Outils de gestion de projet collaborative : le grand bond en avant !

Mener un projet en mode collaboratif est désormais possible grâce aux très nombreuses solutions disponibles sur un marché très vivant. Gratuits ou payants, ces outils s'adaptent à quasiment toutes les configurations personnelles et professionnelles.

« N'entame point un projet qui doive tourner contre toi-même : réfléchis avant d'entreprendre ». Cette sage citation, nous la devons à Pythagore (environ 570 - 490 avant J.-C.). De ce mathématicien et philosophe grec, nous avons hérité du célèbre théorème de géométrie euclidienne : si un triangle ABC est rectangle en C, alors AB² = AC² + BC².

En revanche, nous ne savons pas si Pythagore a eu recours à la gestion de projet pour parvenir à ce résultat. Mais une chose est sûre, à l'image des Grecs anciens, mener un projet ne s'improvise pas. Au contraire même, cela demande d'y réfléchir à deux fois avant de se lancer.

Il existe une multitude de définitions de la gestion (ou management) de projet. L'une d'entre elles semble faire l'unanimité : il s'agit de l'ensemble des moyens humains et matériels mis en oeuvre pour atteindre un objectif dans un temps défini. Et, de plus en plus souvent, cette gestion de projet est menée de façon collaborative.

Bonne nouvelle : il existe de très nombreux logiciels pour mener à bien de tels projets. L'encyclopédie Wikipédia en recense près de 160 ! Et encore cette liste n'est-elle pas exhaustive. Assez naturellement, une immense majorité d'entre eux appartient à la catégorie des solutions dites collaboratives. Dans leur ADN, on trouve des logiciels propriétaires, libres, et même hybrides propriétaire-libre.

Et à l'heure du tout web, la plupart des solutions sont accessibles en ligne et ne requièrent pas d'installation sur le poste informatique.

ProjeQtOr, le pari de l'open source

Selon une étude du Gartner Group réalisée en 2012, le marché des logiciels de gestion de projet est estimé à 1,65 milliard de dollars (environ 1,49 milliard d'euros). Au moment où Gartner menait son étude, ce marché était dominé par cinq acteurs qui se partageaient la moitié du gâteau. Mais le cabinet d'analyse pointait également l'arrivée de nouveaux entrants qui, petit à petit, se sont fait une réputation.

Parmi ces nouveaux compétiteurs, ProjeQtOr a été développé par l'ingénieur français Pascal Bernard qui a décidé de mettre les mains dans le cambouis : 

« J'ai toujours outillé mes projets pour pouvoir me concentrer sur les tâches de management et perdre le moins de temps possible en gestion pure. En 2009, ne trouvant toujours pas sur le marché d'outil répondant à mes besoins de chef de projet, j'ai décidé de m'appuyer sur mes compétences et l'expérience acquise sur ces outils pour concevoir un nouvel outil informatique : ProjeQtOr ». 

À l'arrivée, une solution développée en open source capable de gérer les projets dans toutes dimensions : délais, coûts, incidents, qualité, risques, ressources...

Compatible avec les principales plateformes informatiques du marché (Windows, Apple, Linux), elle se met à la portée de tous les internautes grâce à ses 14 versions linguistiques. Parmi ses différents modules de gestion, on note la présence d'un « bug tracker » (gestion des aléas) qui permet de suivre d'éventuels incidents en cours de projet. 

« La particularité de ProjeQtOr est qu'il est orienté qualité, explique l'éditeur ; il intègre les bonnes pratiques vous permettant de respecter les exigences qualité sur vos projets ». 

Cela facilite les étapes d'homologation des systèmes qualités quelle que soit la norme retenue : Iso, CMMI...

Basecamp en mode interne-externe

Un peu plus connu, Basecamp est né en 2004 et a misé sur une interface délibérément épurée. Dès le premier écran de travail, le projet en cours se présente sous la forme de plusieurs vignettes : tâches à effectuer, messages des collaborateurs, calendrier, documents et fichiers utiles au projet... 

Pour les projets menés directement avec des clients extérieurs, Basecamp offre la possibilité de sélectionner les actions que l'on souhaite (ou pas) partager avec eux. Il est ainsi possible de restreindre l'accès à des documents ainsi que les commentaires et les calendriers. Très utile lorsqu'une entreprise ne souhaite pas dévoiler tous ses scénarios à ses clients. 

Cette dualité interne-externe se retrouve dans la facturation du logiciel. 29 dollars par mois (environ 26 euros) pour la configuration réservée aux équipes internes et 79 dollars (environ 72 euros) pour une configuration partagée avec des clients externes. Dans les deux cas, un espace de stockage documentaire de 100 Go est fourni. 

Une formule plus complète est également disponible avec un stockage porté à 2 To et une série de prestations personnalisées. Mais il faut pour cela débourser 3 000 dollars par an (environ 2 700 euros). Un regret cependant : à ce jour, l'outil n'est disponible qu'en version anglaise.

Collabtive, une base gratuite et des plug-ins payants

Mais le marché du logiciel de gestion de projet propose également des solutions gratuites. C'est le cas de Collabtive, lancé en Allemagne en 2007, qui s'adresse plutôt aux PME et aux projets personnels. Développé sur une base open source, l'outil propose d'emblée une interface facile à prendre en main, bien qu'un brin austère. 

Ses fonctionnalités assurent l'essentiel : liste de tâches, messagerie, partage de fichiers, rapports d'activité au format PDF, alertes par courriel, flux RSS dédiés aux messages... Pour être au plus près du déroulé, Collabtive offre un aperçu détaillé de l'activité de chacun des collaborateurs. 

Si le logiciel est gratuit, un certain nombre de fonctionnalités supplémentaires sont disponibles sous la forme de plug-ins payants : modèles de projets (49 euros), application web mobile (49 euros), diagramme de Gantt (39 euros)... Au total, sept plug-ins sont proposés dans un paquet commercialisé au prix de 199 euros au lieu de 283 euros s'ils sont achetés les uns après les autres. Autre atout de Collabtive : la plateforme est accessible en 35 langues !

Genius Project, la « collaboration sociale » mise en avant

Près de dix ans après son lancement, Genius Project est aujourd'hui disponible soit en mode hébergé, soit en mode installé. Dans ce dernier cas, une option d'achat ou de location est proposée au client. Du côté des fonctionnalités, on en retrouve toute une série d'incontournables : suivi des temps et des coûts (avec exportation vers Microsoft Excel), gestion des risques et des changements (analyse des impacts), sans oublier le célèbre diagramme de Gantt qui permet de visualiser dans le temps les différentes étapes d'un projet. 

Un focus particulier a été apporté à la dimension collaborative avec un mode dédié à la « collaboration sociale » : forum de projets, cycles d'approbation, moteur de workflow configurable basé sur les rôles... Des fils de discussion sont visibles par les collaborateurs autorisés. 

Pour les travailleurs en situation de mobilité, Genius Project se décline en application (Android et iOS). Bien entendu, l'utilisation de ces différentes fonctionnalités a un coût qui est facturé en fonction du nombre de modules utilisés.  

Ces quatre solutions ne sont qu'une infime partie des outils disponibles sur le marché. Pour les experts de la gestion de projet, d'autres logiciels méritent d'être essayés - Open Workbench, Jira -, sans oublier les outils adossés aux mastodontes de l'économie numérique comme Microsoft Project. Cerise sur le gâteau : une partie d'entre eux peut être testée gratuitement pendant plusieurs jours, voire plusieurs semaines, avant de passer à la caisse.