CER France Somme se tourne vers l’expertise comptable dématérialisée. Objectif : gérer l’information non structurée sur le mode collaboratif.
Trois cent cinquante collaborateurs travaillent à CER France Somme, association de gestion et de comptabilité avec son siège à Amiens. Avec une ancienneté moyenne d’une quinzaine d’années, ils sont pour la plupart de niveau bac + 3 ou 4, allant du BTS de comptabilité à l’expertise comptable ou le juridique et social. Autant dire qu’« ils n’ont pas une culture informatique innée », résume sans raillerie Damien Letellier, attaché de direction et responsable du système d’information pour le groupe CER France Somme. Pour eux qui sont habitués au papier, l’ordinateur vient se greffer sur les processus de façon rarement naturelle.
Une gestion électronique de documents (Ged) est pourtant venue s’introduire chez eux. Damien Letellier a tout de suite pris le parti de consacrer le temps nécessaire à la faire adopter, en optant pour le coaching individuel. Le projet de Ged démarre en septembre 2005 avec deux objectifs : disposer du dossier client en ligne et, une fois ce partage opérationnel, aller vers une réduction de l’emploi du papier, notamment des photocopies. Autrement dit, avec une Ged et via le web, CER France Somme compte dématérialiser peu à peu son activité ; parallèlement au dossier commun partagé entre le client et le collaborateur, ce dernier doit disposer de son propre espace de travail.
une échelle de un à dix!
Pour le choix de l’éditeur, le responsable du système d’information a souhaité réfléchir dans l’absolu ; il refuse de se lier d’entrée de jeu avec un éditeur de Ged qui aurait tel ou tel constructeur de scanner comme partenaire obligé. Visiteur du Forum de la Geide de 2005, il y rencontre le cabinet de conseil Bureau van Dijk (Paris) qui l’aidera dans l’écriture de l’appel d’offres et le dépouillement des dossiers des soumissionnaires. Sept réponses sont reçues, avec des propositions dont les montants se situent dans une échelle de un à dix ! La solution Docushare éditée par Xerox est retenue. Sa mise en place sera menée, via un prestataire local loueur de copieurs, par la SSII Abildoc (Tourcoing, Nord). Le Bureau van Dijk définit un plan de classement ; il sera adapté par Abildoc pour Docushare. Pour les scanners, CER s’équipe de copieurs multifonctions eux aussi de marque Xerox. Le parc en compte vingt-cinq, répartis dans les bureaux.
quatre sources
En janvier 2006, a lieu le vrai démarrage du projet de Ged. Quatre sources alimentent la gestion électronique de documents. La première est l’atelier d’édition, centralisé au siège, à Amiens. La deuxième vient des multifonctions. Ils fonctionnent avec Docushare Capture, module de Docushare permettant notamment la reconnaissance de caractères et avec lequel les documents scannés sont déposés dans des répertoires personnels en réseau. Les postes de travail constituent la troisième source d’alimentation. La dernière source tient aux autres informations internes de gestion, issues pour leur part d’une application propriétaire développée sur Oracle, et prenant la forme de flux XML. Aux yeux de Damien Letellier, les bénéfices évidents de cet ensemble sont la facilité d’accès et la connaissance des dossiers. Mais septembre marque aussi le franchissement d’une étape supplémentaire, celle du nomadisme. Pour aller plus loin dans la dématérialisation, il faut rendre le comptable autonome chez le client et donc, décrit-il, « descendre la Ged sur son poste ». Ces ambitions, comme celle de mettre en place un système d’archivage électronique – on se repose pour l’heure encore sur la valeur probante du papier – n’effraient en rien le responsable du système d’information. À partir de « la sous-couche structurelle pour l’entreprise » bâtie sur la Ged, tout peut être envisagé.
