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Archivage électronique : quand le Quai d'Orsay archive ses emails

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    Les jardins du ministère des Affaires européennes et étrangères à Paris, qui s'est lancé dans un vaste chantier d'archivage de ses emails. (A/Bruno Texier)
  • Le ministère des Affaires européennes et étrangères est engagé dans un vaste chantier d’archivage électronique de ses courriels. Plutôt que de viser l’exhaustivité, les archivistes ont opté pour une stratégie de tri basée sur la pertinence documentaire.

    Temps de lecture : 6 minutes

    Avec 160 ambassades à travers le monde, la France possède le troisième réseau diplomatique mondial. Auxquelles il faut ajouter des dizaines de consulats et de représentations permanentes auprès d’organismes internationaux comme l’Onu, l’Unesco ou l’OSCE. Le ministère des Affaires étrangères (MAE), ce sont aussi 15 000 messageries réparties entre l’administration centrale — le Quai d’Orsay — et les représentations françaises à l’étranger.

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    De nombreux emails envoyés et reçus

    Pour mener à bien leurs missions, les 14 000 agents du ministère produisent et reçoivent de nombreux courriels :

    « Nous estimons que chaque messagerie reçoit près de 100 courriels par jour », explique Françoise Watel, responsable du département des archives au sein de MAE ; « lorsque la question de leur archivage s’est posée, nous avions le choix entre la conservation de tous les mails ou la conservation d’une partie seulement de cette production. Très vite, nous avons opté pour la deuxième solution ».

    Mais quelles messageries sélectionner ? Celles des diplomates en poste dans les plus grandes ambassades (Berlin, Washington, Pékin…) ? Celles des directeurs régionaux ? Celles du cabinet du ministre ?

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    Archivage électronique de 500 messageries

    « Après avoir engagé une réflexion en 2014, nos critères de sélection ont évolué et nous sommes parvenus à établir une stratégie de tri. Nous avons décidé de sélectionner les boîtes qui hébergent l’information la plus engageante, ce qui représente environ 500 messageries. Ces boîtes feront l’objet d’un archivage électronique car elles se trouvent au croisement des niveaux opérationnels et décisionnels du ministère. Concrètement, il s’agira, par exemple, des messageries des sous-directeurs ou des directeurs adjoints », souligne Françoise Watel.

    Précision importante : c’est bien la fonction qui a été prise en compte dans les critères de sélection et non pas l’agent en tant qu’individu.

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    Agent du Quai d’Orsay et collecteur d’archives

    Depuis plusieurs mois, l’équipe d’archivistes en charge de cette collecte est à pied d’œuvre pour mettre en place ce chantier d’archivage électronique. Marie Lassmann, chargée de mission pour la collecte numérique, est régulièrement au contact des agents pour les accompagner dans ce nouvel exercice :« Nous ....
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