CET ARTICLE A INITIALEMENT ÉTÉ PUBLIÉ DANS ARCHIMAG N°374
Au sommaire :
- Dossier : La numérisation au service de la conformité et de l'innovation
- Préparer son projet de dématérialisation : les 8 clés de la réussite
- Copie fidèle : les 10 règles d’or de la dématérialisation
- Numérisation et IA : vers un numérique responsable
- Outils de numérisation et conformité réglementaire
- Les pratiques de numérisation, des chiffres et des actes
Depuis octobre 2016, l’article 1379 du Code civil prévoit que la copie fiable a la même force probante que l’original papier. Autrement dit, en cas de contentieux, la copie fiable d’un document dispose de la même valeur de preuve que son original papier.
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L’article 1379 du Code civil met également en avant deux caractéristiques essentielles du document numérisé : sa fiabilité, puisque le document doit être reproduit à l’identique dans le fond comme dans la forme, et son intégrité, car le document numérisé doit, tout au long de sa conservation, ne pas être altéré ou modifié.
Mise en œuvre de l’article 1379 : le décret n° 2016-1673
Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies détaille les exigences pour s’assurer de posséder une copie fiable au sens de l’article 1379 du Code civil :
- la copie fiable est créée soit par un procédé de reproduction qui entraîne une modification irréversible du support de la copie ; soit par voie électronique, d’un procédé qui répond aux conditions prévues aux articles présentés ci-dessous (art. 2 à 7),
- la numérisation doit inclure des métadonnées sur le document numérisé et sur le contexte de numérisation (art. 2),
- l’intégrité est préservée grâce l’empreinte numérique permettant de détecter toute modification du document (art.3),
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- la copie fiable doit être conservée dans l’optique d’éviter toute altération de son contenu. (art.4),
- les empreintes numériques et les traces des différentes opérations doivent également être conservées au moins aussi longtemps que le document auquel elles sont rattachées (art.5),
- une sécurisation des accès doit être mise en place pour les dispositifs de numérisation et de conservation décrits dans les articles précédents (art. 6),
- une documentation doit accompagner les dispositifs et mesures appliqués dans les articles précédents. Elle doit être conservée aussi longtemps que les documents produits (art.7).
La norme NF Z 42-026
La norme NF Z42-026 publiée en 2017 est le résultat de ces changements dans le Code civil et du décret n° 2016-1673. Cette norme, qui offre des directives précises pour la création de copies numériques fidèles, a su s’imposer comme un référentiel essentiel pour la préservation, la sécurité et la gestion efficace des archives dans un monde de plus en plus digitalisé. Elle propose un ensemble de directives rigoureuses définissant les bonnes pratiques pour la numérisation et la gestion de documents. Elle établit des protocoles précis pour garantir la conversion de documents physiques en versions numériques tout en préservant leur intégrité, leur authenticité et leur confidentialité.
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Tel un guide, la norme NF Z42-026 permet d’optimiser ses processus de numérisation tout en assurant la sécurité et la fidélité de ses archives numériques. La suivre offre de nombreux bénéfices :
- sécurité et authenticité : elle garantit la création de copies numériques fidèles aux originaux, assurant ainsi l’authenticité des documents,
- conformité légale : adopter ses directives permet de se conformer aux normes et réglementations en vigueur pour la gestion documentaire, évitant ainsi des problèmes juridiques,
- optimisation des processus : elle offre un cadre structuré pour rationaliser les processus de numérisation, augmentant ainsi l’efficacité opérationnelle,
- transparence et traçabilité : elle favorise une gestion transparente et traçable des documents, renforçant la confiance et la crédibilité de l’organisation,
- préservation des archives : en préservant l’intégrité des documents, elle garantit la pérennité des archives numériques, évitant ainsi la détérioration ou la perte d’informations cruciales.
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En somme, la norme NF Z 42-026 est bien plus qu’un ensemble de règles. Elle permet de naviguer avec assurance dans le monde numérique en préservant la confiance et l’intégrité des données.
Des changements en 2023
Dans sa nouvelle version de 2023, la norme NF Z 42-026 a connu quelques évolutions, notamment la suppression des cas d’usage présentés au début de la norme et un plan simplifié. Les différentes exigences de la norme ont été numérotées et ne traitent plus que d’un sujet à la fois. De cette manière, il est possible de classer facilement les exigences en cas d’audit, dans un tableau Excel, par exemple.
