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Une documentation mutualisée pour les services du Premier ministre

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    L’un des plus importants projets de mutualisation documentaire jamais réalisés en France. (Archimag/BTE)
  • Sommaire du dossier :

    La mutualisation d’une douzaine de centres de documentation des services du Premier ministre a été l’occasion d’un vaste chantier organisationnel, informatique et humain. Retour sur un projet qui s’est déroulé sur plusieurs années.

    C’est un imposant bâtiment Art déco qui jouxte l’Unesco et les cours de l’École militaire (7e arrondissement de Paris). L’ensemble Fontenoy-Ségur a jadis accueilli le ministère de la Marine puis le ministère des Postes. Depuis le mois de septembre 2017, il rassemble une partie des services du Premier ministre.

    Au rez-de-chaussée, le centre de documentation est à l’image du design qui prévaut à l’intérieur du bâtiment : vaste, épuré et lumineux. Au-delà de l’architecture des lieux, ce centre documentaire se signale pour une autre raison : il s’agit de l’un des plus importants projets de mutualisation documentaire jamais réalisés en France. Une douzaine de centres documentaires qui étaient alors dispersés sur plusieurs sites ont été rassemblés là. On y trouve par exemple les collections du centre de documentation de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil), celles de la Direction de l’information légale et administrative (Dila) ou encore celles du Commissariat général à l’égalité des territoires (Cget). Tous ces fonds documentaires ont convergé dans ce nouvel espace ouvert aux 2 500 agents qui travaillent sur le site Fontenoy-Ségur.

    Logique de modernisation de la fonction documentaire

    « Ce projet de mutualisation remonte à l’année 2012 », explique Elvire Basterra, responsable du centre de documentation des services du Premier ministre ; « il s’inscrit dans une logique de modernisation de la fonction documentaire des services du Premier ministre. Ce projet a été porté par Hervé Colinmaire qui en a piloté la préfiguration ». Vaste programme : définition des missions, mise en place des outils fédérés (portail, moteur de recherche, bibliothèque numérique), organigramme, référentiel des fiches de poste, aménagement des espaces… « Après de longs mois de réflexion et de préparatifs, le centre de documentation a ouvert ses portes le 3 novembre 2017. À cette date, les collections papier étaient installées — aussi bien en salle de lecture que dans les réserves — et le système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB) était mis en production ».

    Offrir une collection hybride

    Une telle opération ne s’improvise pas. Il a fallu créer une nouvelle entité documentaire autour de centres qui fonctionnaient jusqu’ici avec des catalogues différents. Il a également fallu détecter les doublons, les triplons — voire plus ! – et procéder à une réinformatisation afin d’offrir une collection hyb....

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