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Dossier : La numérisation au service de la conformité et de l'innovation

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    C’est le niveau de criticité d’une catégorie de documents, par exemple en cas de risque élevé de contestation, qui déterminera si l’on privilégie une copie fidèle. (Ashaghedia/Freepik)
  • Ces derniers mois ont été marqués par des évolutions notables en matière de capture et de numérisation, notamment par la révision de la norme NF Z 42-026 et par l’expansion phénoménale de l’intelligence artificielle. Au cœur de ces transformations, l’équilibre délicat entre extraction de données, accessibilité documentaire et respect strict des contraintes budgétaires et normatives se profile comme un défi crucial. Alors, dans un paysage saturé d’informations, comment relever le défi des impératifs métiers, des attentes réglementaires, de l’écoresponsabilité et des innovations offertes par l’IA pour assurer une dématérialisation de qualité ? Et comment les outils peuvent-ils aider ? Zoom sur les fondamentaux de la copie fidèle.

    enlightenedCET ARTICLE A INITIALEMENT ÉTÉ PUBLIÉ DANS ARCHIMAG N°374

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    Au sommaire : 

    - Numérisation : réglementation et norme pour des données conformes
    - Préparer son projet de dématérialisation : les 8 clés de la réussite
    - Copie fidèle : les 10 règles d’or de la dématérialisation
    - Numérisation et IA : vers un numérique responsable
    - Outils de numérisation et conformité réglementaire
    - Les pratiques de numérisation, des chiffres et des actes


    Reproduction à l’identique de la forme et du contenu d’un document, la copie fidèle participe à la mise en place d’un environnement dématérialisé sécurisé et exploitable juridiquement. Quatre concepts incontournables permettent d’appréhender la copie fidèle et d’en comprendre les fondamentaux :

    • la chaîne de numérisation : fusion organique de matériels, d’organisations et de logiciels, allant de l’accueil des documents d’origine à la production des livrables numériques. Ce processus constitue le socle même de toute transformation documentaire ;
    • la fidélité formelle : garante de la reproduction précise, tant dans la forme que dans le contenu, des documents d’origine, cette fidélité assure l’intégrité et la conformité aux normes établies des documents numérisés ;

    Lire aussi : Les flops de la dématérialisation : 13 mauvaises pratiques décryptées

    • l’opérateur de numérisation (OP) : acteur central chargé de la réception, de la numérisation des lots de documents d’origine et de la transmission des livrables numériques structurés pour le donneur d’ordre (DO). Il orchestre la transition efficace vers un format numérique répondant aux normes requises ;
    • la convention de numérisation : ensemble de règles, normes et procédures établies pour guider le processus de conversion de documents physiques en format numérique. Cette convention souscrite entre le donneur d’ordre et l’opérateur de numérisation définit les paramètres et les pratiques à suivre afin d’assurer une numérisation cohérente, précise et conforme aux besoins spécifiques d’une organisation. Elle peut englober divers aspects, tels que les critères de qualité d’image, les formats de fichiers acceptables, les méthodes d’indexation des documents numérisés, les protocoles de stockage et de sauvegarde, ainsi que les normes de sécurité.

    Niveau de qualité requis

    Ces fondements éclairent la voie d’une gestion documentaire entièrement numérique. Pour une numérisation conforme, il est essentiel d’opter pour des solutions qui facilitent l’extraction automatique des données, grâce aux outils de Lad/Rad.

    Le choix d’une numérisation doit être en accord avec un budget défini et il est primordial de délimiter le champ d’application tout en ciblant les exigences spécifiques afin d’éviter des coûts superflus ou de s’engager dans une démarche de sur qualité.

    Lire aussi : Dématérialiser en faisant appel à une entreprise adaptée

    Les professionnels de l’information se penchant sur la copie fidèle doivent donc aligner le niveau de qualité requis en fonction de la typologie des documents dématérialisés. En cas de risque élevé de contestation pour une catégorie spécifique, il est impératif de privilégier une copie fidèle, tandis qu’une copie simple peut être envisagée pour des documents courants de travail.

    L’enjeu réside dans la capacité du professionnel de l’information à ajuster le niveau de qualité en fonction de la criticité du document. Alors, comment concilier accessibilité, extraction de données et contraintes budgétaires et normatives ?

    Appréhender un projet de numérisation

    Pour relever ce défi et bien appréhender un projet de numérisation, il est indispensable de prendre en compte les règles d’or de la copie fidèle, les clés pour chiffrer son fonds ainsi que les grandes étapes d’un projet de numérisation. Les apports de l’intelligence artificielle (IA), les innovations récentes des outils, ainsi que l’importance de la dématérialisation responsable dans un projet de dématérialisation sont des éléments à aborder dans leur globalité en 2024 (voir pages suivantes).

    Ce cheminement vers une compréhension approfondie passe nécessairement par l’exploration approfondie des principes et des réglementations encadrant la dématérialisation. Cette maîtrise est fondamentale pour naviguer dans les normes actuelles et respecter les cadres légaux, pierres angulaires d’une mise en œuvre réussie.

    Lire aussi : Scanners : petit volume, grande variété

    Dans la planification de cette transition, l’évaluation minutieuse des coûts et des investissements est cruciale pour optimiser les ressources allouées. Des approches progressives aux transformations complètes, explorer les différents modèles de numérisation permet de sélectionner la voie la plus adaptée aux besoins spécifiques. Le choix d’un prestataire qualifié joue un rôle crucial dans la réussite de cette dématérialisation ; d’où l’importance de la réflexion sur les critères clés de sélection lors de cette transition.

    Il est également primordial de découvrir comment l’IA et la digitalisation responsable convergent pour façonner un impact positif sur l’environnement et l’efficacité des processus organisationnels. Les avancées technologiques de l’IA de ces dernières années apportent de nouvelles possibilités dans la numérisation et la capture d’un fonds.

    Enfin, la découverte des outils de numérisation innovants offre un aperçu des technologies qui facilitent et accélèrent le processus de dématérialisation. Ce vaste éventail d’outils se révèle être un levier indispensable pour mener à bien cette transformation numérique.

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    Rencontre avec Stéphane Roder, le fondateur du cabinet AI Builders, spécialisé dans le conseil en intelligence artificielle. Également professeur à l’Essec, il est aussi l’auteur de l’ouvrage "Guide pratique de l’intelligence artificielle dans l’entreprise" (Éditions Eyrolles). Pour lui, "l’intelligence artificielle apparaît comme une révolution pour l’industrie au même titre que l’a été l’électricité après la vapeur".

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