Soigner la capture de ses documents, c’est avant tout répondre à de multiples questions que se posent toutes les organisations dès qu’elles en reçoivent :
- Quel est leur type ? Bon de commande, facture, contrat, réclamation, courrier, copie de pièce d’identité, bordereau de livraison, etc.
- Quel est leur mode de transmission ? Courrier papier, e-mail, formulaire de contact, etc.
- À quel service ou collaborateur les transmettre ? Un destinataire clairement nommé, ou les ressources humaines, le marketing, la communication, la comptabilité, le service client, la logistique, etc.
- Quel traitement leur est-il réservé ? Demande client à traiter en priorité, justificatifs à archiver, processus de validation voire de signature électronique à déclencher, etc.
- Quel impact ont-ils sur l’activité ? Deadline à respecter, ressources à mobiliser, décisions à prendre, etc.
- Quel doit être leur cycle de vie au sein de l’organisation ? Archivage, destruction, anonymisation, limitation d’accès, etc.
Autant d’éléments que les technologies permettant une numérisation intelligente sont en mesure de fournir instantanément.
Un gain de temps considérable sur l’identification des documents
Dès son entrée au sein de l’organisation, le document doit être rapidement identifié afin de déclencher les processus qui lui sont rattachés. Non seulement son type doit être connu (contrat, bon de commande, facture, etc.), mais également les informations clés qu’il comporte. Ces dernières peuvent dès lors être intégrées à un CRM, un ERP, à un dossier client ou à un projet en cours. Il devient dès lors plus facile de le traiter, de le rattacher à d’autres documents (formulaire, pièce jointe, etc.) et de l’indexer au sein de la GED.
Tirer profit de la technologie de bout en bout
Une fois l’étape de l’identification du document et de l’extraction des données qu’il intègre terminée, il s’agit de le distribuer au bon destinataire. Cette tâche nécessite cependant une certaine anticipation que peut apporter la numérisation intelligente : la personne ou le service recevant le document doit évidemment pouvoir en assurer le traitement, mais il faut également que le parcours de ce dernier au sein de l’organisation soit clairement défini à l’avance. Vers quel outil métier doit-il être injecté ? Quid des données qu’il contient ? Doit-il être archivé après utilisation, et si oui dans quelles conditions et pour quelle durée ? En cas de problème, à qui faire appel ? Autant d’interrogations à se poser pour déclencher les workflows adaptés.
Des processus documentaires toujours plus simples
La numérisation intelligente prend tout son sens dès lors qu’elle est couplée à des technologies correctement paramétrées. Elle efface, en effet, les tâches manuelles sans aucune valeur ajoutée, qui sont régulièrement sources d’erreurs, pour gérer automatiquement l’identification, l’indexation, la saisie et la distribution des documents et des datas. Les outils intégrés garantissent également une recherche optimale des fichiers stockés, étant capables de les croiser et de les enrichir (avec des métadonnées pertinentes, notamment). Retrouver un document ou une information, rattachés à un projet spécifique, n’aura jamais été aussi simple !
La preuve par l’exemple avec deux types de documents sensibles
- Le contrat
Document juridique utile à de multiples services (commercial, juridique ou RH), le contrat est indispensable au maintien de l’activité. Selon son contenu, il peut également déclencher divers processus, notamment de suivi et de validation.
Surtout, il contient un large éventail d’informations (numéro de contrat, date, noms des personnes concernées, etc.) qui alimentent, bien souvent, un CRM, un CMS ou un ERP. Aucune précision, en revanche, quant au service auquel il est destiné, à l’espace de stockage dans lequel il doit être déposé dans le SI ou à son traitement en fin de cycle.
Grâce aux technologies qu’elles intègrent, les solutions de numérisation intelligente sont capables d’allier haute qualité d’image, identification des documents, extraction des datas, indexation automatique et lancement de workflows adaptés. De quoi offrir un gain de temps inestimable aux collaborateurs chargés d’effectuer manuellement ces opérations.
- La facture
Pouvant entraîner des dépenses supplémentaires en cas de retards ou d’impayés, la facture doit faire l’objet d’un traitement très rapide lorsqu’elle entre au sein de l’organisation. Réduire les délais permet également d’avoir une meilleure visibilité sur sa trésorerie.
Pourtant, le traitement manuel des factures est, encore bien souvent, peu efficace et très chronophage. Chaque facture papier reçue par le service courrier doit être identifiée, classifiée, transmise au bon service, vérifiée (après confrontation avec un bon de commande ou un devis), avec toutes les erreurs humaines que cela comporte.
Ce processus gagne largement en efficacité en s’appuyant sur la numérisation intelligente, capable de croiser les données issues de plusieurs documents pour les lier entre eux, vérifier les informations et transmettre directement pour traitement. Les retards de paiement ne seront plus que de l’histoire ancienne !
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