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Réinventer la collaboration durant le confinement grâce à une Ged

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    Grâce à la Ged collaborative, "la bascule a été facile et nous avons pu poursuivre nos interactions professionnelles à distance", explique Elisabeth Elefant, professeur en médecine et cheffe de service du Crat. (photo d'illustration pch.vector/Freepik)
  • L’équipe du Centre de référence sur les agents tératogènes (Crat) avait besoin d’une solution de Ged (gestion électronique de documents) pour les 600 000 articles qui composent son corpus documentaire. En se tournant vers l’éditeur Ant’Inno, elle ne se doutait pas que ce serait les fonctions collaboratives de la box qui lui permettraient de poursuivre son activité durant le confinement.

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    « Comme pour beaucoup de gens, le confinement a été brutal et nous avons dû poursuivre nos missions à domicile, du jour au lendemain », explique Elisabeth Elefant, professeur en médecine et cheffe de service du Centre de référence sur les agents tératogènes (Crat), « pourtant, la bascule a été facile et nous avons pu poursuivre nos interactions professionnelles à distance ».

    Les sept personnes qui composent l’équipe pluridisciplinaire du Crat travaillent habituellement dans un open space situé au cœur de l’hôpital Armand-Trousseau, à Paris.

    Jusqu’au confinement, le travail collaboratif au sein de ce centre de ressources et d’expertise sur les femmes enceintes et allaitantes se faisait surtout à l’oral. Si chacune s’interpellait jusque-là de bureau à bureau, le chat leur a permis d’interagir sur leurs mémos à distance avec la même efficacité.

    enlightenedLire aussi : La GED, projet prioritaire pour 1 PME sur 3 en période de confinement

    Poursuivre la collaboration en confinement

    Cette poursuite des interactions professionnelles malgré le confinement a été possible grâce au logiciel Ant’box qui équipe le Crat depuis deux ans.« En 2017, nous avons décidé de mettre en place un outil en interne qui permette à chacun de se repérer dans la masse de documents que nous manipulons quotidiennement »,....
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    Ged-collaboratives
    À la Ged, les documents, et aux métiers, le collaboratif ? Un peu comme s’il y avait un partage entre back office et front office... Cependant, on demande souvent bien plus à une Ged que de s’en tenir à l’acquisition, au classement et l’exploitation des documents numériques, via des workflows. Inversement, on ne peut figurer un travail collaboratif se passant totalement d’un appui sur des documents. Dès lors, entre Ged et collaboration, à chacun de placer le curseur selon ses usages et ses besoins. Du côté des éditeurs, des fonctionnalités collaboratives sont ajoutées aux solutions. Et l’on peut découvrir sur le terrain les avantages que les professionnels peuvent en obtenir.
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