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Logiciels d’entreprise : cap sur l’innovation

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    Philippe Goupil : "Tant que les gens n’auront pas pris conscience de l’importance de ce qu’il y a dans les documents, la Ged ne sera pas une priorité". (Freepik)
  • Dans la course à l’innovation, difficile d’affronter la concurrence avec de vieux outils. Mais d’abord, peut-on encore parler de gestion électronique de document (Ged), de gestion de contenu ? De quels types d’outils les entreprises ont-elles besoin ? Un observateur nous éclaire. Du côté des éditeurs en Ged, enterprise content management (ECM), robotic process automation (RPA) et digital workplace, la recherche et développement (R&D) s’active pour réaliser de nouveaux produits. Dans chacun de ces domaines, des éditeurs qui ont fait leurs preuves, d’une part, et des start-up, d’autre part, donnent leurs orientations. En montrant notamment comment ils répondent à trois revendications majeures des utilisateurs : plus d’automatisation, une collaboration facilitée, un cadre sécurisé. L’association Xplor France analyse le marché et l’évolution des solutions.

    Sommaire du dossier :

     

    barros-logicielsLe marché des solutions de gestion documentaire s’est développé progressivement depuis les années 90, au travers d’importants chantiers chapeautés par des acteurs comme Filenet (racheté par IBM en 2006), OpenText, Stellent (racheté par Oracle en 2006) ou encore Documentum (racheté en 2003 par EMC, puis par Dell en 2016 qui l’a revendu à son tour, la même année, à OpenText).

    Les solutions proposées s’appuyaient alors sur des bases de données SQL et devaient d’abord répondre à ce qui s’apparentait, à l’époque, à de gros volumes. L’ergonomie n’était clairement pas la priorité du moment, tant qu’il était possible de rechercher et de conserver en sécurité tous ses documents. Ces solutions ont donc été souvent décevantes. Puis SharePoint de Microsoft a fait son apparition sur le marché, suivi par des solutions open source, comme Alfresco. Et ce pour un résultat « contrasté », non exempt d’expériences de projets sans fin, de coûts exorbitants et d’attentes insatisfaites.

    Prendre en compte l’expérience utilisateur

    Heureusement, des éditeurs ont pris le taureau par les cornes et ont décidé de soigner l’ergonomie, l’expérience utilisateur et de bichonner l’interface de leur logiciel, à l’instar de Scanfile (Spielberg), Laserfiche (Laserfiche) ou M-Files (M-Files). Si le marché ne leur a pas forcément donné la chance de prouver leur capacité à gérer des volumes importants, ils proposent malgré tout des solutions plus conviviales et capables de s’adapter aux spécificités de chaque organisation.

    Pour Philippe Goupil, expert en transformation numérique (Montréal), les solutions de Ged, en l’état, ne sont absolument pas satisfaisantes, pas conviviales et pas forcément intégrées aux applications avec lesquelles elles travaillent. Il répond à nos questions.

    Estimez-vous que pour la Gestion électronique des documents la situation évolue ?

    Tout le monde est d’accord pour dire qu’aujourd’hui, l’important ce sont les données. Mais sur le marché de la Ged, l’heure reste au statu quo. En termes de « projets déclarés », la Ged est même passée en dessous du CRM. On parle désormais plus volontiers d’intelligence artificielle, de blockchain et d’automatisation, que de Ged. Je ne vois d’ailleurs pas beaucoup de gros projets de Ged. Ce qui est certain, en revanche, c’est que les enjeux sont centralisés au niveau des données. Comment fait-on pour les agréger ? Pour les récupérer ? Pour les organiser ? Et surtout, et toujours, comment fait-on pour les retrouver ?

    Quelles sont les causes de ce statu quo ?

    L’un des éléments responsables de cette situation, c’est la large présence de SharePoint au sein des organisations. Historiquement, SharePoint est, en effet, un bon outil de collaboration et beaucoup d’organisations l’ont adopté. Aujourd’hui, le logiciel a évolué et s’est largement amélioré. Il intègre même....

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    Dans la course à l’innovation, difficile d’affronter la concurrence avec de vieux outils. Mais d’abord, peut-on encore parler de gestion électronique de document (Ged), de gestion de contenu ? De quels types d’outils les entreprises ont-elles besoin ? Un observateur nous éclaire.
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