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Vrac numérique : un chantier qui ne s'improvise pas

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    Ce dossier d’Archimag passe en revue plusieurs outils et propose une méthode très pratique pour le traitement du vrac numérique. (Freepik/@chevanon)
  • Quelle est l’origine d'un vrac numérique ? Comment se manifeste-t-il ? Quelle est son ampleur ? L’entassement croissant et pas toujours cohérent de documents sur les serveurs est un phénomène qui touche les entreprises comme les administrations. Pour faire face, à quelle théorie archivistique peut-on se rattacher ? Découvrez dans ce dossier complet une méthode pratique et rigoureuse qui permet de le résorber ainsi que différentes sortes d’outils logiciels à votre disposition pour cette gestion. Enfin, un retour d’expérience vous explique comment le ministère des Armées a adopté une solution de gestion des vracs numériques pour les milliers de documents de ses marchés publics, et les bénéfices retirés.

    Temps de lecture : 6 minutes

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    Sommaire du dossier :

    Doublons, triplons, fichiers périmés, nommage approximatif, versions redondantes… Ces fléaux sont aujourd’hui parfaitement identifiés par les professionnels de la gouvernance documentaire.

    Les causes, elles aussi, sont bien connues : des serveurs organisés en silos, des applications dispersées sur lesquelles les salariés produisent et partagent leurs documents de travail, le manque de cohérence, etc. Et au rythme actuel de la croissance des volumes d’information, toutes les organisations seront confrontées, à un moment ou à un autre, à un problème de dispersion de leurs fichiers numériques.

    enlightenedLire aussi : Vrac numérique : comment mettre en place une stratégie simple et moderne de records management

    Un vrac numérique : c'est quoi ?

    vrac-numerique-illustration-barrosSelon l’« Abrégé d’archivistique » qui fait autorité en la matière, le vrac numérique désigne un ensemble de documents bureautiques très hétérogènes se caractérisant par une absence fréquente de règles de classement et de nommage, l’utilisation de caractères susceptibles de poser des problèmes, un stockage aléatoire et une arborescence construite sans logique prédéfinie.

    Lors de l’édition 2020 du salon Documation, la question du vrac numérique a fait l’objet de plusieurs conférences et confirmé une tendance :

    « Ce déluge informationnel provoque de multiples désordres : perte de temps, risque de disparition de fichiers, redondance, conservation d’information inutile ou obsolète », constate Noureddine Lamriri (Everteam).

    Vrac numérique : grosse perte de temps !

    Tout salarié peut en effet témoigner du temps perdu à rechercher une information située dans un document qu’il a du mal à localiser : dans sa messagerie ? sur le disque dur de son ordinateur ? sur les serveurs de l’entreprise ? dans les nuages ? Selon certaines études, un salarié passe environ 7 heures et 30 minutes par semaine à rechercher une information. Ces chiffres seront bien évidemment contestés, mais ils révèlent l’ampleur du problème.

    Et à cette perte de temps, on peut désormais ajouter tous les enjeux juridiques sur la protection des données personnelles liés au Règlement général sur la protection des données (RGPD).

    enlightenedLire aussi : Xelians s’appuie sur l’IA pour mettre fin au vrac numérique

    Des outils pour fluidifier et automatiser

    Par chance, des outils permettent aujourd’hui de fluidifier et d’automatiser la gouvernance documentaire. Ces outils procèdent dans un premier temps à une analyse d’un serveur via un connecteur. Dans un deuxième temps, ils produisent un graphique des fichiers détectés (format, poids, date de création…).Des actions ....
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    L’entassement croissant et pas toujours cohérent de documents sur les serveurs est un phénomène qui touche les entreprises comme les administrations. Quelle est l’origine de ce vrac numérique ? Comment se manifeste-t-il ? Quelle est son ampleur ? Pour faire face, à quelle théorie archivistique peut-on se rattacher ? En pratique, une méthode rigoureuse permet de le résorber. De plus, différentes sortes d’outils logiciels sont à disposition pour cette gestion. Retour d’expérience au ministère des Armées.
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