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Traiter un vrac numérique : mode d'emploi

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    "Tous les métiers doivent être sensibilisés au traitement du vrac numérique", estime Marie Jenner, consultante AMOA au sein du cabinet Serda Conseil. (Freepik/@wayhomestudio)
  • On ne se jette pas tête baissée dans un vrac numérique. Son traitement répond à une méthode pratique et à un certain nombre d’exigences rigoureuses. Marie Jenner, consultante AMOA au sein du cabinet Serda Conseil, présente cette méthode complète pour traiter un vrac numérique : les questions à se poser avant de l'aborder, comment l'évaluer, comment identifier et supprimer les doublons, les règles de nommage, les outils dédiés et bien d'autres conseils très utiles !

    Temps de lecture : 6 minutes

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    Sommaire du dossier :

    marie-jenner-vrac-numeriqueQuelles questions faut-il se poser au moment d’aborder un vrac numérique ?

    Avant de se lancer dans le traitement d’un vrac numérique, il est crucial de se poser les bonnes questions et ne pas se lancer tête baissée dans un tel chantier. Cette étape d’analyse prend un certain temps car il faut comprendre le vrac numérique, et analyser sa structure…

    Une fois effectué, ce travail permet de dégager les tendances et les grandes orientations de travail pour le traitement du vrac.

    Ce travail est organisé autour de quatre grandes questions :

    1. La volumétrie du vrac : est-elle de 5 gigaoctets ou de 10 téraoctets ? En fonction de cette volumétrie, on ne choisira pas les mêmes outils pour traiter ce vrac numérique.
    2. La proportion et la nature des documents concernés : formats bureautiques, fichiers photo, vidéo… Là aussi, les orientations de travail dépendront de la réponse.
    3. La structure du vrac numérique : car l’arborescence bureautique n’est pas la même selon qu’il s’agit d’un vrac produit par une personne partie à la retraite ou par un service de l’organisation. Il faut donc entrer dans la logique du producteur et comprendre les missions qu’il menait au sein de l’organisation.
    4. L'identification des versions provisoires et les doublons que l’on pourra éliminer tout de suite.

    Une fois que ces quatre points sont éclaircis, on peut entrer dans le traitement du vrac.

    enlightenedLire aussi : Archivage électronique : comment mettre en place et gérer son système numérique

    Comment évaluer un vrac numérique ?

    Il faut établir une grille d’évaluation avec une série de critères correspondant à la logique de l’organisation.

    Cette grille d’évaluation peut contenir par exemple des critères historiques, des critères de preuve, des critères réglementaires (durée de conservation, sort final…), des critères de valorisation attachée à un document ou à un sujet particulier, des critères de contexte politique par exemple, des critères liés à des risques d’obsolescence technique (évolution des formats, déménagement…), des critères de positionnement de la personne (souvent le service archives) qui réalise le traitement du vrac.

    La question des doublons se pose régulièrement : comment les identifier et les éliminer ?

    Il existe des outils très efficaces pour identifier les doublons.La procédure est simple : il suffit d’importer le vrac numérique dans un outil qui repère les doublons en comparant l’empreinte numérique des documents à leur empreinte numérique. Chaque document bureautique possède une empreinte unique et invisibl....
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    vrac-numerique
    L’entassement croissant et pas toujours cohérent de documents sur les serveurs est un phénomène qui touche les entreprises comme les administrations. Quelle est l’origine de ce vrac numérique ? Comment se manifeste-t-il ? Quelle est son ampleur ? Pour faire face, à quelle théorie archivistique peut-on se rattacher ? En pratique, une méthode rigoureuse permet de le résorber. De plus, différentes sortes d’outils logiciels sont à disposition pour cette gestion. Retour d’expérience au ministère des Armées.
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