CET ARTICLE A INITIALEMENT ÉTÉ PUBLIÉ DANS ARCHIMAG N°374
Au sommaire :
- Dossier : La numérisation au service de la conformité et de l'innovation
- Numérisation : réglementation et norme pour des données conformes
- Copie fidèle : les 10 règles d’or de la dématérialisation
- Numérisation et IA : vers un numérique responsable
- Outils de numérisation et conformité réglementaire
- Les pratiques de numérisation, des chiffres et des actes
Clé n° 1 : évaluer précisément le volume à traiter
Le succès émerge de la précision dans l’évaluation du volume de documents à numériser, base essentielle pour une planification réussie. L’échec survient lorsque cette évaluation est imprécise, entraînant des retards, des erreurs de planification et des surcoûts.
Conseil : Pour évaluer les volumes, considérez qu’un mètre linéaire équivaut à environ 5 000 feuilles.
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Clé n° 2 : bien estimer la préparation à réaliser sur les dossiers
Il est important d’évaluer les efforts de préparation requis pour chaque dossier : déconditionnement, tri, remise en ordre, etc. Un tri minutieux impacte fortement le temps de traitement et donc les coûts d’un projet.
Conseil : réaliser des tests sur un échantillon vous permettra d’estimer le temps nécessaire à plus grande échelle.
Clé n° 3 : considérer l’état des documents
Évaluer l’état des documents est fondamental pour anticiper les actions de remédiation nécessaires. Des documents altérés requièrent des opérations minutieuses (dépollution, mise à plat, etc.), impactant le temps de préparation.
Conseil : assurez-vous que votre équipe dispose des équipements nécessaires pour faciliter la préparation.
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Clé n° 4 : bien analyser la spécificité et la structure des documents
La réussite réside dans une analyse minutieuse des spécificités des documents et de leur structure pour une extraction automatisée des champs d’indexation. Sauter cette étape en se contentant d’une analyse superficielle, c’est s’exposer ensuite à des difficultés d’extraction.
Conseil : évaluez le pourcentage de documents structurés pour disposer d’une meilleure vision.
Clé n° 5 : structurer les champs d’indexation
Définir précisément les champs d’indexation nécessaires est important pour une recherche future efficace.
Conseil : interrogez les bénéficiaires sur leurs besoins de recherche et exploitez un référentiel interne existant pour gagner en temps et en qualité.
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Clé n° 6 : bien choisir les modalités de livraison
Il est primordial d’anticiper en amont et de privilégier une méthode de livraison qui soit à la fois sécurisée et accessible.
Conseil : étudiez la faisabilité de déposer directement les dossiers numérisés dans l’outil métier ou dans votre système d’archivage électronique en interrogeant les bénéficiaires et les fournisseurs de solutions.
Clé n° 7 : fixer des objectifs clairs pour le sort final des documents numérisés
Définir le sort final des documents numérisés est une sécurité et un gage de clarté dans les objectifs d’un projet de numérisation. Pour cela, il convient d’aligner le sort final avec l’usage prévu des documents numérisés : versement dans un système d’archivage électronique, tri pour les archives définitives, versement vers les archives nationales ou départementales, ou tout simplement élimination. Sans cette précaution de départ, le risque est de provoquer une montée exponentielle du volume des documents et la conservation de documents contenant des données à caractère personnel.
Conseil : informez-vous donc sur la durée d’utilité administrative (DUA) de vos documents et sur le référentiel RGPD de votre organisation pour décider du sort final.
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Clé n° 8 : estimer les coûts avec clairvoyance
Des estimations imprécises sur les coûts peuvent constituer un écueil majeur pour tout projet de numérisation.
Conseil : assurez-vous auprès de vos différents prestataires de disposer d’une vue précise des coûts pour une planification optimale.
