Archimag vous propose un premier article méthode consacrée au développement personnel. Jean-Philippe Touzeau, animateur du blog Révolution personnelle, expose en cinq points les éléments d’une gestion sage du temps qu’il a glanés au long de ses pérégrinations entre Europe, Amérique du Sud, États-Unis et Japon.
La gestion de son temps est, à mon avis, un savoir tellement important qu’il devrait être enseigné dès l’école primaire. Pourquoi ? Parce que dans notre monde qui avance à 200 km/h, les choix d’organisation que l’on fait dans sa vie professionnelle – mais aussi personnelle – définissent notre efficacité et subséquemment, notre employabilité. Par les temps qui courent, c’est un luxe dont on ne peut se passer. Ceci dit, les quelques points suggérés cidessous m’ont permis de m’ancrer dans la réalité et de progresser. Si vous sentez certaines faiblesses dans votre gestion du temps, utilisez ceux dont vous pensez avoir besoin. Bien sûr, adaptez-les à votre façon de travailler.
1. Intégrer la loi de Pareto
Loi nommée d’après l’économiste et sociologue italien Vilfredo Pareto, il est fondamental de la connaître car, à mon avis, elle constitue le pilier central de notre efficacité. Aussi appelée loi des 80/20, elle stipule qu’environ 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes. C’est-à-dire que, dans votre travail, 20 % de vos actions produiront à peu près 80 % de votre production. Ceci est d’autant plus vrai que, maintenant, les nouvelles technologies offrent un levier encore plus important. Je vous sens un peu sceptique. Peut-être pensez-vous que cela dépend des métiers et que, dans votre secteur, vous avez souvent à gérer des demandes urgentes. Justement, si vous êtes bien préparé, si vous passez le maximum de votre temps sur ces 20 %, lorsque quelqu’un déboulera dans votre bureau, hors d’haleine, pour une demande dans l’heure, vous pourrez sourire. Vous lui direz de prendre une chaise et de souffler cinq minutes, le temps pour vous de prendre connaissance du document requis. Ces 20 % sont un peu comme le Saint Graal de la gestion du temps et cela donne tout de suite envie de savoir où ils se situent dans votre emploi du temps et qui ils sont. C’est ce à quoi nous allons nous atteler maintenant.
2. Définir sa priorité du jour
Dans notre monde du buzz où tout va très vite, où l’information superficielle domine très souvent les discussions, il est difficile de savoir sur quoi on doit travailler en priorité. Les tâches urgentes sont tentantes, mais vont-elles vraiment vous faire avancer dans votre travail, dans votre carrière ? Nous passons trop de temps, par exemple, à consulter nos courriels. Et à y répondre. Si c’est la première chose que vous faites le matin après avoir allumé votre ordinateur, vous perdez un temps précieux sur des choses qui ne sont pas si importantes. Non, la tâche la plus importante, n’est pas celle qui vous tient occupé. C’est celle qui vous fait avancer vers vos vrais objectifs. Une présentation à préparer pour le mois prochain ? De la documentation à réunir pour une requête particulière ? C’est là que doit se placer votre efficacité, pas dans les petites tâches que vous devez accomplir tous les jours. En arrivant le matin, consacrez immédiatement une heure à votre projet le plus important. C’est le moment où vous êtes le plus frais, où vous avez toute votre énergie. Après cette heure d’intense travail, vous vous sentirez plus relaxé, sachant que vous avez déjà bien avancé. Réservez pour la fin de matinée ou le début d’après-midi, quand vous sentirez une petite baisse de tonus, lecture et réponse aux e-mails. Comment alors définit-on sa priorité du jour ?
