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Visionnez toutes les vidéos de notre série Comment traiter un vrac d'archives en 5 étapes :
- #1 L'état des lieux
- #2 Le plan de classement
- #3 Le nommage
- #4 Le traitement archivistique
- #5 Le conditionnement & l'export Seda
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Découvrez le guide pratique d'Archimag :
Maîtriser son archivage hybride ou électronique
Ce guide est la bible des archivistes puisqu’il aborde l’archivage sous l’angle hybride et purement électronique. Il fait le point sur tout le cadre légal et normatif, recense de nombreuses méthodes qui peuvent vous aider au quotidien, développe les problématiques qui intéressent aujourd’hui les professionnels et présente également les prestataires et les outils dédiés à l’archivage hybride ou électronique.
EN BONUS, ce guide est accompagné d’un 2e guide gratuit, qui contient toutes les durées légales de conservation de documents, entièrement mises à jour et combinées aux mentions RGPD. De quoi vous permettre d’être totalement au point sur la conservation de toutes les données de votre organisation !
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Si vous en êtes à cette étape, c'est que vous avez correctement mené la première phase du traitement d'un vrac d'archives papier ou numérique qui consiste à réaliser son état des lieux : réunir toutes les archives dans un endroit unique, suspendre les communications (s'il s'agit d'archives papier), analyser le fonds à trier puis réaliser le tri.
Vous avez certainement également validé la deuxième étape, celle du plan de classement, qui consiste à faire entrer les liasses ou dossiers de documents dans un plan de classement défini. Toutes ces étapes sont expliquées dans la première vidéo de notre série Traiter un vrac d'archives en 5 étapes #1 L'état des lieux et Traiter un vrac d'archives en 5 étapes #2 Le plan de classement.
Une fois ce diagnostic réalisé, il est temps de passer au nommage ou au renommage des archives.
> Lire aussi : Vrac numérique : un chantier qui ne s'improvise pas
Pourquoi des règles de nommage ?
Nommer correctement un document est fondamental si l’on doit ensuite le transmettre, le retrouver par la suite et lui attribuer un sort final.
Le respect des règles de nommage est donc primordial pour faciliter, dans la durée, l’accès au document et à l’information, mais aussi pour optimiser son partage et son tri.
Comme pour le plan de classement, il convient de vérifier s'il existe déjà des règles de nommage auxquelles se conformer. Sinon, il faudra établir, idéalement de façon collective, une charte de nommage.
> Lire aussi : Vrac numérique : comment mettre en place une stratégie simple et moderne de records management
Nommer ou renommer des archives
Pour les archives physiques, il faudra ôter les agrafes, les trombones ou autre morceau de scotch. Il conviendra aussi de supprimer les pochettes usées, en plastique ou acides, qui peuvent altérer les documents avec le temps. Privilégiez des pochettes solides au PH neutre qui ne les abîmeront pas.
C’est une fois ce nettoyage effectué que vous pourrez ensuite nommer ou retravailler le nommage des pochettes en les harmonisant, conformément au plan de classement.
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Maîtriser son archivage hybride ou électronique
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