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Si les collaborateurs numérisent désormais aussi naturellement qu’ils copient ou impriment, les pratiques et les freins sont aussi variés que nombreux, et ralentissent les projets de transition digitale. Les formats de documents sont différents et les pièces uniques aussi nombreuses que les dossiers complets. La plupart des utilisateurs sont ignorants de la numérisation à valeur légale, craignent de fragiliser certains documents ou critique l’absence de fonctionnalités telles que le recto-verso, la couleur ou les scans par lot. Les copieurs multifonction ont généralement des fonctionnalités réduites, et les scanners dédiés, lorsqu’ils existent, ne bénéficient pas forcément des dernières avancées technologiques.
Les salariés semblent donc prêts mais souhaitent des fonctionnalités avancées pour éviter les saisies manuelles et gagner du temps. Les plus fréquemment demandées sont l’indexation automatique de documents, l’extraction automatique de données ou encore la mise en place de circuits automatisés de validation et/ou signature. L’automatisation est en route !
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