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Visionnez toutes les vidéos de notre série Comment traiter un vrac d'archives en 5 étapes :
- #1 L'état des lieux
- #2 Le plan de classement
- #3 Le nommage
- #4 Le traitement archivistique
- #5 Le conditionnement & l'export Seda
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Découvrez le guide pratique d'Archimag :
Maîtriser son archivage hybride ou électronique
Ce guide est la bible des archivistes puisqu’il aborde l’archivage sous l’angle hybride et purement électronique. Il fait le point sur tout le cadre légal et normatif, recense de nombreuses méthodes qui peuvent vous aider au quotidien, développe les problématiques qui intéressent aujourd’hui les professionnels et présente également les prestataires et les outils dédiés à l’archivage hybride ou électronique.
EN BONUS, ce guide est accompagné d’un 2e guide gratuit, qui contient toutes les durées légales de conservation de documents, entièrement mises à jour et combinées aux mentions RGPD. De quoi vous permettre d’être totalement au point sur la conservation de toutes les données de votre organisation !
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Si vous en êtes à cette étape, c'est que vous avez correctement mené la première phase du traitement d'un vrac d'archives papier ou numérique qui consiste à réaliser son état des lieux : réunir toutes les archives dans un endroit unique, suspendre les communications (s'il s'agit d'archives papier), analyser le fonds à trier puis réaliser le tri. Toutes ces étapes sont expliquées dans la première vidéo de notre série : Traiter un vrac d'archives en 5 étapes #1 L'état des lieux.
Une fois ce diagnostic réalisé, il est temps de passer au plan de classement.
> Lire aussi : Vrac numérique : un chantier qui ne s'improvise pas
Qu'est-ce qu'un plan de classement ?
Un plan de classement est un outil qui permet de s’orienter de façon méthodique dans un fonds documentaire ou une collection.
En pratique, il s’agit d’une liste ou un tableau qui présente de façon structurée et hiérarchisée l’ensemble de la production d’archives, présente et à venir, d’une organisation.
> Lire aussi : Vrac numérique : comment mettre en place une stratégie simple et moderne de records management
Comment faire ?
Cette étape est sensiblement identique pour le papier comme pour le numérique. Il s’agit de faire entrer les liasses ou dossiers de documents dans un plan de classement défini.
Ce travail se fait soit en fonction du plan de classement du service archives qui existe déjà, pour un fonds versé, par exemple, soit à partir de zéro.
Dans ce cas, vous devrez alors...
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Maîtriser son archivage hybride ou électronique
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