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Durées de conservation des documents papiers et numériques : les deux bases de données d'Archimag s'enrichissent de nouveautés !

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    Parmi les nouveautés des deux bases de données des durées de conservation des documents d'Archimag, tous les documents concernés par le RGPD ont été tagués et constituent une clé de recherche. 12 durées ont été également mises à jour ou créées (Freepik)
  • Connaître les durées légales de conservation des documents papiers et numériques est indispensable pour une entreprise ou pour une organisation publique car leurs enjeux sont nombreux (sécurité de l'information, fiscalité, comptabilité, RGPD, etc). Afin de faciliter toujours plus le quotidien des utilisateurs, Archimag vient d'enrichir de nouveautés et de mises à jour ses deux bases de données des durées de conservation des documents (1800 durées légales au total), l'une axée sur le secteur privé (1300 DUA) et l'autre sur le secteur public (plus de 500 DUA)

    Que contiennent les bases de données des durées de conservation d'Archimag ?

    Présentées sous la forme de tableaux de gestion et enrichies de conseils d'experts, les deux bases de données d'Archimag (secteur public et secteur privé) sont les outils indispensables des gestionnaires de l'information.

    Elles permettent de retrouver en un coup d'oeil toutes les durées légales de conservation (DUA) ainsi que le sort final associé des documents papiers et numériques, et de consulter leur texte de référence via un lien direct vers Legifrance.

    Nouveauté 2020

    Tous les documents concernés par le règlement RGPD (Règlement général sur la protection des données) sont désormais tagués dans chaque base de données (privée ET publique).

    Il constituent également une clé de recherche pour faciliter le travail des archivistes, des gestionnaires de l'information et des Data protection officers (DPO). Et il est même possible de visualiser en un coup d'oeil l'ensemble des documents concernés (environ 175).

    >>>Découvrez les bases de données des durées de conservation des documents d'Archimag en cliquant-ici.

    Aider les professionnels au quotidien

    L'architecture des deux bases de données des durées de conservation d'Archimag (proche de celle des administrations) accompagne les archivistes et les documentalistes dans leur quotidien (information complète et actualisée, gain de temps dans la recherche, rédaction rapide des bordereaux d'élimination, etc.) 

    Création ou mise à jour de 12 durées de conservation

    Mises à jour régulièrement afin de s'adapter à l'évolution de la réglementation, les deux bases de données d'Archimag facilitent grandement les missions des professionnels en leur faisant gagner un temps considérable dans leurs recherches tout en leur offrant une meilleure compréhension des textes de loi. 

    Pour répondre toujours plus à leurs besoins, 12 durées de conservation viennent d'être mises à jour ou créées pour de nouveaux types de documents (ex : Fichier contact Covid-19, prélèvement à la source, bulletins de paie au format papier et électronique, etc.)

    Rappelons que les tableaux de gestion qui composent les deux bases de données des durées de conservation d'Archimag proposent également aux utilisateurs les conseils des experts du groupe Serda ainsi que du Cabinet Alain Bensoussan Avocats Lexing, spécialisé en droit du numérique et des technologies avancées.

    >>>Découvrez les bases de données des durées de conservation des documents d'Archimag en cliquant-ici.

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    Offre couplée Guides pratiques n°49 + n°50 !

    L’information étant au cœur des activités, la conformité à la réglementation et à la législation est impérative. Le respect de normes – archivage électronique, records management, coffre-fort numérique – est un réel facteur de sécurité. Il faut définir une politique d’archivage, préserver la valeur probante des informations

    Ces deux guides pratiques (n°49 + n°50) vous permettent de disposer d'un état de l'art, de méthodes, de solutions et de toutes les durées de conservation (partenariat avec le cabinet d’avocats Lexing-Alain Bensoussan).

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