Les organisations ont beau déployer de nombreux efforts en faveur de la dématérialisation, elles négligent bien souvent un aspect essentiel de cette dernière : la numérisation. Dans la majorité des cas, cette opération est encore réalisée manuellement sur un simple MFP (imprimante multifonctions), ce qui, en plus d’être chronophage, n’apporte aucune valeur ajoutée à la gestion du document numérisé.
Impossible, en effet, de récupérer les données issues d’un document, de l’enrichir de métadonnées, de l’indexer au sein d’une GED, le tout de façon automatique, lorsque le système de numérisation utilisé n’intègre pas les technologies suffisantes. Or, dans 53 % des organisations, les solutions de capture, scanners et autres MFP mis en place pour numériser les documents n’intègrent pas de logiciels dédiés à la reconnaissance ou à l’extraction de données importantes (OCR, LAD/RAD, etc.).
Des processus qui gagneraient en efficacité
L’absence d’outils apportant une réelle valeur ajoutée aux systèmes de numérisation n’impacte pas seulement la numérisation en elle-même : elle limite, plus globalement, le traitement des documents. Ainsi, dans 60 % des cas, ils sont simplement injectés dans une GED ou un ECM après avoir été numérisés. Loin derrière, 37 % des organisations les intègrent à des workflows internes. Ils peuvent également être signés ou paraphés électroniquement (23 %), versés dans un SAE pour un archivage sécurisé (21 %) ou stockés dans un coffre-fort numérique (15 %).
Quel que ce soit le traitement réservé aux documents, celui-ci est, de toute évidence, généralement effectué de façon manuelle. L’exemple le plus parlant est celui de la gestion du courrier entrant, à la fois chronophage, synonyme d’erreurs et à faible valeur ajoutée. Malgré tous ces inconvénients, ce processus est encore réalisé manuellement dans 69 % des organisations, qui ne disposent pas d’une salle de courrier numérique. Ce paradoxe se généralise à de nombreux autres processus documentaires : plus généralement, plus de 7 entreprises sur 10 n’ont déployé ni moteur d’intelligence artificielle (IA), ni RPA (Robotic process automation), ni solution d’automatisation dans au moins l’un de leurs processus de gestion documentaire. L’intérêt de ces technologies semble d’ailleurs loin d’être évident pour les organisations : seulement 13 % d’entre elles songent à injecter plus d’IA dans leurs processus documentaires, et 7 % ont un projet lié à l’automatisation ou à la RPA.
La numérisation intelligente au service de la conformité
En plus de contribuer à rendre certains processus plus efficaces, la numérisation intelligente et les solutions qu’elle intègre (IA et automatisation en tête) assurent aux organisations de mieux respecter les réglementations en vigueur. Elles peuvent notamment permettre d’identifier les données personnelles issues des documents et de les traiter comme il se doit (gestion des accès, archivage, destruction, etc.) ou déterminer le type d’un document qui devra être indexé et archivé dans des conditions particulières. Une aubaine, quand on sait que seulement 23 % des professionnels considèrent que leur organisation propose une couverture “élevée” aux exigences du RGPD (Règlement général sur la protection des données).
De même, la numérisation intelligente peut également répondre aux enjeux liés aux copies fidèle et fiable, grâce auxquelles les organisations peuvent, à terme, détruire leurs documents papier sous certaines conditions. Cette pratique avantageuse n’est cependant répandue que dans 33 % des organisations. Néanmoins, elles sont à 26 % à envisager de se doter prochainement d’un système de numérisation capable de produire des copies fidèles, témoignant d’une certaine prise de conscience.
Une réponse à de nouvelles préoccupations
Synonyme de productivité et de conformité renforcée avec les réglementations, la numérisation intelligente est aussi et surtout un bon moyen de répondre à de nouveaux enjeux business. 58 % des organisations sont ainsi déjà équipées d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs, et 11 % comptent y passer prochainement (répondant ainsi à de futures obligations réglementaires). Autre bon point : plus d’1 organisation sur 2 a déjà numérisé tout ou partie de ses archives patrimoniales, et 14 % l’envisagent également. De quoi répondre à des enjeux d’accessibilité, tout en assurant la sécurité de ces documents et en préservant leur portée historique.
A contrario, 59 % des organisations ne disposent pas d’une solution de dématérialisation utilisable en mobilité, bien que cela soit en projet pour 13 % d’entre elles. Plus globalement, pas moins de 69 % des répondants indiquent que leur organisation n’a pas mis en place de dispositif spécifique (formation collaborateur, logiciel de sécurité, destructeur de document papier, accès par badge, etc.) autour de leur système de numérisation. Une preuve supplémentaire des négligences des organisations en matière de numérisation.
