CET ARTICLE A INITIALEMENT ÉTÉ PUBLIÉ DANS ARCHIMAG N°374
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Il suffit de passer la porte monumentale de l’Organisation mondiale de la santé animale (OMSA) pour comprendre que nous mettons les pieds dans un temple du savoir. Et pour cause, le 12 rue de Prony, dans le 17e arrondissement de Paris, conserve 100 ans de données scientifiques et techniques autour du bien-être et de la santé animale.
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L’histoire commence dans les années 1920. La peste bovine, déjà identifiée depuis longtemps et considérée comme la maladie du bétail la plus meurtrière de l’histoire, frappe l’Europe de plein fouet. Face à la situation, la France propose alors une alliance internationale pour mieux contrôler et gérer les maladies animales transfrontalières. Une grande conférence internationale organisée en 1921 donnera finalement naissance le 25 janvier 1924 à l’Office international des épizooties (équivalent d’une épidémie pour le monde animal) (OIE), devenue l’OMSA en 2003.
Légende : Création de l’OMSA le 25 janvier 1924. (Archimag)
Autorité mondiale dans son domaine, l’organisation rassemble aujourd’hui 183 pays membres. Elle comptabilise 13 représentations régionales et sous-régionales pour répondre aux problématiques des différents territoires. Près de 77 % des 280 agents siègent à Paris, où le français se mêle à l’anglais et à l’espagnol. En dehors des fonctions supports, l’OMSA rassemble des services techniques et scientifiques composés de vétérinaires, d’épidémiologistes, ou encore de spécialistes de la santé publique.
Transition digitale forcée
Dans les étages de l’OMSA, une vitrine rappelle les moments charnières de l’organisation, mais c’est dans le bureau de la cellule documentation que transitent des pépites. Ici, les étagères tapissent les murs, chargées d’ouvrages techniques très spécialisés et d’études vétérinaires. Quelques cartons renferment des trouvailles qui attendent d’y trouver leur place. Des tiroirs dissimulent aussi des photographies d’époque, témoins des actions de l’organisation.
Légende : Aline Rousier, responsable de la cellule documentation et Laetitia Recour, archiviste à l’OMSA. (Archimag)
"Notre travail est varié, à l’image des sujets que nous traitons", explique Aline Rousier, responsable de la cellule documentation. "Il peut s’agir de changement climatique, d’antibiorésistance ou encore de la santé des abeilles ; des thématiques cruciales pour l’avenir de la planète. C’est pourquoi nous avons vraiment le sentiment d’agir pour le bien public".
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Depuis plus de deux ans, l’organisation a engagé une démarche d’archivage via son service documentation. "Historiquement, la documentaliste était chargée de récupérer et de collecter toutes les publications de l’OMSA (ouvrages et études scientifiques, bulletins d’information, documents officiels, données statistiques…) dans notre base de données Alexandrie", indique Aline Rousier.
La crise du Covid-19 a changé la donne et bousculé les pratiques, et pas que dans le bon sens. "L’organisation est restée pendant longtemps à l’heure du "web 1.0"", reprend-elle. "Nous étions à la traîne, avec des outils un peu obsolètes. La crise sanitaire nous a obligés à opérer une transition digitale forcée". En peu de temps, l’OMSA a engagé plusieurs gros chantiers : déplacement des serveurs sur le cloud, adoption de l’environnement Microsoft et notamment de SharePoint, abandon de l’intranet, refonte du site web…
Politique d’archivage transverse
"Ces changements ont un peu cassé les processus de collecte automatique", se rappelle Aline Rousier. "Nous nous sommes retrouvés avec des documents disséminés un peu partout, dans des entrepôts différents, sur des serveurs, des SharePoint, des clés USB ou encore des messageries… Après une série d’interviews menée auprès de tous les départements pour connaître leurs besoins, j’ai rédigé une note stratégique pour la mise en place d’une politique d’archivage transverse au sein de l’OMSA qui a été présentée au Comex en mai 2022".
Légende : Tout le travail mené durant plusieurs années va permettre de valoriser les archives de l’OMSA durant son centenaire. (Archimag)
L’organisation fait appel au cabinet Serda Conseil de septembre 2022 à septembre 2023 pour réaliser un audit documentaire ou encore des ateliers de sensibilisation des services producteurs… "Ces concepts étaient très nouveaux pour les collaborateurs qui devaient prendre conscience des différents documents qu’ils produisaient", poursuit la documentaliste. "Avec Serda, nous avons mis en place des tableaux de gestion, des procédures, etc".
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Cet accompagnement et les risques liés aux pertes de données et de connaissances poussent l’OMSA à recruter une nouvelle archiviste, Laetitia Recour. Poursuite du travail de sensibilisation, affinage des typologies de documents et de la ligne directrice du nommage des fichiers… Laetitia Recour porte également le projet d’archivage électronique, toujours en cours, avec l’aide de Tom Barthélémy, étudiant en master 2 à l’Enssib.
Légende : Le bureau de la cellule documentation regorge de publications et d’archives techniques et scientifiques. (Archimag)
L’ensemble de ce travail permet aussi d’alimenter les célébrations des 100 ans de l’OMSA. "Cet anniversaire est l’occasion de valoriser nos archives, notamment en interne", précise Laetitia Recour, archiviste de l’organisation. "Nous avons réalisé des sélections d’objets archivistiques, comme les premiers documents qui ont été produits par l’OMSA, l’évolution des logos, ou encore les premières éditions de nos publications. Ces archives sont visibles au siège, en exposition, dans une vitrine… Elles ont aussi vocation à être exposées lors d’autres évènements organisés par l’OMSA, par exemple lors de la Session générale, un rendez-vous phare pour l’organisation auquel l’ensemble des membres, venus du monde entier, assisteront".
Valoriser pour mieux préserver
Toujours dans une démarche de valorisation, la cellule documentation a organisé un concours de "légendes photo" en interne. "Le personnel s’est prêté au jeu et a pu découvrir les archives en s’amusant !", poursuit Laetitia Recour. "D’autres activités de ce type sont prévues dans le cadre de nos 100 ans. C’est un peu l’année du renouveau pour nous ! Ce centenaire a pour objectif de faire vivre les archives afin qu’elles soient davantage diffusées en plus d’être conservées. C’est aussi une façon d’accroître la visibilité du service et de montrer la valeur ajoutée de la conservation des archives".
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La cellule documentation n’hésite pas à pousser au plus haut niveau la mise en place d’une politique de gouvernance de la documentation en vue du déploiement d’un système d’archivage électronique. "Il y a un grand défi autour de la conduite du changement pour faire évoluer et avancer les pratiques au sein de l’OSMA", constate Aline Rousier. Et Tom Barthélémy de conclure : "Nous pouvons réfléchir à des procédures, à des responsabilités, ou à des plans de gestion de données, mais tant qu’il n’y a pas de cadre structurant, il me semble difficile de mettre en place quoi que ce soit".
