Outils de numérisation et conformité réglementaire

Le 23/05/2024 Axel Halsenbach

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Pour respecter la conformité réglementaire, il est nécessaire d’opter pour des outils post-numérisation qui facilitent la capture automatique des métadonnées. (freepik/anatolir)

Les outils dédiés à la capture de documents s’appuient sur différentes technologies pour garantir une numérisation qui soit conforme aux attentes des organisations comme à la réglementation. Automatisation et IA générative font partie des innovations récentes.

CET ARTICLE A INITIALEMENT ÉTÉ PUBLIÉ DANS ARCHIMAG N°374

Au sommaire :

- Dossier : La numérisation au service de la conformité et de l'innovation
- Numérisation : réglementation et norme pour des données conformes
- Préparer son projet de dématérialisation : les 8 clés de la réussite
- Copie fidèle : les 10 règles d’or de la dématérialisation
- Numérisation et IA : vers un numérique responsable
- Les pratiques de numérisation, des chiffres et des actes

La numérisation des documents est une étape essentielle de la transition digitale. Les prestataires de services doivent s’accorder sur les paramètres techniques et les pratiques opérationnelles nécessaires pour garantir une reproduction électronique parfaitement conforme à l’original papier, c’est-à-dire qui conserve le contenu du document et sa forme, avec une fidélité absolue.

"Selon le mode de numérisation, il faut respecter un cahier des charges pour apporter la conformité demandée par les organisations publiques ou privée", explique Vanessa Fleiszbein, directrice marketing chez Numen, éditeur de solutions de traitement de données et de documents qui propose, entre autres, des prestations de numérisation.

Capture fidèle

"Les scanners jouent un rôle crucial dans le processus de numérisation fidèle", explique Franck Decker, dirigeant et fondateur de Progedoc, société spécialisée dans les services de numérisation et de gestion électronique de documents (Ged). De nombreuses fonctions y sont proposées pour atteindre la conformité. "Offrir une résolution élevée permet de créer des copies numériques très claires et lisibles des documents", affirme Franck Decker. Un moyen de garantir que tous les détails, même les plus fins, sont capturés fidèlement (caractères, graphiques, images, etc.).

En outre, utiliser des formats d’archivage de fichiers qui conserve cette qualité est primordial. C’est le cas pour les images avec le format TIFF, qui est davantage fidèle.

Extraction de données

Pour respecter la conformité réglementaire, il est nécessaire d’opter pour des outils post-numérisation qui facilitent la capture automatique des métadonnées (comme la date de numérisation, le type de document, etc.). Elle est essentielle pour faciliter le suivi des documents et assurer la conformité aux exigences de gestion des archives et des preuves documentaires.

"Une numérisation sans extraction de données n’a pas d’intérêt", explique Vanessa Fleiszbein. "Les fonctions de Lad/Rad (lecture et reconnaissance automatiques de documents), d’OCR (reconnaissance optique de caractères), de text mining, de RPA (automatisation robotisée des processus), sont des choix classiques". Bien que ces technologies permettent d’obtenir jusqu’à 99 % de précision, un contrôle humain pour assurer un niveau de conformité optimal peut être recommandé.

Apports de l’IA générative

L’intelligence artificielle générative (IAG) se démarque par son efficacité. "L’IAG est capable de générer de nouveaux contenus et de traiter des données de manière intelligente", confirme Franck Decker.

Progedoc aspire à mettre plusieurs de ces avancées au service de ses clients, notamment pour réduire les risques de non-conformité :

des analyses prédictives pour la gestion des risques : en identifiant les endroits où des problèmes de conformité sont susceptibles de survenir ;
des personnalisations des processus de conformité : en générant des workflows personnalisés et des règles basées sur l’analyse des données de l’entreprise et les exigences réglementaires ;
des révisions et des améliorations des documents : pour assurer qu’ils respectent les normes réglementaires dans le temps (conformité linguistique, cohérence des termes réglementaires, etc.).

En ce qui concerne le paramétrage, des nouveautés d’exécutions voient le jour. "Tout se fait à partir de prompts (qui varient selon les projets) pour récupérer les informations dont nous avons besoin", indique Franck Decker. "Cela nous éloigne des modèles de configuration classiques".