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La Ged du 21e siècle est là !

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    Archimag s'est intéressé aux démarches innovantes de deux acteurs de la Ged : DocuWare et la startup Zeendoc. (Freepik)
  • Sommaire du dossier :

     

    La Ged (Gestion électronique de documents) ne cesse d’innover depuis Taurus, la première solution apparue en 1993. Les données informatiques se développent à une vitesse incroyable, les Ged doivent se transformer pour répondre aux besoins toujours plus grands des entreprises. Zoom sur deux acteurs du domaines : l'historique DocuWare et la startup Zeendoc.

    DocuWare

    + repères innovation

    • Pourcentage du chiffre d’affaires dédié à la R&D : 20 % de notre CA (45 M€)
    • Effectif dédié à la R&D dans l’entreprise : 60 personnes (sur 300)
    • La démarche innovante de DocuWare en un chiffre : ​2 mises à jour par an

    Site web

    Questions à Olivier Rajzman, directeur commercial

    DocuWare et la quête de l’automatisation maximale

    Nous avons développé notre propre logiciel de lecture et reconnaissance automatique de documents (Lad, Rad) basé sur l’auto-apprentissage et la mutualisation des modèles. En plus de cela, nous travaillons sur la gestion de formulaires web dynamiques.

    Les clients attendent une automatisation forte pour leurs workflows. C’est pourquoi nous nous concentrons sur les tâches importantes en développant un système d’affectation automatique des tâches pour les signatures. À partir des factures fournisseurs traitées, nous avons l’intégration comptable des écritures. Enfin, dernièrement, notre pôle R&D s’est concentré sur l’élaboration de la signature électronique (développée avec la plateforme de DPII).

    DocuWare et la collaboration

    Nous avons des demandes de partage d’informations en interne et en externe au travers de portail, pour les clients et les fournisseurs.

    DocuWare et la sécurité

    Nous avons développé un système de cryptage des documents en conformité avec le RGPD (Règlement général sur la protection des données). Par ailleurs, nous accordons un intérêt particulier à la gestion de la confidentialité. La mise en place d’un journal d’audit est une de nos solutions qui permet une plus grande traçabilité de vos documents.  

    Dernière innovation en date

    Notre version 7 bénéficie d’une toute nouvelle architecture, principalement pour améliorer nos performances sur le cloud. Nous mettons l’accent sur la mobilité et l’orientation stratégique vers le cloud.


    Zeendoc

    + repères innovation

    • Pourcentage du chiffre d’affaires dédié à la R&D : NC​
    • Effectif dédié à la R&D dans l’entreprise : 40 % des collaborateurs de Sages Informatique, éditeur de la solution Zeendoc
    • La démarche innovante de Zeendoc : ​notre connaissance du marché, acquise auprès de nos clients, nous a permis de proposer un produit « conçu et développé pour répondre à vos besoins au quotidien » ; plus qu’un simple outil de Ged, Zeendoc apporte un nouveau service à ses clients.

    Site web 

    Entretien avec Cyril Colombani, responsable marketing

    Zeendoc et la quête de l’automatisation maximale

    Zeendoc aide les entreprises et les collectivités à mieux analyser et gérer leurs documents et à tirer le meilleur parti de l’information qu’ils contiennent. Notre solution cloud de gestion des documents, de dématérialisation des échanges, permet aussi l’automatisation des tâches répétitives : génération d’écritures comptables, validation de factures fournisseurs, envoi de factures clients, comparaison d’écritures comptables ou bancaires, validation de notes de frais, etc.

    Zeendoc et la collaboration

    Un document au sein de Zeendoc est une information qui vit. Vous pouvez le commenter, mettre en place un processus de circulation ou de validation par les personnes concernées, créer des alertes de relance ou de paiement. Vous gardez le contrôle sur vos documents en gérant les droits d’accès de vos collaborateurs (consultation, téléchargement, validation, suppression, etc.).

    Zeendoc et la sécurité

    Bien avant l’application du RGPD, la sécurité est au cœur du développement de Zeendoc : chiffrement des échanges en HTTPS, transfert des données sous canal sécurisé, cryptage des informations archivées, traçabilité sur les documents, authentification et gestion des droits. Couplé à cette sécurité, les données dans Zeendoc sont hébergées en France au sein de plusieurs data centers, certifiés Tier III et géographiquement distants.

    Aujourd’hui, la sécurité n’est plus un enjeu, mais une obligation. En effet, les clients utilisent les solutions comme Zeendoc pour archiver et traiter toutes les informations de l’entreprise, y compris les plus sensibles, comme des données de santé pour certaines professions, des bulletins de salaire ou toutes autres données à caractère personnel.

    En plus du caractère sensible de ces données, les entreprises développent la collaboration interservices ou avec des tiers, ce qui renforce la nécessité de sécurité pour l’accès et le traitement des documents.

    Dernière innovation en date

    La dernière innovation de Zeendoc - et pas des moindres ! - est la signature électronique des contrats. Avec cette innovation, Zeendoc permet d’envoyer par email les contrats et de les faire signer électroniquement par vos clients depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette, sans aucune installation préalable.

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    Dans la course à l’innovation, difficile d’affronter la concurrence avec de vieux outils. Mais d’abord, peut-on encore parler de gestion électronique de document (Ged), de gestion de contenu ? De quels types d’outils les entreprises ont-elles besoin ? Un observateur nous éclaire.
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