Si
la gestion électronique du courrier n’était pas étrangère au Département des Alpes-Maritimes, elle s’est aujourd’hui largement automatisée et professionnalisée avec l’adoption d’une nouvelle solution : la Gec de FlowerDocs développée par Arondor. A la clé : une numérisation centralisée, une distribution du courrier plus sûre et plus efficace, ainsi qu'une réduction des délais de traitement des demandes effectuées par les usagers, quel que soit le canal.
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C’est en 2006 que le Département des Alpes-Maritimes a mis en place sa gestion électronique du courrier (Gec) originelle. Sauf qu’au bout d’une quinzaine d’années, la solution sur laquelle elle s’appuyait commençait à montrer de sérieux signes de fatigue, sans aucune possibilité d’évolution.
« La numérisation des courriers n’était alors pas obligatoire », précise Michel Riallant, chef du service SPAN, à la direction des services numériques du Département des Alpes-Maritimes. « Nous effectuions simplement un enregistrement des courriers. Ce qui consistait à remplir une fiche d’identification pour chaque courrier. Cette fiche générant un code-barres qui était apposé sur le courrier lui-même pour en assurer le suivi ».
La procédure était devenue chronophage et n’était absolument plus en phase avec les usages numériques actuels.
Lire aussi : Gestion électronique du courrier : à chaque métier sa Gec
Quand un projet en cache un autre
Profitant d’un projet de dématérialisation des demandes de prestations sociales mené avec Arondor, intégrateur et éditeur, et Kofax (logiciels d’automatisation), le Département s’est alors posé aussi la question de la numérisation globale du courrier entrant. L’objectif étant de raccourcir les délais de répons....
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