Le marché du logiciel traduit cet état de fait. Au fil des évolutions tant des demandes des organisations, des besoins de leurs utilisateurs et clients, que des technologies ou des exigences réglementaires, leurs offres se sont enrichies et élargies. La gestion électronique des documents (GED) est désormais membre d'une grande famille.
A sa tête, on y place souvent l’Enterprise Content Management (ECM), gérant des contenus structurés ou non. Tout en sachant que l’ECM connaît diverses déclinaisons plus récentes : Intelligent Information Management (IIM), Enterprise Information Management (EIM), etc. Celles-ci prennent en compte en sus, les data, le business process management (BPM), le customer experience management (CEM), le records management, la business intelligence (BI)...
Ces solutions sont aujourd’hui ouvertes et s’intègrent aux principaux logiciels d’entreprises (ERP, CRM, etc.). Ils sont disponibles en configuration locale ou cloud (privé, public, hybride). Leur vente sous licence laisse souvent la place à une tarification selon les usages et les services souscrits.
Depuis l’acquisition jusqu’au seuil de l’archivage électronique, la GED prend en compte tous les aspects de la vie de l’information numérique.
Pour cela, des outils pivots sont à l’œuvre au sein de quatre étapes majeures :
- Acquisition : l’indexation automatique des documents facilite leur catégorisation et l’extraction de données ; agissent la Lecture et la Reconnaissance automatique de documents (LAD-RAD) et la reconnaissance optique de caractères (OCR) ;
- Traitement : un circuit de validation ou workflow est déclenché, avec ses étapes, tâches et utilisateurs dédiés ; les étapes s’enchaînent automatiquement ; les opérations sont traçables. Une étape de signature électronique peut être incluse ;
- Stockage : stockant une information indexée et tracée, la GED répond à l’usage courant qui en est fait ; en intégrant le plan de classement et le référentiel de conservation exigés pour une préservation à plus long terme, elle facilite la mise en œuvre d’un archivage électronique ;
- Diffusion : la GED permet l’envoi de document de diverses façons : à l’unité, en masse, par courrier en éditique, à destination de solutions spécifiques (ex. Chorus Pro pour les factures à la sphère publique), vers un coffre-fort numérique...
A noter : ces étapes font la part belle à l’automatisation qui, notamment grâce à l’intelligence artificielle, gagne sans cesse du terrain.
A chaque organisation de trouver le type de GED qui lui convient.
A des GED métier (ressources humaines, comptabilité, commerce...) qui exposent à un risque de travail en silo - tout en étant cependant reliées au SI de l’organisation -, on peut préférer une GED transverse répondant à des besoins globaux de gestion de documents (factures, devis, contrats, dossiers clients, etc.). C’est une question d’organisation et de recherche d’efficacité.
Pour évaluer les performances de la solution choisie, outre les enquêtes de satisfaction (associées à des indicateurs clés de performance ou KPI), on s’appuie sur le reporting que la GED propose. Il permet de pointer les insuffisances ou dysfonctionnements éventuels, de quoi envisager ensuite les évolutions utiles.
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