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Multiplier les usages pour amortir sa Ged collaborative

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    Pour amortir son investissement, Fiducial décline la Ged collaborative d’Alfresco pour de multiples nouveaux usages. (Freepik/lookstudio)
  • Améliorer la collaboration de Fiducial avec ses clients, et celle de ses collaborateurs en interne, était l’enjeu stratégique de son projet de Ged (gestion électronique de documents). Mais la flexibilité de la plateforme d’Alfresco et le dynamisme de la DSI ont également permis de multiplier les usages de la plateforme pour l’amortir dans la durée.

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    « On fait un peu tout pour nos patrons de petites entreprises », explique Gildas Dénecé, directeur des systèmes d’information transverses de Fiducial qui propose aux TPE, artisans, commerçants, professions libérales et aux agriculteurs une offre complète et évolutive de produits et de services pour optimiser leur gestion.

    « Notre objectif est de leur fournir des outils qui ne sont pas dans leur cœur de métier, mais qui s’adaptent à leurs besoins spécifiques », ajoute l’expert, qui fait partie d’une DSI de 120 personnes, dédiée à la conception, à la réalisation, au déploiement, au maintien et à l’administration de l’ensemble des systèmes d’information du groupe et de chaque entreprise.

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    Une Ged pour accélérer, sécuriser et optimiser les échanges

    Fiducial a adopté Content Services, la solution de Ged d’Alfresco en 2017 pour accélérer, sécuriser et optimiser les échanges entre ses collaborateurs internes et ses clients (pour de l’expertise comptable, pour la production de fiches de salaires ou de relevés de TVA, etc.), mais également pour fluidifier la collaboration en interne entre les services commerciaux et administratifs. Soit un total de 4 000 utilisateurs au sein de Fiducial et de 40 000 utilisateurs clients.

    Si Fiducial a fait appel à Alfresco, c’est parce que l’éditeur fondé en 2005, dont le siège est à Boston, aux États-Unis, est une entreprise open source et que la philosophie de l’open source fait justement partie des principes opérationnels forts de Fiducial.

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    Le choix de l'ergonomie

    Par ailleurs, il permettait de répondre aux deux autres credo de la holding française, que sont un hébergement en interne pour les données sensibles et confidentielles de ses clients (« on croit beaucoup au cloud, mais en notre cloud », s’amuse Gildas Dénecé) et des déploiements sur mesure pour répondre aux besoins spécifiques de leurs différents métiers.

    Avec une contrainte : « Notre objectif était de masquer au maximum la complexité informatique pour nos clients », explique Gildas Dénecé ; « quand vous êtes boulanger, faire vos comptes et consulter vos relevés de TVA n’est pas votre occupation principale, loin de là. Il fallait donc rendre ça sexy et facile ! ».

    Le résultat ? Une Ged de production extrêmement ergonomique depuis laquelle les clients de Fiducial peuvent accéder à tous leurs documents fiscaux et sociaux, et ce depuis tous les terminaux. Ils peuvent également bénéficier d’indicateurs de gestion clé et de simulateurs utiles, mais peuvent surtout interagir à tout moment avec leur conseiller Fiducial et lui envoyer des documents (avec reconnaissance, lecture et comptabilisation automatique de ces documents).

    « C’est une véritable révolution pour le monde de l’expertise comptable », s’enthousiasme Gildas Dénecé ; « car jusqu’à présent, le client venait voir son expert comptable une ou deux fois par an. Grâce à cet outil, nous sommes dans une dynamique de temps réel ! ».

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    Ged connectée avec les outils métiers

    Du côté de Fiducial, la connexion est directe entre la plateforme d’Alfresco et ses outils métiers spécifiques (par exemple : les ressources humaines).

    « Nous avons aussi pensé au quotidien de nos collaborateurs qui travaillent encore souvent sur des documents papier », poursuit Gildas Dénecé, « et ce en simplifiant totalement la démarche de scan et d’intégration dans la Ged ».

    Par ailleurs, une solution de signature électronique de contrats a été directement intégrée dans la Ged d’Alfresco.

    « Enfin, une usine de développement rapide autour de la solution ADF permet de déployer très rapidement un accès sur mesure à la Ged pour une population d’utilisateurs ciblés », ajoute Gildas Dénecé ; « notre optique : un besoin égale une interface ».

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    Augmenter le niveau d’usages de la Ged

    Ce dernier point n’est pas à négliger, car il permet de décliner la Ged d’Alfresco pour de multiples nouveaux besoins en interne, existants ou à venir. C’est le cas par exemple des chargés de recherche en intérim de Fiducial, qui avaient besoin d’une CVthèque pour les 20 000 CV dont ils disposent et desquels ils doivent extraire des profils pour des missions spécifiques. À partir de la Ged d’Alfresco, la DSI a pu leur développer en quelques semaines cette CVthèque avec une interface dédiée.

    « L’acquisition de cette Ged est un investissement important pour nous », conclut Gildas Dénecé ; « elle était prévue pour un besoin bien précis, mais nous pouvons l’amortir considérablement en augmentant son niveau d’usage. Et pour le moment, ça répond parfaitement ! ».

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    À la Ged, les documents, et aux métiers, le collaboratif ? Un peu comme s’il y avait un partage entre back office et front office... Cependant, on demande souvent bien plus à une Ged que de s’en tenir à l’acquisition, au classement et l’exploitation des documents numériques, via des workflows. Inversement, on ne peut figurer un travail collaboratif se passant totalement d’un appui sur des documents. Dès lors, entre Ged et collaboration, à chacun de placer le curseur selon ses usages et ses besoins. Du côté des éditeurs, des fonctionnalités collaboratives sont ajoutées aux solutions. Et l’on peut découvrir sur le terrain les avantages que les professionnels peuvent en obtenir.
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