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RH : robots logiciels et intelligence artificielle investissent le courrier

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    Les outils de RPA proposés en complément d’une solution de gestion électronique de courrier permettent de proposer aux professionnels des ressources humaines (RH) un type de réponse automatisé ou un workflow de signature (Freepik/ijeab)
  • En entreprise, les spécialistes de la gestion des ressources humaines traitent et expédient chaque jour des dizaines de courriers papier ou emails aux salariés. Les tâches de gestion associées, plutôt fastidieuses, sont de plus en plus automatisées. Zoom sur des solutions de RPA (robotic process automation), complémentaires des logiciels de gestion électronique du courrier dédiés aux services RH.

    Sommaire de ce dossier dédié à la gestion électronique du courrier :

     

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    Connaissez-vous PeopleDoc (anciennement Novapost) ? Cet éditeur d’origine française, créé en 2007, a conçu une plateforme de digitalisation RH permettant à la fois aux inscrits de stocker tous leurs documents administratifs, dans des coffres-forts numériques personnels, et aux spécialistes des ressources humaines de numériser la plupart de leurs processus.

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    Automatiser les tâches des RH

    Y compris, désormais, la réception et l’envoi de très nombreux courriers, à l’aide notamment de PeopleBots, les « bots » ou robots développés par cet éditeur pour autonomiser certaines tâches.

    Un exemple ? « Un responsable du recrutement modifie le statut d’une personne qui a eu un entretien, de “candidat” à “recruté” dans le système de suivi des candidats (ATS, Applicant Tracking System) » détaille l’entreprise. « PeopleDoc prend connaissance de cet événement et déclenche automatiquement le processus d’intégration du nouvel employé ».

    Puis les « documents existants associés à ce nouvel employé, tels que le CV, sont automatiquement envoyés de l’ATS au dossier numérique de l’employé », et « les autres documents d’intégration personnalisés sont automatiquement créés et envoyés en attente d’approbation ».

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    La RPA : une nouvelle intelligence artificielle pour le courrier RH

    Les premiers bots, développés pour répondre aux attentes exprimées par plusieurs clients, permettent d’orchestrer, via la robotic process automation (RPA), un certain nombre d’échanges entre l’organisation et ses collaborateurs : par exemple l’envoi d’attestations et de contrats à signer.

    Ceci par l’intermédiaire d’une interface unifiée où sont réunies toutes les demandes, quel que soit le canal d’entrée, et où peuvent être agrégées la plupart des informations utiles aux personnes qui seront chargées d’y répondre.

    Dans leur version la plus courante, les outils de RPA — commercialisés par des éditeurs comme Automation Anywhere ou UiPath — peuvent être utilisés « pour faire réaliser de façon automatisée par un robot logiciel un ensemble de tâches, en général répétitives et à faible valeur ajoutée pour les personnes qui sont amenées à les accomplir », détaille Laurent Cervoni, directeur IA du cabinet de conseil Talan (plus de 3 500 consultants à l’international).

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    Typiquement, en facilitant l’envoi d’accusés de réception aux expéditeurs ou en faisant en sorte que leur réclamation puisse être traitée le plus rapidement possible.

    Entre autres processus potentiellement automatisables, cet expert de l’intelligence artificielle liste « la numérisation des courriers postaux », « l’analyse du document (avec une étude sémantique et/ou de sentiment) » et l’affectation « semi-automatique » du courrier au service le plus à même de répondre.

    « Mais certaines opérations nécessitent plus d’intelligence, par exemple pour la détection de sentiment, l’analyse d’une pièce jointe ou le routage précis d’un e-mail. On parle dans ce cas d’IPA, pour intelligent process automation ».

    La RPA peut proposer une réponse ou un workflow de signature

    Les outils de RPA proposés en complément d’une solution de gestion électronique de courrier vont permettre de proposer aux professionnels un type de réponse (automatisé ou semi-automatisé) ou un workflow de signature :

    « Le document passe dès lors dans un parapheur numérique afin d’être signé par toutes les personnes concernées », souligne Laurent Cervoni. « Le flux n’est quasiment pas interrompu, ce qui amène des gains de temps et des économies pour les entreprises ».

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    Mieux encore : l’entreprise a la possibilité de réduire à la portion congrue le volume de courriers postaux sortants au profit des courriers électroniques ou des SMS…

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    Dans les organisations privées et publiques, la gestion de courrier est une problématique universelle. Ce sont des flux papier et numériques à capter, traiter et mettre à disposition. On peut s’en charger soi-même ou recourir à l’externalisation, selon les enjeux, la volumétrie, les ressources internes, l’environnement…
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