Comparatif : les bons outils pour traiter un vrac numérique en 2026

Développés par des acteurs privés, mais aussi par la puissance publique, les outils dédiés au traitement des vracs numériques intègrent progressivement l’IA pour améliorer leurs performances. Les intégrateurs ont aussi leur rôle à jouer dans le déploiement d’une solution dédiée au traitement du vrac numérique. Objectif : adapter des logiciels ou des briques de solutions à la réalité technique et humaine du client.

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Dresser la liste des risques liés aux vracs numériques ressemble à un inventaire sans fin : non-conformité, responsabilité en cas de fuite des données, infraction envers le RGPD, difficultés d’accessibilité aux fichiers, baisse de la productivité, impact environnemental… De tels enjeux ne sont pas passés inaperçus : plusieurs éditeurs se sont positionnés sur le marché des solutions dédiées au traitement des vracs numériques.

Parmi eux, on trouve des acteurs privés bien connus dans le domaine du traitement documentaire, mais il faut aussi compter sur la présence de la puissance publique, qui propose, depuis plusieurs années, ses propres solutions développées par le Service interministériel des archives de France (Siaf). Deux types d’éditeurs et deux philosophies se distinguent : les premiers développent des solutions propriétaires, alors que les seconds recourent à l’open source.

Le tableau comparatif (pages suivantes) fait apparaître une dizaine d’outils. Un premier constat s’impose : contrairement à d’autres logiciels qui sont désormais uniquement proposés en mode SaaS, ces outils offrent plus de souplesse et peuvent être installés localement (on-premise).

Identifier les fichiers en doublons

Plusieurs dizaines de critères ont été retenus pour mesurer l’étendue des capacités des différentes solutions. Mais comment s’y retrouver ? "Dans un premier temps, il convient de prioriser des fonctionnalités permettant de réaliser des actions à mener avant l’entrée des archives dans le système d’archivage électronique (SAE)", souligne-t-on au Siaf. "Il s’agit par exemple de la possibilité d’identifier les fichiers en doublons ou de tagger les archives éliminables et de les supprimer au cours des travaux de traitement, afin de ne pas prendre en charge des archives dont la DUA (durée d’utilité administrative) serait échue." Selon le Siaf, l’identification de formats non reconnus permet également de réaliser des migrations avant l’entrée dans le SAE, conformément à la stratégie de pérennisation de l’institution. "Dans un deuxième temps, l’ajout de métadonnées de gestion est structurant pour la gestion du cycle de vie des archives dans le SAE. Enfin, les métadonnées de description sont intéressantes et à utiliser aux niveaux les plus appropriés."

Intégration progressive de l’IA

Du côté de l’éditeur Office Gemini, qui commercialise la solution Dokmee, on met en avant l’infrastructure elle-même : "Quand une entreprise veut se doter d’une solution de gestion de vracs numériques, la première question à se poser est celle de la sensibilité des données". Selon la réponse, on optera pour un hébergement cloud, sur site ou hybride. "Ensuite, il faut regarder de près les fonctionnalités indispensables : OCR, automatisation des processus, intégration avec les outils existants ou encore la conformité réglementaire", affirme l’éditeur. "Et surtout, ne pas oublier l’humain : une solution, aussi performante soit-elle, ne vaut rien si les équipes ne savent pas l’utiliser. La formation et l’ergonomie sont donc tout aussi cruciales que la technique."

Sans surprise, certains éditeurs recourent désormais à l’IA pour améliorer les performances de plusieurs fonctionnalités, comme l’ajout manuel d’éléments aux lots importés, l’identification de répertoires semblables ou l’édition de rapports d’analyse, par exemple. Et ce n’est qu’un début. Plusieurs éditeurs indiquent en effet travailler à l’intégration de l’IA dans un nombre toujours plus grand de fonctionnalités : création de nouveaux répertoires, normalisation en masse des noms de fichier, enrichissement de la description, entre autres. Quant aux IA utilisées par les éditeurs, quelques noms bien connus apparaissent : OpenAI, Mistral, Claude, Gemini… Au-delà des éditeurs, les intégrateurs apparaissent également comme des acteurs du vrac numérique.

