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Quand Ged collaborative rime avec agilité

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    "Nous voulions disposer d’un outil capable d’offrir à nos collaborateurs la possibilité d’échanger une multitude de documents". (DR)
  • La société Evernex Capital Solutions, spécialisée dans la location de matériel informatique et la gestion d’actifs technologiques, s’est dotée d’une Ged (gestion électronique de documents) orientée vers le travail collaboratif. Les flux documentaires sont désormais ouverts aux différents métiers de l’entreprise. Y compris - et surtout - en situation de télétravail.

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    Comment gagner en productivité et en agilité dans le domaine de la gestion documentaire ? C’est la question que s’est posée Evernex Capital Solutions, filiale du Groupe Evernex de tierce maintenance informatique.

    Cette société spécialisée dans la location de matériel dédié aux activités numériques propose des services aussi bien aux multinationales qu’aux PME-PMI et doit donc être en mesure de traiter des flux documentaires nombreux et hétérogènes.

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    « Échanger une multitude de documents »

    « Nous voulions disposer d’un outil capable d’offrir à nos collaborateurs la possibilité d’échanger une multitude de documents », explique Jérôme Meunier, directeur des opérations au sein d’Evernex Capital Solutions ; « nous avions besoin d’une sorte de bibliothèque centralisant tous nos documents et permettant à nos salariés de travailler de façon collaborative ».

    Pour y parvenir, la société s’est tournée vers une solution de Ged commercialisée par l’éditeur Docuware. Installée en mode licence sur les serveurs de l’entreprise, cette solution est aujourd’hui utilisée par une dizaine de collaborateurs appartenant aussi bien à la fonction commerciale qu’à l’administration des ventes, à la comptabilité fournisseurs ou au service informatique.

    Tous échangent quotidiennement une grande variété de documents et sont amenés à les annoter dans le cadre de leur activité : devis fournisseurs, pièces contractuelles, conditions générales, conditions particulières, échéanciers, factures…

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    Un travail collaboratif étendu aux clients

    « Notre choix s’est porté sur une solution Docuware après les recommandations de l’un de nos clients », se souvient Jérôme Meunier ; « nous voulions absolument éviter les outils anciens, lourds, chers et peu collaboratifs. Cette solution et son accompagnement m’ont convaincu. Au quotidien, l’outil est fluide et ne ressemble pas à une usine à gaz des temps anciens ! »

    Particularité : le travail collaboratif a été élargi jusqu’aux clients de l’entreprise qui peuvent accéder à certains documents via un portail connecté à l’outil de Ged. Bien entendu, cet accès n’est pas total et obéit à des règles de restriction et de sécurité.

    Du côté des utilisateurs en interne, l’appropriation de la solution n’a pas posé de problème particulier. Tout juste a-t-elle été précédée d’une séance de formation de quelques heures à destination des collaborateurs impliqués dans la gestion documentaire.

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    Analyse des besoins et des flux documentaires

    En revanche, un accompagnement a été nécessaire pour procéder à l’analyse des besoins et à l’analyse des flux documentaires de la société. Une validation fonctionnelle a également été réalisée avant que l’outil n’atteigne sa vitesse de croisière. En moins de quinze jours, la solution était opérationnelle.

    Une fonctionnalité est particulièrement appréciée par les utilisateurs : le moteur de recherche. Il permet en effet de retrouver n’importe quel document à partir d’un numéro de client ou d’un terme. Un avantage non négligeable au regard du nombre de clients et de contrats gérés par la société.

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    Atténuer les effets négatifs du confinement

    Comme de très nombreuses entreprises, Evernex Capital Solutions a dû opter pour le télétravail alors que la crise sanitaire du Covid-19 frappait la France au printemps dernier.

    Pour Jérôme Meunier, la solution a permis d’atténuer les effets négatifs du confinement : « Cette Ged collaborative nous a rendu encore plus de services qu’en temps normal. À aucun moment, nous n’avons été pénalisés pendant cette période.

    L’intérêt d’une Ged prend encore plus de sens en situation de télétravail ou de mobilité. L’outil est réactif, fluide et ses effets sont immédiats. La Ged nous rend agiles. L’intérêt d’une solution vraiment collaborative se trouve là… »

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    À la Ged, les documents, et aux métiers, le collaboratif ? Un peu comme s’il y avait un partage entre back office et front office... Cependant, on demande souvent bien plus à une Ged que de s’en tenir à l’acquisition, au classement et l’exploitation des documents numériques, via des workflows. Inversement, on ne peut figurer un travail collaboratif se passant totalement d’un appui sur des documents. Dès lors, entre Ged et collaboration, à chacun de placer le curseur selon ses usages et ses besoins. Du côté des éditeurs, des fonctionnalités collaboratives sont ajoutées aux solutions. Et l’on peut découvrir sur le terrain les avantages que les professionnels peuvent en obtenir.
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