Dématérialisation du dossier des agents publics : enjeux et perspectives

 Découvrez Le Brief de la Démat, la newsletter thématique gratuite d'Archimag dédiée aux professionnels des data, de la dématérialisation et de la transformation numérique !

Historique du dossier du fonctionnaire

Le « dossier du fonctionnaire » est né en 1983 avec la loi portant sur les droits et obligations des fonctionnaires (dite loi Le Pors). Le pas vers l’électronique est franchi bien plus tard, lors de l’adoption de la loi du 3 août 2009.

L’article 18 de la loi est en effet modifié et complété ainsi : « dans des conditions fixées par un décret en Conseil d’État pris après avis de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, le dossier du fonctionnaire peut être géré sur support électronique s’il présente les garanties prévues par les alinéas précédents ».

Lire aussi : Digitalisation du secteur public : les solutions pour la mener à bien

L’ordonnance n° 2021-1574 du 24 novembre 2021 est venue abroger la loi du 13 juillet 1983 et créer les articles L.137-1 et suivants du Code général de la fonction publique, créant ainsi un véritable puzzle juridique constitué d’articles du code, d’un décret et d’arrêtés d’applications parfois génériques ou spécifiques.

Dorénavant, les règles relatives au dossier des agents publics sont celles des articles L.137-1 à L.134-4 du code de la fonction publique et c’est l’article L.137-3 qui précise que le dossier individuel de l’agent public présentant les garanties prévues aux articles L.137-1 et L.137-2 « peut être géré sur support électronique dans des conditions fixées par décret en Conseil d’État pris après avis de la Commission nationale de l’informatique et des libertés ».

Les modalités de la dématérialisation du dossier de l’agent public

Aussi curieux que cela paraisse, le décret en question (décret n° 2011-675) date de 2011, car il avait été pris sous l’empire de la loi de 2009 et reste en vigueur jusqu’à l’adoption de la partie réglementaire du code de la fonction publique initialement prévue pour 2023, mais reportée à 2025.

C’est ce décret qui fixe les règles principales relatives à la dématérialisation du dossier de l’agent. Pour le comprendre, même si la logique n’est pas respectée, il convient tout d’abord de lire l’article 9 qui dispose que les modalités de création et de passage à la gestion des dossiers sur support électronique sont définies par arrêté ou décision de l’autorité administrative ou territoriale pris après avis du comité technique compétent.

Cet arrêté ou cette décision fixe la liste des documents et les catégories de personnels concernés ainsi que le calendrier de mise en œuvre de cette gestion. Il fixe notamment une date à compter de laquelle toute nouvelle pièce versée au dossier ne peut l’être que sous format électronique.

Lire aussi : L’État peut-il imposer aux usagers d’accomplir des démarches administratives en ligne ?

Le comité technique compétent est tenu informé des systèmes d’information et procédés utilisés pour la création et la gestion sur support électronique des dossiers individuels des agents intéressés.