3. Faire des listes
Je sais que cela peut paraître vieux jeu à notre époque où il y a tellement de façons plus avancées de s’organiser, mais je privilégie toujours de faire des listes. C’est simple et efficace. En quelques minutes, vous avez ainsi une vision de ce que vous avez à accomplir. Le support que vous utilisez importe peu à partir du moment où vous pouvez noter toutes ces tâches. Cette liste, je la fais la veille et je mets dedans tout en vrac, sans organisation. Une fois la liste établie, je la sépare en trois. D’abord, le groupe de tâches que je dois absolument accomplir demain (un compte rendu à envoyer sans faute), puis le groupe de celles sur lesquelles il serait bien de travailler pour le futur (une présentation, un dossier à préparer) et enfin tout le reste. À votre avis, par quel groupe je vais commencer ? Vous l’avez deviné, je vais m’attaquer au deuxième groupe. Mais le premier alors ? Il est dû demain sans faute ! Pas de panique, la journée est longue. Je commence par piocher une tâche – parfois même il n’y en a qu’une seule – dans mon deuxième groupe et c’est la première chose sur laquelle je travaille le matin, comme je l’ai dit plus haut. Ensuite seulement, je m’occupe du premier groupe que je liquide assez rapidement. Pourquoi ? Parce ces tâches, normalement, ont dû faire partie de votre deuxième groupe lorsqu’elles n’étaient pas encore urgentes et donc vous avez déjà bien avancé dessus. Quel plaisir alors de les terminer, sans stress ! Le troisième groupe arrive après, car ces actions ne sont ni importantes, ni urgentes. En plus, personne ne vous en voudra si vous les reportez à plus tard puisque les choses les plus importantes ont été elles, réglées.
4. Vaincre la procrastination
Sur le papier, une liste de tâches divisée en trois groupes est belle. C’est bien beau de l’avoir ; cependant, si on n’agit pas dessus, cela revient à ne pas avoir de gestion du temps. Je ne sais pas pour vous, mais pour moi ces moments sont difficiles à gérer. Ces instants où l’on sait que l’on devrait s’atteler à telle ou telle tâche et que finalement on finit par surfer sur le net ou lire ses messages privés. Cela arrive à tout le monde. Mais pourquoi est-on sujet à la procrastination ? Il y a deux raisons majeures. La première est que la tâche n’est pas motivante du tout et la deuxième est que le projet sur lequel nous devons travailler nous paraît trop difficile et nous nous sentons dépassés. Que faire ?
Une de mes solutions favorites est de diviser ce que je dois faire en toutes petites unités. Ça me donne rapidement la sensation d’avoir accompli quelque chose et me motive un peu plus pour continuer. Parfois ce n’est pas suffisant pour commencer la tâche et dans ce cas j’utilise un autre truc, le timeboxing, une technique géniale pour contrôler votre propre temps. Vous vous donnez un certain temps pour travailler sur un projet et ensuite vous vous promettez une petite récompense, quelque chose dont vous avez vraiment envie. Par exemple, sur une tâche vraiment ingrate pour moi, je me donne dix minutes de travail avant de m’offrir une pause-café. Que va-t-il se passer ? Au bout de dix minutes, je suis lancé et, dans 95 % des cas, je continue à travailler, sachant qu’à tout moment, je peux m’arrêter, pour me détendre. Lorsque finalement l’on stoppe, le sentiment d’avoir accompli quelque chose et d’avoir avancé est très réjouissant.
5. Adapter
Vous connaissez votre style de travail. Vous êtes aussi soit lève-tôt, soit couche-tard et cela possède une influence sur vos pics d’énergie tout au long de la journée. Donc, testez ces idées et ajustez-les à votre style. Je suis même persuadé que vous utilisez déjà certaines d’entre elles mais, rappelez vous bien que la loi de Pareto, ces fameux 20 % ont une influence importante sur notre travail. Vous faites un métier formidable. Par votre intermédiaire sont préservés, classés, partagés les savoirs de la connaissance humaine. Que deviendrions-nous sans vous ? Vos fonctions sont multiples et avec les nouvelles technologies, une nouvelle pression s’est ajoutée. Pression ? Non, je dirais plutôt évolution. Une évolution nécessaire et qui permettra à encore plus d’êtres humains de toucher à la connaissance, grâce à vous. Qu’elle soit technique ou pas, cette connaissance demande une organisation efficace pour être structurée, scannée, préservée, distribuée et partagée avec nous tous qui avons soif de connaissance.
« Les quelques conseils que je vous propose, je les ai tous testés et ils m’ont réellement permis d’augmenter mon efficacité. Je suis quelqu’un de plutôt rêveur, un scanneur, comme je dis souvent, et il y a tellement de choses intéressantes à découvrir dans le monde virtuel que j’ai parfois du mal à me concentrer sur une tâche précise, surtout si elle ne m’intéresse pas ».
Mini-bio
Jean-Philippe Touzeau, blogueur sur Revolutionpersonnelle.com, vous aide à modifier par petites touches votre vie de tous les jours, qu’elle soit personnelle ou professionnelle. Il partage avec vous son expérience afin que, vous aussi, vous changiez votre vie pour qu’elle soit plus agréable.
Il résume sa philosophie dans un e-book gratuit, Êtes-vous une sardine ?
