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Centres de documentation : les éditeurs accompagnent les rapprochements

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    "Que fait-on, quelle est la valeur ajoutée de l’un et de l’autre, que garde-t-on ? Il faut anticiper !" explique Eric Robert de PMB Services (Freepik/Mindandi)
  • Sommaire du dossier :

    Dans la mutualisation ou le rapprochement de centres de documentation, le logiciel de gestion des fonds occupe une place centrale. Vers lui convergent les discussions pour l’organisation du travail futur. Un virage à ne pas rater, avec une conduite assistée par les éditeurs. Rencontre avec les éditeurs Aidel, Kentika et PMB Services.

    Aidel, Kentika, PMB Services : ces trois éditeurs de solutions de gestion documentaire ont plus d’un rapprochement de centre de documentation à leur actif. Fusion de deux, trois entités, parfois davantage, en une seule, rapprochement de services à l’intérieur d’une même structure : ils rencontrent tous les cas de figure. Cela va d’écoles de commerce qui regroupent leur documentation au service de documentation d’une collectivité territoriale qui absorbe la photothèque du service de communication. Face à ces éditeurs, des documentalistes qui ont pu connaître des réinformatisations, mais dans des contextes différents.

    Se mettre d’accord

    Première priorité : qu’ils se mettent d’accord sur la marche à suivre. Parfois, une collaboration entre les différents centres qui fusionnent était déjà entamée, cela va faciliter la suite. La plupart du temps, les éditeurs sont prévenus très en amont du projet, mais, remarque Eric Robert, directeur général de PMB Services, « certains réalisent très tard qu’il va falloir homogénéiser ; or ce n’est pas le jour de la fusion que l’on va se mettre d’accord ».

    L’interlocuteur est le ou la documentaliste quand on a affaire à de petites équipes. Pour des équipes plus importantes, c’est un chef d’équipe, la plupart du temps avec une compétence documentaire, qui monte au créneau. Elsa Brosse, cheffe de projet chez Aidel, précise qu’il faut presque toujours un contact avec la partie informatique.

    Un nécessaire dialogue avec l’équipe s’instaure. Il s’agit de travailler sur une matrice générale qui pourra considérer tous les supports voulus. « Il faut une discussion entre les différents responsables des sites à fusionner, pour un référentiel d’indexation commun », souligne Gilles Batteux, président de Kentika ; « on prend beaucoup de précautions pour que les gens soient en mesure de communiquer ».

    Gérer l’hétérogénéité

    Pour certaines bases, Kentika a dénombré jusqu’à vingt-cinq types de documents à regrouper : documents bureautiques, ouvrages, mais aussi cartes, photos, vidéos, délibérations, communiqués de presse… Comment gérer cette hétérogénéité ? La clé réside dans un référentiel commun. « C’est la question la plus sensible quand on fusionne », prévient Eric Robert. Elsa Brosse précise : « On part sur des données renseignées différemment, la réflexion porte notamment sur les champs que l’on veut garder ». Gilles Batteux rassure : « L’outil peut accepter tous les cas de figure ».

    En étudiant les bases à regrouper, on s’aperçoit qu’il y a toujours un tronc commun dans l’indexation : un titre, un descriptif, des mots-clés, une date, une source, à quoi s’ajoutent des éléments spécialisés. Il faut parfois choisir entre des thésaurus. « C’est le centre de documentation mère qui déc....

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    Nouvelle stratégie, réforme, réorganisation, choix économique, digitalisation… Les raisons d’une mutualisation ou d’une fusion de centres de documentation peuvent avoir diverses origines.
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