variés (gouvernance de l’information, data, digitalisation, ECM, IA, etc.). Cette évolution impose, de fait, à l’archiviste une polyvalence accrue, tout en exigeant une spécialisation pour asseoir sa légitimité face aux DSI, aux juristes et aux autres représentants métiers.

Les archivistes sont-ils prêts à relever les défis actuels et à remettre en question leurs pratiques ainsi que leurs méthodes d’intervention ? J’ai été frappée de constater, lors d’une récente rencontre entre professionnels des archives, l’opposition marquée entre deux visions. D’un côté, les adeptes de l’archivage traditionnel, qui se concentrent exclusivement sur les documents et les dossiers, perçoivent leur rôle comme celui de garants du patrimoine et des preuves formelles de l’entreprise. De l’autre, une approche plus contemporaine et ouverte à l’innovation, axée sur les data, la gouvernance de l’information, la digitalisation, l’ECM pour la valorisation des archives, et la réflexion sur l’apport de l’intelligence artificielle (IA) au quotidien. En somme, un contraste entre anciens et modernes !

Mutations des pratiques et des interlocuteurs

L’ère numérique transforme profondément la fonction d’archiviste, car les archives ne sont plus ce qu’elles étaient. Les pratiques et les modalités de travail non plus. En premier lieu, le papier a cédé la place au numérique, les registres aux bases de données et les serveurs physiques aux environnements cloud. Ces mutations touchent également les usages des archives, qui sont désormais exploitées prioritairement pour la preuve juridique, la gestion des risques, l’analyse par l’IA et la garantie de transparence pour les citoyens.

Les interlocuteurs de l’archiviste ont eux aussi évolué. Autrefois principalement des historiens, des sociologues ou des chercheurs, ils incluent aujourd’hui en priorité des juristes, des contrôleurs de gestion, des informaticiens ou des citoyens connectés. Ainsi, l’archiviste d’une organisation, qu’elle soit publique ou privée, doit désormais gérer simultanément des documents aussi variés que les délibérations d’une collectivité, les vidéos de communication institutionnelle et les échanges de messageries instantanées.

Les archives sont désormais intégrées dans des systèmes numériques complexes d’entreprise : cloud, cybersécurité, RGPD, système d’archivage électronique, etc. Pour rester des interlocuteurs clés, il incombe aux archivistes de maîtriser un vocabulaire nouveau et d’établir des relations avec des partenaires essentiels, tels que les représentants des DSI, les data officers, les représentants du numérique ou les DPO (délégués à la protection des données personnelles). Ils doivent également appréhender des enjeux plus technologiques (interopérabilité, sécurité, coûts, gestion des données, traçabilité…) et y apporter leurs compétences spécifiques.

Par exemple, un archiviste est indispensable dans un projet de dématérialisation des ressources humaines, car il est en mesure de démontrer la valeur probatoire des documents à traiter, d’identifier l’ensemble des métadonnées nécessaires, de rappeler les exigences réglementaires et le cycle de vie des informations, ainsi que les niveaux de confidentialité requis en matière d’accès et de partage.

"On ne se comprend pas"

Dans une série de séquences pédagogiques de confrontation fictive, mises au point au sein de Serda Conseil pour illustrer les enjeux du métier d’archiviste, l’une d’entre elles traite du dialogue entre archivistes et IT.

Nous sommes toujours surpris de voir que la séquence plébiscitée est celle qui représente le dialogue fictif entre un archiviste et un DSI à propos de l’hébergement d’un futur SAE au sein d’un organisme public : l’archiviste souhaite un hébergement conforme aux exigences archivistiques (pérennité, sécurité, souveraineté des données), tandis que le DSI privilégie une solution en cloud public pour des raisons de coût et de flexibilité.

Les commentaires recueillis mettent en avant les divergences, illustrent des problèmes de compréhension et alertent sur le risque, pour l’archiviste, de ne pas être considéré comme un interlocuteur crédible. En témoignent quelques verbatims : "on ne se comprend pas", "on utilise des termes, mais sans s’être mis d’accord sur leur définition", "en tant qu’archiviste, on parle de souveraineté des données et on nous oppose optimisation des coûts et maintenance des infrastructures", "on nous parle de solution en on-premise ou de Saas souverain certifié NF Z 42-01, mais on n’est pas toujours sûrs de bien comprendre ce dont on nous parle".

Bref, en tant qu’archiviste, il est impératif de sortir de sa zone de confort et de s’aligner sur les objectifs de son organisation. Cette démarche est essentielle pour ne pas se retrouver déconnecté des réalités et des dynamiques de son organisme, car le risque est d’être oublié lors des projets. Il y a encore trop souvent des mises en œuvre de systèmes d’archivage électronique qui se déroulent sans tenir compte des archivistes eux-mêmes !

Cela demande aux archivistes d’évoluer d’un rôle purement technique et conservateur vers une fonction plus intégrée, et de se donner les moyens de participer activement aux prises de décision en matière de gestion de l’information. Cela implique de comprendre les orientations de son organisation, de faire évoluer son vocabulaire et ses modes opératoires et de positionner son service d’archives comme un facilitateur de l’accès aux informations et à la conformité réglementaire, et pas uniquement comme un passeur de mémoire institutionnelle.

Un professionnel polyvalent

Cela ne veut pas dire qu’il faille abandonner sa spécialisation. Au contraire, c’est une exigence réelle pour asseoir sa crédibilité et affirmer sa valeur métier. L’archiviste se doit d’être un professionnel polyvalent, capable de naviguer entre différentes sphères d’expertise au sein de son organisation, tout en consolidant son cœur de métier. Prenons quelques cas concrets :

Face aux juristes

On attend d’un archiviste qu’il développe une maîtrise approfondie du droit des données, notamment, qui inclut non seulement les délais légaux de conservation et de prescription (en général, ça, il connaît !), mais aussi les subtilités de la valeur probatoire des documents numériques versus physiques (copie simple, copie fidèle, copie fiable, valeur probatoire…).

