Archiviste - Spécialiste en Gouvernance de l’Information

Latham & Watkins, un cabinet d'avocats international régulièrement classé parmi les meilleurs cabinets au monde, recherche un(e) Archiviste - Spécialiste en Gouvernance de l’Information pour rejoindre notre bureau de Paris.

A propos Latham & Watkins

Avec des bureaux dans 14 pays, plus de 3 000 avocats et 2 500 personnels de support, la clé de notre succès et de notre capacité à fournir un service de la plus haute qualité à nos clients est notre culture "one-firm" - un esprit d'équipe et un engagement commun envers l’excellence dans tous nos bureaux qui distingue depuis longtemps Latham des autres cabinets d'avocats.

Pour travailler avec les meilleurs avocats du monde, il faut des personnes exceptionnelles, une technologie primée, une formation continue et un environnement de travail collaboratif. Latham & Watkins s'engage envers le développement professionnel de ses employés et leur offre des possibilités de promotion. Nous offrons à nos employés la possibilité d'acquérir de l'expérience en travaillant avec certains des plus gros clients internationaux dans un environnement qui privilégie la créativité et le travail d'équipe.

A propos du rôle

En tant que spécialiste, vous serez chargé de répondre aux demandes (simples ou complexes) de dossiers et d'informations émanant des avocats et du personnel, ce qui implique de localiser et de récupérer les dossiers appropriés en utilisant tous les outils de recherche disponibles, y compris des ressources manuelles et électroniques. D’autres responsabilités clés incluent :

• Créer et enregistrer de nouveaux dossiers, physiquement et dans notre système de gestion des dossiers.
• Examiner de manière proactive le contenu du système de gestion des dossiers et être capable d’identifier des erreurs et de les corriger ; faire preuve d'un haut niveau de compétence dans les fonctionnalités du système de gestion des dossiers, dans les procédures du département et dans son rôle de ressource pour les autres membres du personnel.
• Coordonner et/ou exécuter une partie ou la totalité de l’archivage physique et des procédures de stockage hors site ; traiter les dossiers entrants et sortants ; maintenir la cohérence des données entre les bases de données du fournisseur et du cabinet ; traiter les factures du fournisseur.
• Aider à la gestion de l'espace ; organiser et classer les grandes collections de documents dans la zone centrale de classement et dans espaces d’archivage ; préparer et tenir à jour un inventaire des dossiers en cours ; communiquer avec les avocats et les paralegals lorsque les dossiers sont en suspens ou clos afin d'accélérer la destruction ou l’archivage.
• Aider au passage en revue et aux tâches administratives liées aux transferts des dossiers, aux demandes d'accès aux données et aux destructions.

A propos de vous

Nous serions ravis de vous rencontrer si vous :

• Parlez couramment le français, et avez de bonnes connaissance de l'anglais et de l'espagnol.
• Etes capables d’appliquer les procédures et de faire preuve d'un souci du détail dans toutes vos tâches
• Faites preuve de compétences interpersonnelles bien développées, y compris la capacité d'interagir efficacement avec les avocats, la direction, le personnel de support et les contacts extérieurs (y compris les clients).
• Vous épanouissez dans un environnement de travail d'équipe qui met l'accent sur le service client.

Et si vous avez :

• De l’expérience, des connaissances et/ou compétences dans les principes de la gestion des dossiers, dans la gestion des données électroniques et les outils qui y sont relatifs.
• Une bonne connaissance des principes, des bonnes pratiques et des procédures en matière de gouvernance de l'information, de sécurité des données et de protection de la vie privée.
• De solides compétences en matière de communication, tant écrite que orale
• La capacité de traiter des informations confidentielles et sensibles avec la discrétion appropriée.

Les candidats retenus bénéficieront non seulement d'une opportunité d'emploi exceptionnelle et d'un environnement accueillant, mais aussi d'une rémunération globale généreuse, avec des primes accordées en reconnaissance des performances individuelles et du cabinet. Les employés éligibles peuvent bénéficier du programme d'avantages sociaux très complet de Latham qui comprend :

• Une complémentaire santé avantageuse, un programme de prévoyance, un plan d’épargne salariale (participation)
• Titres restaurant, remboursement de 50% du titre de transport
• Des programmes de bien-être (adhésion au programme HeadSpace, accès aux services de bien-être mental, accès à une salle de sport, événements liés au bien-être, etc.)
• Des Programmes de développement professionnel
• Des remises pour les employés
• Et plus encore !

En outre, nous disposons d'une série de groupes d'affinité mondiaux (notamment le LGBTQ group, le Multicultural group, le Women’s group). Ces groupes offrent une plateforme permettant au personnel de partager des expériences, des conseils et des intérêts, encourageant ainsi une discussion continue sur la diversité.

Latham & Watkins est un employeur qui promeut l'égalité des chances. Notre engagement en faveur de la diversité, de l'égalité des chances, du pro bono et du développement durable permet à Latham & Watkins de puiser dans une richesse remarquable de talents pour créer l'un des plus grands cabinets d'avocats au monde. Nos avocats et notre personnel de support dans le monde entier représentent un riche mélange de races, d'origines ethniques, de religions, d'orientations sexuelles, de cultures et de langues maternelles. Notre diversité fait de nous ce que nous sommes.