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Réinventer la collaboration durant le confinement grâce à une Ged

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    Grâce à la Ged collaborative, "la bascule a été facile et nous avons pu poursuivre nos interactions professionnelles à distance", explique Elisabeth Elefant, professeur en médecine et cheffe de service du Crat. (photo d'illustration pch.vector/Freepik)
  • L’équipe du Centre de référence sur les agents tératogènes (Crat) avait besoin d’une solution de Ged (gestion électronique de documents) pour les 600 000 articles qui composent son corpus documentaire. En se tournant vers l’éditeur Ant’Inno, elle ne se doutait pas que ce serait les fonctions collaboratives de la box qui lui permettraient de poursuivre son activité durant le confinement.

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    « Comme pour beaucoup de gens, le confinement a été brutal et nous avons dû poursuivre nos missions à domicile, du jour au lendemain », explique Elisabeth Elefant, professeur en médecine et cheffe de service du Centre de référence sur les agents tératogènes (Crat), « pourtant, la bascule a été facile et nous avons pu poursuivre nos interactions professionnelles à distance ».

    Les sept personnes qui composent l’équipe pluridisciplinaire du Crat travaillent habituellement dans un open space situé au cœur de l’hôpital Armand-Trousseau, à Paris.

    Jusqu’au confinement, le travail collaboratif au sein de ce centre de ressources et d’expertise sur les femmes enceintes et allaitantes se faisait surtout à l’oral. Si chacune s’interpellait jusque-là de bureau à bureau, le chat leur a permis d’interagir sur leurs mémos à distance avec la même efficacité.

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    Poursuivre la collaboration en confinement

    Cette poursuite des interactions professionnelles malgré le confinement a été possible grâce au logiciel Ant’box qui équipe le Crat depuis deux ans.

    « En 2017, nous avons décidé de mettre en place un outil en interne qui permette à chacun de se repérer dans la masse de documents que nous manipulons quotidiennement », explique Elisabeth Elefant ; « il fallait réunir dans un lieu commun nos bases de données bibliographiques et nos documents, et pouvoir y stocker, partager et retrouver nos fiches de synthèse sur les médicaments, nos réponses aux médecins ainsi que réaliser un suivi spécifique sur certains dossiers de patientes jusqu’à la naissance de leur enfant. Cela représente une base d’environ 600 000 articles, constituée depuis 1974 et qui s’étoffe encore à un rythme d’environ 400 documents à indexer et archiver par mois ».

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    « ça nous a changé la vie ! »

    95 % de la littérature scientifique traitée par l’équipe du Crat étant en langue anglaise, son choix s’est rapidement porté sur la solution collaborative de l’éditeur français Ant'Inno en raison de son moteur de recherche crosslingue qui rend possible des recherches dans un corpus documentaire multilingue.

    « L’équipe d’Ant’Inno a été très réactive et disponible », poursuit Elisabeth Elefant ; « elle nous a aidé à travailler sur un cahier des charges en structurant et formalisant nos besoins ».

    Si l’outil a été acheté fin 2018, il faudra attendre le deuxième semestre 2019 pour que l’équipe du Crat y consacre du temps et que le projet se concrétise enfin.

    « Nous avons réellement intégré l’outil dans notre travail quotidien au début de l’été 2019 », se souvient la cheffe de service, « et ça nous a changé la vie ! »

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    Accessibilité, visibilité, traçabilité

    Pour l’équipe du Crat, les changements sont en effet nombreux : accessibilité beaucoup plus rapide de tous les membres de l’équipe à l’ensemble des données du service, tri et mise en valeur des documents, meilleure visibilité et traçabilité des travaux en cours et surtout une meilleure collaboration sur les documents, avec des droits d’accès spécifiques.

    « Nous avons désormais accès au réservoir et à l’expérience du service, ce qui est d’un intérêt quotidien pour nous », s’enthousiasme Elisabeth Elefant, qui se réjouit également que l’outil permette aussi de garder la trace de l’évolution dans le temps de la vision de l’équipe sur un sujet.

    Côté ergonomie et appropriation de l’outil, la médecin se montre tout aussi enthousiaste : « Bien qu’il ait considérablement changé nos habitudes, tout le monde s’est très rapidement approprié l’outil, qui est très intuitif, », explique-t-elle. « Et même au moment du confinement, alors que nous ne sommes pas des expertes en informatique, nous avons pu poursuivre notre travail depuis nos ordinateurs personnels sans assistance ».

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    Explorer les autres fonctionnalités de la Ged

    Cerise sur le gâteau, le confinement a permis à l’équipe d’explorer des fonctions de la box jusque-là inutilisées.

    « Nous avons pris conscience que l’ensemble de nos documents devraient y être disponibles », explique Elisabeth Elefant qui envisage dans un avenir proche d’y intégrer la totalité des documents existants stockés sur les disques ou le serveur de fichiers partagés du Crat.

    « À titre personnel, je me réjouis également que l’outil nous permette de bénéficier d’un archivage externalisé », conclut-elle ; « cela me rassure, car nous avons déjà subi des inondations dans le service ».

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    À la Ged, les documents, et aux métiers, le collaboratif ? Un peu comme s’il y avait un partage entre back office et front office... Cependant, on demande souvent bien plus à une Ged que de s’en tenir à l’acquisition, au classement et l’exploitation des documents numériques, via des workflows. Inversement, on ne peut figurer un travail collaboratif se passant totalement d’un appui sur des documents. Dès lors, entre Ged et collaboration, à chacun de placer le curseur selon ses usages et ses besoins. Du côté des éditeurs, des fonctionnalités collaboratives sont ajoutées aux solutions. Et l’on peut découvrir sur le terrain les avantages que les professionnels peuvent en obtenir.
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