Les logiciels documentaires sont les outils incontournables des centres de documentation. Panorama des principales solutions du marché.
Comme la majorité des applications informatiques, les logiciels documentaires migrent progressivement dans les nuages. Sur les dix éditeurs ayant répondu à nos demandes d'information (voir panorama pages suivantes), neuf mettent désormais leur solution à disposition en mode Saas ; le dernier est en passe de le proposer. La solution du cloud est aujourd'hui à la portée de toutes les organisations y compris les plus modestes qui peuvent ainsi s'affranchir des opérations traditionnelles de maintenance informatique. Mais les centres de documentation désireux de travailler sur une plateforme déployée sur site peuvent également le demander aux éditeurs.
Notre panorama fait également apparaître deux outils d'alerte : les flux RSS et les newsletters. Les premiers sont proposés par la quasi totalité des logiciels et permettent, par exemple, à un utilisateur de transformer une requête en flux RSS. Les newsletters, de leur côté, disposent de fonctionnalités plus ou moins avancées : création d'un modèle (template), élaboration de règles, consultation des archives des newsletters... Il peut être judicieux, pour les organisations qui en ont besoin, de veiller à ce que le logiciel soit en capacité de gérer un éventail de newsletters distinctes.
Un ou plusieurs thésaurus
Brique importante de tout logiciel documentaire, le thésaurus assure la gouvernance documentaire de l'entreprise grâce à sa liste organisée de termes contrôlés et normalisés. Les logiciels présentés ici permettent, pour certains d'entre eux, de concevoir plusieurs thésaurus voire même d'en intégrer un ou plusieurs.
Certains documentalistes se sont convertis à l'art du taggage (mot-clé). Les solutions documentaires l'ont bien compris et proposent cette fonctionnalité en observant une politique des droits attribués aux utilisateurs : droit d'accès, droit d'écriture ou droit de correction. Dans certains cas, il sera même possible de créer des nuages de mots-clés afin de donner de la visibilité aux termes les plus employés. Quant à la catégorisation, elle est disponible sur neuf des solutions présentées et optionnelle sur l'une d'entre elles. La recherche à facettes proposée par certains éditeurs peut être réalisée par type d'information ou sur des champs paramétrés par l'administrateur.
Tous les logiciels offrent un catalogue partagé. C'est une bonne nouvelle pour les organisations travaillant en réseau sur des sites distincts. Les catalogues partagés présentent un autre avantage : la politique des droits d'accès permet de gérer les autorisations à des fonds ou à des fonctionnalités. Ils autorisent également une gestion des exemplaires et des abonnements par site. Egalement présents dans toutes les solutions de notre panorama, les connecteurs vers des bases extérieures ouvrent de nombreuses possibilités : import de documents sous différents formats (XML, CSV...), dépôt automatique de fichiers via FTP, accès au catalogue des bibliothèques universitaires Sudoc, communication avec Sharepoint, etc. D'une façon générale, les éditeurs placent l'interopérabilité au coeur de leur stratégie et autorisent l'interfaçage avec les écosystèmes les plus répandus du marché : Oracle, portails documentaires, Google Enterprise, Wordpress.
Moins répandus, les modules de gestion d'archives couvrent les actions les plus courantes : gestion des versements et des espaces, classement, conservation, communication. Quant aux modules dédiés aux revues ou panoramas de presse, ils sont majoritairement fournis par les éditeurs, soit sous forme d'un sommaire enrichi de liens, soit sous forme de document PDF. Le panorama de presse peut également être mis à disposition des utilisateurs via courriel, via newsletter ou être injecté dans un portail.
Un large périmètre d'utilisateurs
Un regard sur les références des éditeurs de notre panorama montre l'étendue du périmètre des secteurs qui utilisent un logiciel documentaire : conseils régionaux, laboratoires pharmaceutiques, cabinets d'avocats, études notariales, municipalités, ministères, grands comptes, grande distribution... Cette variété d'utilisateurs témoigne de la capacité des logiciels documentaires à s'adapter à des environnements et des besoins diversifiés.
Enfin, côté tarification, certains éditeurs annoncent la couleur en indiquant une fourchette tarifaire. D'autres préfèrent annoncer un prix plancher. Rappelons que, dans tous les cas, la négociation fait partie de la relation classique entre éditeurs et clients.