Disposer d’une connaissance réelle et concrète du Règlement général sur la protection des données (RGPD) est aussi devenu indispensable, car celle-ci englobe notamment la gestion des consentements, le droit à l’oubli, la portabilité des données et les analyses d’impact relatives à la protection des données (AIPD). L’archiviste se doit d’être un interlocuteur crédible et proactif sur toutes les questions de conformité légale et réglementaire. Ce n’est pas un hasard si nombre d’archivistes se voient confier la fonction de DPO.

Face aux DSI

Il devient impératif pour un archiviste de parler le même langage technique que les professionnels de l’IT. Cela implique une connaissance des architectures système, des connecteurs, des mécanismes de chiffrement pour la sécurité et la confidentialité des données, ou des formats pérennes pour l’archivage à long terme. L’archiviste doit être capable de collaborer sur la conception et la mise en œuvre de systèmes d’information archivistique (SIA), de comprendre les enjeux de la cybersécurité et de participer activement aux projets internes de transformation numérique pour intégrer, dès l’amont, les exigences archivistiques.

Face aux représentants des métiers

L’archiviste se doit de comprendre les processus métier de chaque activité et leur transformation numérique : une organisation "zéro papier" n’est pas synonyme d’organisation "zéro archive", encore faut-il savoir l’expliquer. Cette compréhension fine des flux d’information métier, des besoins documentaires et des contraintes opérationnelles est cruciale pour être capable de traduire les exigences archivistiques (traçabilité, authenticité, conservation, etc.) en solutions concrètes et adaptées.

L’archiviste devient donc un facilitateur : il propose des outils et des méthodes qui s’intègrent naturellement aux pratiques métiers, plutôt que d’imposer des contraintes perçues comme des freins. C’est une approche collaborative qui permet d’installer la fonction archives comme un support à l’efficacité opérationnelle auprès des équipes métier. On voit se développer de plus en plus des compétences en traitement de vracs numériques au sein des services archives, de manière à fournir les modes opératoires auprès des métiers, voire à prendre en charge directement le traitement de téraoctets de fichiers dont plus personne ne sait que faire !

Faces aux responsables RSE

Et, plus récemment encore, les archivistes ont aussi une place à jouer aux côtés des responsables RSE (responsabilité sociale et environnementale des entreprises) qui deviennent des fonctions majeures. L’archiviste est en mesure de se positionner comme un acteur du numérique responsable, car la conservation massive de données numériques a un coût énergétique considérable ; c’est pourquoi savoir trier, éliminer et rationaliser l’information devient un enjeu écologique et cela relève directement du savoir-faire de l’archiviste.

Il lui revient d’intégrer à sa politique d’archivage les engagements RSE de son organisation (sobriété numérique, réduction des volumes stockés inutilement, gestion des cycles de vie pour limiter l’empreinte carbone des infrastructures IT, définition de règles de conservation optimisées, etc.) de façon à "ne garder que ce qui a une valeur juridique, historique ou opérationnelle, et éliminer le reste en toute conformité". Il devient un interlocuteur clé pour articuler responsabilité juridique et responsabilité environnementale en assurant notamment la disponibilité et l’intégrité des informations relatives aux engagements sociaux, environnementaux et de gouvernance de son organisation. Il donne ainsi une nouvelle dimension à la mémoire institutionnelle et au partage des connaissances.

Un stratège de l’information

Reste à trouver, pour chaque archiviste, le bon équilibre entre polyvalence et spécialisation. Car si la polyvalence est le socle même de son métier (identification des types de documents et de données métier, connaissances et descriptions des fonds, capacité à dialoguer avec tous, etc.) la spécialisation en matière de gestion de l’information est le levier de sa crédibilité. Il joue un rôle de médiateur : l’archiviste coordonne, sécurise et pérennise l’information. Il a besoin de monter en compétences pour faire évoluer ses pratiques métier (droit/RGPD, IT, IA, Green IT… Autant de sujets à prendre en charge).

Nous sommes convaincus qu’être archiviste, aujourd’hui et demain, est une fonction clé pour toute organisation, à condition qu’il sache devenir un partenaire stratégique de la gouvernance de l’information. À lui de savoir équilibrer la part de polyvalence et la part de spécialisation. Car un archiviste qui persiste à rester un "généraliste", sans développer de compétences transversales et sans se spécialiser sur certains domaines, court le risque de devenir invisible et marginalisé.

À ce titre, on voit se développer des fonctions d’archivistes spécialisées : par exemple, des e-archivistes ou archivistes numériques, experts des environnements électroniques, gérant le cycle de vie complet des données et documents numériques de leur création, leur digitalisation à leur archivage final, et qui maîtrisent les systèmes d’archivage électronique (SAE) ; ou bien des archivistes data : il s’agit de se concentrer sur la gestion et la valorisation des volumes de données (structurées ou non) en collaboration étroite avec les data scientist pour assurer la gouvernance des données et y intégrer des fonctions d’IA.

L’archiviste n’est plus seulement le gardien des documents, il devient un véritable stratège de l’information au sein de son organisation. Grâce à une expertise affirmée et une capacité d’adaptation aux enjeux numériques, juridiques et organisationnels, il s’impose comme un partenaire clé de la transformation numérique et de la gouvernance des données issues des métiers.

Caroline Buscal
[Consultante experte, directrice de Serda Conseil]