Vitam : où en est le programme d'archivage électronique de l'Etat ?

Lancé en 2015, le programme Vitam dédié à l’archivage électronique de l’État poursuit son développement au rythme de tests réalisés sur des volumétries de plus en plus importantes. Après une V3 publiée au mois de mars dernier, les archivistes travaillent déjà sur une V4 qui devrait voir le jour en 2021.

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Le Covid-19 n’a pas eu raison du programme Vitam. En dépit de la fermeture des services d’archives pendant la phase de confinement, les archivistes ont continué à travailler. Notamment ceux qui sont en charge du programme Vitam :

"La crise sanitaire n’a pas eu d’impact négatif sur notre travail", confirme Alice Grippon, directrice de la diffusion et des partenariats Vitam ; "le coronavirus n’a en rien modifié notre planning initial et nous avons réussi à maintenir notre cap !"

Une V3 + un club utilisateurs

Le 30 mars dernier - en plein confinement - l’équipe du programme Vitam publiait la V3 de la solution logicielle destinée à assurer l’archivage électronique de l’État. Au programme de cette troisième version, une série de fonctionnalités supplémentaires : filtrage des accès par règles de gestion, transfert d’archives vers un autre service d’archivage électronique, mise à jour du contenu de l’ontologie…

"Cette version 3 s’inscrit dans notre rythme prévisionnel avec une “release” majeure annuelle et une série de trois releases intermédiaires chaque année", explique Emmanuel Laborde, directeur du programme Vitam.

Le programme Vitam s’est également doté d’un club utilisateur qui permet de faire remonter leurs remarques afin d’améliorer les fonctionnalités existantes ou d’en développer de nouvelles à la lumière des besoins exprimés.

Ce club utilisateur peut rassembler jusqu’à une trentaine de participants provenant des ministères, des collectivités ou des opérateurs de l’État.

"Un représentant de ces utilisateurs a même intégré le comité de pilotage au sein des instances de direction de Vitam. Ces réunions régulières présentent un autre avantage : éviter de creuser les écarts de versions", précise Alice Grippon.

Adamant, Saphir et Archipel

Pour autant, les trois ministères impliqués dans Vitam (Affaires étrangères, Armées et Culture) ne sont pas au même stade d’adoption du logiciel.

Opérationnelle depuis le 29 novembre 2018, la plateforme d’archivage hybride des Archives nationales, Adamant, poursuit sa montée en puissance avant d’atteindre sa vitesse de croisière :

"2019 représente une année de transition durant laquelle 20 versements ont pu être réalisés via la plateforme numérique (21 Go). Sur ces 20 versements, 15 ont été clôturés fin 2019 ce qui représente 75 % des entrées numériques" (Lettre d’Adamant, Archives nationales. Mars 2020).

Au ministère des Affaires étrangères et aux Armées, les programmes Saphir et Archipel poursuivent leur phase de développement. Du côté du Quai d’Orsay, Saphir aura vocation à assurer le versement de la correspondance diplomatique et la préservation des applications consulaires. Il sera également mis à contribution pour assurer l’archivage électronique des actes de l’état civil établis par le ministère des Affaires étrangères et récemment dématérialisés.

Test de versement unique, test de versement "à la découpe"

En coulisses, l’équipe dédiée au programme Vitam multiplie les tests de versement. "Nous avons jusqu’ici réalisé d’innombrables tests de versement avec des données que nous créons nous-mêmes. Et nous avons également réalisé un test avec un jeu de données réelles et anonymisées issues d’une collectivité. Il est extrêmement intéressant de procéder à des tests grandeur nature de ce type", précise Emmanuel Laborde.

Ce test a porté sur un paquet d’archives fournies par un service d’archives départementales. D’un poids de 5 Go, ce paquet rassemblait 160 000 archives.

"La principale difficulté a été de transformer ce paquet initialement décrit en Seda 1.0 en paquet conforme au formalisme du Seda 2.1, qui est la version supportée par la solution logicielle Vitam. Ces tests ont démontré la capacité de Vitam à traiter correctement et rapidement les archives même pour une volumétrie importante", se réjouit-on du côté des équipes Vitam.

Les archivistes ont réalisé ce test en deux temps. D’abord en procédant à un versement unique des 160 000 objets. Résultat : une durée de 3 heures et 13 minutes, soit une vitesse moyenne de 50 000 archives par heure. Puis en optant pour un versement « à la découpe » : 16 versements de 10 000 archives chacun. Injectés simultanément dans Vitam, il leur a fallu moins de 18 minutes pour être traitées, soit dix fois plus rapidement qu’un versement unique !

Partenaires conventionnés

Au fur et à mesure de son avancement, le programme Vitam réunit autour de lui de nouveaux partenaires conventionnés. À ce jour, ils sont une vingtaine à bénéficier des espaces dédiés et à participer à des ateliers : ministère des Solidarités et de la Santé, Musée du quai Branly-Jacques-Chirac, Agence de services et de paiement, conseil départemental de Vaucluse, Commissariat à l’énergie atomique et aux énergies alternatives, Caisse nationale de l’assurance maladie…

"Ces partenaires n’ont pas tous la même dimension et ne visent pas les mêmes volumes", remarque Emmanuel Laborde ; "la Caisse nationale de l’assurance maladie par exemple a vocation à traiter des volumes colossaux qui approchent le milliard d’objets. Dans cette optique, elle a d’ailleurs récemment réalisé un test de performance et de robustesse".

Plus inattendu, un acteur privé a également signé une convention Vitam. En 2019, le tiers archiveur Locarchives (groupe Archiveco) a été la première entreprise privée à implémenter Vitam dans sa nouvelle solution d’archivage électronique.

"Le nouveau système d’archivage électronique de Locarchives exploite un cœur Vitam et propose l’ensemble des fonctions d’archivage électronique à vocation probatoire conforme à la norme NF Z42-013", explique le tiers archiveur.

Du côté de Vitam, on se félicite de l’arrivée de nouveaux partenaires, y compris privés :

"Certains grands comptes privés du Cac 40 utilisent Vitam via Locarchives. C’est un motif de satisfaction de voir des acteurs publics et privés utiliser Vitam. Il est important d’avoir une communauté publique active élargie à des acteurs privés pour avancer. Dès le lancement du programme, nous visions un objectif de réutilisation la plus large possible de la solution open source Vitam".

Une V4 de Vitam prévue pour le début de l’année 2021

Six ans après son lancement, Vitam poursuit donc son développement comme en témoigne sa participation aux défis liés à l’administration numérique. Cette initiative a pour ambition d’inventer les services publics de demain : ouvrir les données sur les médicaments, simplifier l’accès aux informations financières, etc.

Les archivistes devront quant à eux plancher sur le projet de collecte des archives publiques numériques (projet Sedaccord).

Simultanément, ils travaillent à une version intermédiaire qui a été présentée au début du mois de juillet 2020 en attendant une nouvelle version majeure (V4) qui devrait voir le jour au début de l’année 2021.