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Vrac numérique : les intégrateurs, intermédiaires entre éditeurs et clients

Les intégrateurs ont aussi leur rôle à jouer dans le déploiement d’une solution dédiée au traitement du vrac numérique. Objectif : adapter des logiciels ou des briques de solutions à la réalité technique et humaine du client.

Au-delà des éditeurs présents dans notre tableau comparatif (pages précédentes), les intégrateurs apparaissent également comme des acteurs du traitement des vracs numériques. Car si les éditeurs conçoivent la solution technologique, les intégrateurs interviennent pour adapter le logiciel de l’éditeur à la réalité technique et humaine de leurs clients.

"En matière de vrac numérique, la valeur ajoutée d’un intégrateur est avant tout méthodologique", confirme Thierry Georges, directeur de l’entité ECM au sein de Coexya. "L’intégrateur joue le rôle d’intermédiaire entre l’éditeur et l’utilisateur : il met en œuvre et assemble les meilleures briques du marché afin de trier, classer et restructurer durablement l’information."

Dans un premier temps, l’intégrateur procède à un audit documentaire approfondi (volumes, typologies, droits d’accès…) qui va conditionner le choix des briques logicielles préconisées. Ce diagnostic permet également d’identifier les doublons et documents obsolètes afin d’orienter chaque document vers le sort final approprié : Ged, SAE, mais aussi potentiellement serveurs de fichier, applications métiers ou bien destruction. En résumé, l’intégrateur permet de définir une stratégie de traitement adaptée au contexte (volumétrie, criticité des données, usages), ainsi que des règles de gestion réutilisables pour industrialiser les opérations.

Gouvernance documentaire

L’intégrateur configure ensuite la connexion automatisée à ces flux documentaires vers les cibles de stockage, puis accompagne la transformation des pratiques des utilisateurs afin d’éviter que ce vrac ne soit reconstitué sur le plus long terme.

"Dans cette perspective, l’intégrateur met en œuvre des traitements en masse et peut déployer des mécanismes de versement automatisés vers les systèmes cibles afin de fiabiliser et de pérenniser les flux", indique Thierry Georges. "Il contribue également à structurer une gouvernance documentaire en formalisant des règles de classement, de nommage et de conservation, permettant d’inscrire les actions dans la durée."

Traiter les vracs avec l’IA

En matière de traitement de vracs numériques, les apports de l’IA sont nombreux. Selon Marine Césaire, consultante fonctionnelle chez Coexya, "l’IA augmente la pertinence de l’indexation et de la classification automatique des documents, qui facilitent ensuite leur traitement et leur classement appropriés". Elle permet notamment d’améliorer la compréhension du contenu des documents non structurés (texte libre, PDF, scans) en identifiant automatiquement des typologies documentaires, des informations clés ou des thématiques métier, ce qui limite les traitements manuels.

L’IA est aussi mise à contribution pour étendre le périmètre des documents susceptibles d’être traités automatiquement et efficacement au sein d’un vrac numérique. "Cette technologie est particulièrement utile pour traiter des volumes importants de données hétérogènes, pour lesquels les approches classiques montrent leurs limites, notamment en matière de classification par le sens ou d’enrichissement automatique de métadonnées", indique Marine Césaire.

L’intégrateur attire cependant l’attention sur le coût énergétique du recours à l’intelligence artificielle. Celle-ci doit être réservée aux documents les plus complexes, tandis que les traitements plus classiques et moins énergivores (basés sur des métadonnées, sur des traitements de Lad/Rad ou bien sur des expressions régulières) doivent être appliqués en priorité aux documents les plus simples.

À noter que certains éditeurs de solutions de traitement de vracs numériques disposent d’une branche "services" et intègrent eux-mêmes leur propre solution.