![ged-collaborative-agilite](https://www.archimag.com/sites/archimag.com/files/styles/article/public/web_articles/image/ged_collaborative_agilite.jpg?itok=SdcY5kGf ""Nous voulions disposer d’un outil capable d’offrir à nos collaborateurs la possibilité d’échanger une multitude de documents". (DR)")
Temps de lecture : 3 minutes
Découvrez Le Brief de la Démat, la newsletter thématique gratuite d'Archimag dédiée aux projets de transformation numérique !
Sommaire du dossier :
- La révolution des Ged collaboratives
- Quand Ged collaborative rime avec agilité
- L'hôpital en mode collaboratif grâce à sa Ged
- Réinventer la collaboration durant le confinement grâce à une Ged
- Multiplier les usages pour amortir sa Ged collaborative
Découvrez également l'expertise de nos partenaires :
- GEDIF, la GED qui a permis aux agents de la Région Ile-de-France de collaborer
- Dopez les performances de votre entreprise avec un portail Extranet à votre image
- Le Département de la Haute-Savoie remplace à la fois SharePoint et le serveur de fichiers par un Digital Workplace Documentaire souverain
Comment gagner en productivité et en agilité dans le domaine de la gestion documentaire ? C’est la question que s’est posée Evernex Capital Solutions, filiale du Groupe Evernex de tierce maintenance informatique.
Cette société spécialisée dans la location de matériel dédié aux activités numériques propose des services aussi bien aux multinationales qu’aux PME-PMI et doit donc être en mesure de traiter des flux documentaires nombreux et hétérogènes.
Lire aussi : Choisir son logiciel de Ged, d'ECM ou de records management en 8 points clés
« Échanger une multitude de documents »
« Nous voulions disposer d’un outil capable d’offrir à nos collaborateurs la possibilité d’échanger une multitude de documents », explique Jérôme Meunier, directeur des opérations au sein d’Evernex Capital Solutions ; « nous avions besoin d’une sorte de bibliothèque centralisant tous nos documents et permettant à nos salariés de travailler de façon collaborative ».
Pour y parvenir, la société s’est tournée vers une solution de Ged commercialisée par l’éditeur Docuware. Installée en mode licence sur les serveurs de l’entreprise, cette solution est aujourd’hui utilisée par une dizaine de collaborateurs appartenant aussi bien à la fonction commerciale qu’à l’administration des ventes, à la comptabilité fournisseurs ou au service informatique.
Tous échangent quotidiennement une grande variété de documents et sont amenés à les annoter dans le cadre de leur activité : devis fournisseurs, pièces contractuelles, conditions générales, conditions particulières, échéanciers, factures…
Lire aussi : La GED, projet prioritaire pour 1 PME sur 3 en période de confinement
Un travail collaboratif étendu aux clients
« Notre choix s’est porté sur une solution Docuware après les recommandations de l’un de nos clients », se souvient Jérôme Meunier ; « nous voulions absolument éviter les outils anciens, lourds, chers et peu collaboratifs. Cette solution et son accompagnement m’ont convaincu. Au quotidien, l’outil est fluide et ne ressemble pas à une usine à gaz des temps anciens ! »
Particularité : le travail collaboratif a été élargi jusqu’aux clients de l’entreprise qui peuvent accéder à certains documents via un portail connecté à l’outil de Ged. Bien entendu, cet accès n’est pas total et obéit à des règles de restriction et de sécurité.
Du côté des utilisateurs en interne, l’appropriation de la solution n’a pas posé de problème particulier. Tout juste a-t-elle été précédée d’une séance de formation de quelques heures à destination des collaborateurs impliqués dans la gestion documentaire.
Lire aussi : La Ged, c’est fini !
Analyse des besoins et des flux documentaires
En revanche, un accompagnement a été nécessaire pour procéder à l’analyse des besoins et à l’analyse des flux documentaires de la société. Une validation fonctionnelle a également été réalisée avant que l’outil n’atteigne sa vitesse de croisière. En moins de quinze jours, la solution était opérationnelle.
Une fonctionnalité est particulièrement appréciée par les utilisateurs : le moteur de recherche. Il permet en effet de retrouver n’importe quel document à partir d’un numéro de client ou d’un terme. Un avantage non négligeable au regard du nombre de clients et de contrats gérés par la société.
Lire aussi : La Ged collaborative en hausse dans les entreprises en 2019
Atténuer les effets négatifs du confinement
Comme de très nombreuses entreprises, Evernex Capital Solutions a dû opter pour le télétravail alors que la crise sanitaire du Covid-19 frappait la France au printemps dernier.
Pour Jérôme Meunier, la solution a permis d’atténuer les effets négatifs du confinement : « Cette Ged collaborative nous a rendu encore plus de services qu’en temps normal. À aucun moment, nous n’avons été pénalisés pendant cette période.
L’intérêt d’une Ged prend encore plus de sens en situation de télétravail ou de mobilité. L’outil est réactif, fluide et ses effets sont immédiats. La Ged nous rend agiles. L’intérêt d’une solution vraiment collaborative se trouve là… »
