Sommaire :
- Archivage électronique : entrez dans le système !
- Comment mettre en place et gérer un système d'archivage électronique
- Quelle sécurité pour l'archivage électronique ?
- (ad) Vitam (aeternam), l'archivage électronique de l'Etat
- Un système d'archivage électronique à l'épreuve de l'interopérabilité
- L'intérim archive en électronique
Un système d'archivage électronique (SAE) n'est pas la panacée. Surtout au sein d'une administration, lorsque la multiplicité des pratiques et des prestataires compromettent l'interopérabilité du système. Direction le Doubs, dont les Archives ont déployé en 2011 le SAE de la société Naoned.
Aux Archives départementales du Doubs, la question de l'archivage électronique a été anticipée dès l'informatisation du service, en 2007.
"Nous ne savions pas encore de quelle solution d'archivage électronique nous disposerions, confie Eric Froissart, responsable du pôle traitement, mais nous avons demandé à ce que Mnesys, le logiciel de la société Naoned, choisi pour la gestion de nos archives courantes et leur publication sur le portail, soit entièrement compatible avec les standards XML et Seda, en vue de sa communication future avec un éventuel SAE".
En 2011, l'équipe d'Eric Froissart se tourne naturellement vers la société Naoned, qui vient d'ajouter un module SAE à son logiciel Mnesys Archives. C'est donc une solution globale, mixte et intégrée pour la gestion des archives numériques et physiques, que lui propose la société nantaise.
Ce SAE met à disposition alors des outils de définition des règles d'archivage, un contrôle des données à l'entrée dans le système en fonction des règles d'archivage pré-établies, un respect du modèle OAIS avec enregistrement de toutes les métadonnées dans des formats ouverts et pérennes (capsule XML METS contenant les informations de pérennisation en XML PREMIS et les informations de description en XML EAD), ou encore un système intégré de migration des documents vers les formats les plus pérennes (PDF/A, OpenDocument, etc.).
La faisabilité de l'intégration est testée au début de la même année avec trois types d'archives électroniques : celles issues du flux de données envoyées par la plateforme CDC Fast, devenue Docapost Fast en janvier dernier (documents transmis pour le contrôle de légalité) ; celles issues d'une base de données (IODAS-Multigest, qui équipe notamment les maisons départementales des personnes handicapées) ; et celles provenant du tribunal de grande instance (TGI) (extraction de fichiers XML depuis sa base informatisée). Concluant, le test débouche sur une présentation officielle de la solution en avril 2011.
Indispensable interopérabilité
L'application fournie par Naoned se veut interopérable avec le maximum de sources possibles, dans le respect du référentiel général d'interopérabilité (RGI). Néanmoins, l'équipe d'Eric Froissart s'est vue confrontée à une difficulté majeure : la multiplicité des pratiques au sein de l’administration et une absence de directive générale sur la production des archives électroniques. Tributaire des pratiques des services, les Archives ont dû s'adapter aux différents formats de transfert ou à la structure des données des documents qui lui sont versés.
"Nous sommes parfois confrontés à des situations ubuesques, explique Eric Froissart, comme celle de recevoir des versements de cinq services, équipés par cinq prestataires différents, fonctionnant selon cinq process distincts".
Grâce à leur SAE, les Archives départementales du Doubs peuvent également accueillir les archives des services de l’Etat comme la délégation régionale de l'Insee, qui ne savait pas comment conserver ses publications en HTML, dont l'archivage n'était pas pris en charge au niveau national. Mises au format PDF/A (pérenne) par un technicien de l'Insee, elles ont pu être versées aux Archives et ajoutées à l'inventaire interrogeable sur le portail des Archives départementales.
"Certains estimeront que ce n'est pas la priorité d'un SAE, poursuit Eric Froissart, nous considérons pourtant que nous avons ainsi pu préserver des archives qui seraient, sans cela, restées dans la nature".
Aujourd'hui, les Archives départementales du Doubs sont en attente d'un développement public ou privé, cofinancé par le Siaf.
"Ce module a pour but de comprendre les métadonnées des fichiers et de permettre leur recherche, quelle que soit leur origine, explique Eric Froissart, car il est aujourd'hui impossible de visualiser un fichier XML enregistré manuellement sans que toute la liste de ses balises apparaisse".
Ce développement est attendu pour l'année prochaine.
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