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Visionnez toutes les vidéos de notre série Comment traiter un vrac d'archives en 5 étapes :
- #1 L'état des lieux
- #2 Le plan de classement
- #3 Le nommage
- #4 Le traitement archivistique
- #5 Le conditionnement & l'export Seda
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Découvrez le guide pratique d'Archimag :
Maîtriser son archivage hybride ou électronique
Ce guide est la bible des archivistes puisqu’il aborde l’archivage sous l’angle hybride et purement électronique. Il fait le point sur tout le cadre légal et normatif, recense de nombreuses méthodes qui peuvent vous aider au quotidien, développe les problématiques qui intéressent aujourd’hui les professionnels et présente également les prestataires et les outils dédiés à l’archivage hybride ou électronique.
EN BONUS, ce guide est accompagné d’un 2e guide gratuit, qui contient toutes les durées légales de conservation de documents, entièrement mises à jour et combinées aux mentions RGPD. De quoi vous permettre d’être totalement au point sur la conservation de toutes les données de votre organisation !
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Si vous en êtes à cette étape, c'est que vous avez correctement mené les premières phases du traitement d'un vrac d'archives papier ou numérique que sont l'étape de l'état des lieux, celle du plan de classement, celle du nommage et celle du traitement archivistique du fonds.
La phase du conditionnement (pour les archives papier) et celle de l'export au format Seda (pour les archives numériques) constituent la toute dernière étape du traitement d'un vrac d'archives. Celle-ci ne doit pas être négligée car elle est très importante : c’est elle qui va clore l'ensemble du processus de tri et de nettoyage des archives pour permettre leur bonne communication aux lecteurs éventuels.
> Lire aussi : Vrac numérique : un chantier qui ne s'improvise pas
Le conditionnement des archives papier
Lorsque les documents sont cotés selon le plan de classement défini, ils doivent ensuite être intégrés dans les magasins d’archives. Le vrac d'archives papier est alors trié et structuré. Et les documents sont désormais prêts à être ouverts à la communication.
C’est seulement à partir de ce moment-là que vous pourrez, si vous le souhaitez, envisager une politique de numérisation en masse. Ne seront alors numérisés que ceux qui doivent l’être.
> Lire aussi : Vrac numérique : comment mettre en place une stratégie simple et moderne de records management
L'export des archives numériques au format Seda
S’il votre vrac est constitué d’archives électroniques, c’est le moment de l’export du paquet d’archives vers le standard d’échange de données pour l’archivage (Seda). Ce format, qui n'est obligatoire que pour les archives publiques, permet de faire dialoguer entre eux plusieurs ensembles d’archives numériques à partir des métadonnées précédemment renseignées.
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Maîtriser son archivage hybride ou électronique
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