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Animer un portail HAL : une offre de services pour les acteurs de la recherche

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    Chercheurs et doctorants, professionnels de l’information ou personnels administratifs, les publics utilisateurs de HAL sont variés. (Jannoon028/Freepik)
  • Comment gère-t-on un portail HAL au quotidien ? Après avoir exploré dans le numéro 358 d’Archimag les différentes étapes de la création d’un portail HAL, découvrez dans cet article les enjeux et les points clés de son administration : veiller à la qualité des métadonnées, accompagner les acteurs de la recherche et animer la communauté.

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    L’archive ouverte HAL constitue un axe fort des plans nationaux pour la science ouverte ainsi que des politiques institutionnelles qui les appliquent. Elle est la principale plateforme pour l’ouverture des publications scientifiques françaises selon le Baromètre pour la science ouverte.

    Avec plus de 1 million de documents, dont 137 000 nouveaux en 2022, elle constitue en effet un corpus de premier plan, véritable vitrine de la production nationale. Elle rassemble aussi un réseau de 138 institutions (universités, grandes écoles et organismes de recherche) (chiffre au 31 décembre 2022) qui soutiennent la plateforme et ont choisi d’avoir un portail HAL pour gérer les publications des chercheurs.

    Lire aussi : Valoriser les publications scientifiques de son institution avec un portail HAL

    Veiller à la qualité des métadonnées

    L’une des missions des personnels en charge de l’administration d’un portail, et ce quels que soient la taille de l’équipe et le temps de travail qui y est dédié, est de veiller à la qualité des métadonnées. Parce que le portail est aussi une vitrine de la recherche pour l’institution, le corpus doit correspondre au plus juste à la production.

    L’attention est particulièrement portée à la qualité des affiliations des auteurs des publications : les données de référence de HAL permettent précisément de refléter l’organisation de la recherche au sein de l’établissement (équipes de recherche, laboratoires, regroupements d’unités).

    Le corpus du portail pourra ainsi être exploité pour fournir des indicateurs utiles, par exemple, à l’aide au pilotage ou pour faciliter l’extraction de données pour une campagne d’évaluation du Hcéres.

    Par ailleurs, les compétences documentaires de l’équipe en charge du portail sont mobilisées pour la curation des métadonnées qui décrivent les publications (dédoublonnage, corrections, enrichissements).

    Enrichir l’offre de services

    Cette attention portée à la qualité contribue à l’amélioration du référencement des publications dans l’archive et est plutôt méconnue de la plupart des utilisateurs. D’autres types d’activités, plus visibles, peuvent enrichir l’offre de services.

    Une vingtaine d’institutions prennent ainsi en charge la modération, qui est l’étape de vérification technique des dépôts avec fichier avant leur mise en ligne. On trouve aussi des équipes, comme celle de l’Université de Rennes, qui assurent l’activité même de dépôt (référencement et/ou ajout de fichier).

    Lire aussi : Le CNRS dévoile sa médiathèque dédiée à la science ouverte

    Accompagner les acteurs de la recherche

    Chercheurs et doctorants, professionnels de l’information ou personnels administratifs, les publics utilisateurs de HAL sont variés, tout comme leurs motivations. Avec les politiques institutionnelles d’incitation à l’ouverture des publications - de plus en plus nombreuses -, HAL devient un outil incontournable dans la pratique de recherche et accompagner son usage permet d’en faciliter l’adhésion.

    Au portail HAL est ainsi fréquemment associée une offre de services aux modalités diverses, croisant actions de sensibilisation, animation de formations, voire accompagnement personnalisé selon la taille de l’institution.

    Déposer un document dans HAL se révèle être un cas pratique qui permet d’aborder les multiples enjeux de la publication scientifique et de sa diffusion en libre accès, parmi lesquels le cadre légal des contrats avec les éditeurs et les modèles économiques.

    La question technique des identifiants est popularisée en formant à la création de l’identifiant chercheur idHAL, qui s’intègre dans les actions de sensibilisation à l’identité numérique. Enfin, des principes du libre accès à ceux de la science ouverte, les actions menées s’élargissent aussi aux enjeux liés à l’ouverture des données citées dans les publications.

    Former les apprentis chercheurs

    Faire de la science ouverte une pratique par défaut implique de former aussi les apprentis chercheurs. Comment intéresser au dépôt dans HAL un public qui n’a pas — en tout cas pas encore — de publications à déposer ? L’expérience originale d’apprentissage ludique avec le jeu de plateau « Fastoche HAL », créé à l’Université de Guyane par Marie Latour et Caroline Boiteux, permet d’aborder ces enjeux pour un public de doctorants.

    En déverrouillant la parole, il facilite les interactions et implique les participants. Ce jeu a été utilisé la première fois lors de l’Open Access Week 2016 pour accompagner l’ouverture du portail de l’université. De nombreuses bibliothèques s’en sont inspirées et reprennent ce jeu mis à disposition de la communauté.

    Lire aussi : Intelligence artificielle et science ouverte : défis et opportunités

    Animer une communauté

    L’équipe administrant un portail est souvent à l’initiative de la création d’un réseau de correspondants dans les unités de recherche. C’est ainsi qu’a procédé par exemple l’équipe du portail de l’Université de Grenoble-Alpes (Uga) qui regroupe 86 structures de recherche.

    Le réseau HAL à l’Uga rassemble des utilisateurs de différents profils (documentalistes, chercheurs, administratifs) et permet aux administrateurs du portail d’avoir des relais pour leurs actions. La création d’une collection pour le laboratoire constitue notamment un bon vecteur pour approcher les directions.

    Une liste de diffusion (168 adresses e-mail dans la liste de diffusion) permet les échanges. Et, une fois par an, le réseau se retrouve pour partager retours d’expérience et bonnes pratiques. Ces journées permettent ainsi, en faisant se rencontrer les acteurs, de créer des synergies locales, et favorisent la montée en compétences des personnels.

    L’animation d’un portail HAL au sein d’une institution revêt des activités diverses et permet à l’équipe qui en a la charge, dans un SCD par exemple, de construire un service de proximité et de créer du lien avec les acteurs de la recherche. Elle met en lumière les activités et les compétences des personnels et peut créer de réelles opportunités pour collaborer avec d’autres services.

    Agnès Magron, Responsable communication CCSD et Sébastien Mazzarese, Coordinateur des portails HAL, CCSD.
    Remerciements : Marie Latour [Université de Guyane], Véronique Denizot, Sandrine Corvey-Biron et Anne-Christine Jacob [Université Grenoble-Alpes].

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