Il est encore fréquent de devoir passer du support papier au support numérique, ou inversement. Mais fidélité, voire fiabilité, et confiance doivent être au rendez-vous. Voici ce qui distingue une copie numérique fidèle d'un cachet électronique visible selon leurs objectifs, leurs fondements juridiques, leurs dispositifs et leurs perspectives.
Copie numérique fidèle | Cachet électronique visible |
Objectifs :
- Produire des copies numériques fidèles de documents papier.
- La copie reproduit à l’identique la forme et le contenu.
- Après numérisation, le document papier peut être supprimé.
- Cela concerne les documents commerciaux, les contrats, les documents administratifs…
- Les documents patrimoniaux sont exclus.
| - Le cachet électronique visible (CEV),
"apposé sur un document, permet de garantir l’authenticité, l’intégrité et
la non-répudiation de données figurant également sur le même support physique et/ou numérique". - (source FNTC)
- Visuellement, il se présente comme un code 2 D.
- Il concerne tous types de document,
papier ou numérique. - Le CEV est un outil de lutte contre la fraude documentaire.
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Fondements :
- Article 1379 du Code civil, modifié par l’ordonnance du 10 février 2016 : « La copie fiable a la même force probante que l’original… »
- Décret du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1379 du Code civil. Il dresse la liste des procédés techniques applicables aux copies fidèles pour en faire des copies fiables :
– empreinte électronique ;
– horodatage qualifié ;
– cachet électronique qualifié ;
– signature électronique qualifiée ;
– conditions de conservation. - Norme NF Z42-026 de mai 2017 donnant « définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations ». Marque Afnor NF 544.
| - Décret du 16 juillet 2013 : « Les pièces justificatives (…) comportant un dispositif technique en assurant l’authenticité, ne peuvent être refusées par les services chargés de l’instruction de ces procédures ».
- L’Agence nationale des titres sécurisés (ANTS), mandatée par le ministère de l’Intérieur, met en place la solution 2D-Doc pour lutter contre la fraude et sécuriser les données échangées sous forme papier entre l’usager et l’administration.
- Le dispositif aussi appelé cachet électronique visible est porté depuis 2014 par la Fédération des tiers de confiance du numérique (FNTC) dans la sphère privée.
- 2016 : création de l’Association internationale de gouvernance du CEV (AIGCEV).
- Les entreprises souhaitant générer ou valider des CEV doivent être référencées par l’ANTS.
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Dispositifs :
- La norme NF Z42-026 précise les relations entre le donneur d’ordres, propriétaire des documents, et l’opérateur de numérisation.
- Leurs relations contractuelles sont définies dans une convention de numérisation.
- Le processus complet est pris en compte : collecte des documents, préparation des lots, numérisation (indexation), contrôle qualité, livrables numériques des copies fidèles, avec éléments de traçabilité et d’intégrité associés, leur contrôle et leur validation.
| - La technologie CEV permet d’associer au document
- électronique un code signé numériquement contenant les informations de base du document (adresse, nom, identifiant, montant…), puis de lier l’ensemble de façon indissociable. Créé électroniquement, le document peut être imprimé. Il reste conforme à son original numérique.
- En pratique, ce code 2D peut être scanné (scanner type douchette ou application pour smartphone) pour accéder aux informations embarquées.
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Perspectives :
- Lorsque l’on envisage la destruction des documents papier numérisés, l’intégration d’un archivage à vocation probatoire devient un enjeu : norme NF Z42-013.
| - Dès lors que la chaîne dématérialisées sera complète, avec des pièces signées et transmises de façon totalement électronique, le CEV aura-t-il toujours sa pertinence ?
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