Octave (Outil de Constitution et de Traitement Automatisé des Versements Electroniques) a été mis à la disposition des archivistes par les Archives de France en 2019.
Sa mission : permettre aux archivistes de transformer leurs arborescences bureautiques (tirées d'un serveur, d'un disque dur ou d'un support amovible) en SIP aux formats Seda 1 et Seda 2 et ainsi de préparer des versements d'archives vers un système d'archivage électronique (SAE).
Après import, ils peuvent ainsi traiter leurs arborescences de fichiers (dédoublonnage, tri, fusion, classement, renommage), enrichir les métadonnées et constituer des SIP accompagnés d'un manifeste xml pour ensuite produire des bordereaux de récolement ou d'élimination.
Octave est basée sur le logiciel libre Docuteam Packer, développé en Java par la société Docuteam. Les sources de cette nouvelle version à jour, disponible avec ou sans java et intitulée OCTAVE-docuteam-packer-5.4.0, sont accessibles sur Github.
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3 outils dédiés à l'archivage électronique
Rappelons que les Archives de France ont développé deux autres outils contribuant à l'archivage numérique : Archifiltre et ReSip. Avec Octave, ils permettent de construire une stratégie de traitement des documents numériques.
"Evaluation, tri, traitements, descriptions, envoi vers un système d'archivage électronique, chaque outil a sa personnalité et ses ensembles de fonctionnalités cohérentes", explique le Siaf sur son site, qui propose d'ailleurs un descriptif détaillé de chaque outil.
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Guide pratique 57+58 :
Sécurité de l'information et archivage électronique + les durées de conservation
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Aujourd’hui, pour sécuriser son information, il faut certes raisonner en cycle de vie de l’information, document vital et preuve, mais aussi en métadonnées ou journal transactionnel. Records management et archives ont pris acte de l’entrée de l’information dans l’ère de la trace. Il s’agit d’appréhender de nouveaux développements (blockchain, cryptographie) et défis (lutte contre la fraude documentaire, anonymisation des données personnelles, archivage dans le cloud). L’archivage électronique, pour le privé comme pour le public, doit pouvoir évoluer sans risque.
Ces deux guides pratiques (n°57 + n°58) vous permettent de disposer d'un état de l'art, de méthodes, de solutions et de toutes les durées de conservation pour chaque type de direction d’entreprises, services concernés, fonctions concernées et par type de dossiers. L’une des plus-values de ce guide réside dans ses nombreux tableaux de gestion qui recensent les durées de conservation de plus de 12 domaines (Guide n°58). A la fois sur des fonctions transversales (Ressources Humaines, Direction Générale…) mais aussi sur des métiers (Bancassurance, Santé…), c’est un outil indispensable pour tout gestionnaire de l’information. Ces informations existent également au format numérique – et sont mises à jour régulièrement – dans la Base de données des durées de conservation Archimag.
