Le conseil départemental du Puy-de-Dôme s’est doté d’une solution dédiée à la transcription multivocale pour réaliser ses comptes-rendus. Un choix qui s’est traduit par un raccourcissement des délais de production et une importante économie budgétaire.
20 000 euros. C’était le coût annuel de la transcription des comptes-rendus des séances publiques du conseil départemental du Puy-de-Dôme. Pendant une vingtaine d’années, cette opération a été externalisée auprès d’une société spécialisée dans ce type de prestation. Un enregistrement (sur bande magnétique, puis sous forme de fichier numérique) était confié au prestataire qui passait plusieurs jours à réaliser le compte-rendu. Cette procédure longue et dispendieuse était incontournable car les conseils départementaux ont pour obligation légale de mettre à disposition des citoyens les comptes-rendus de leurs séances publiques.
“Au début de l’année 2018, nous avons décidé de nous tourner vers une solution de transcription vocale", explique Sylvie Neuville, directrice du secrétariat des assemblées du conseil départemental du Puy-de-Dôme ; "nous étions à la recherche d’un outil capable de faire de la transcription multivocale car certaines de nos séances rassemblent parfois plus de soixante personnes !”
Apprentissage progressif des patronymes et des acronymes
Le choix s’est porté sur Captoo proposé par l’éditeur Spécinov. Le déploiement de l’outil a été réalisé par les équipes du conseil départemental à l’aide d’un programme d’installation. “Dans un premier temps, il y a eu un important travail de paramétrage et nous avons dû faire de nombreuses corrections sur les noms de lieux, les patronymes et les acronymes. D’autant plus que certaines personnes parlent vite ou à côté du micro ! Mais une fois que ces corrections sont faites, la transcription est de très bonne qualité”, souligne Sylvie Neuville. A ses yeux, Captoo présente un avantage considérable : “C’est un outil évolutif qui apprend au fur et à mesure et qui offre une grande facilité de correction. Par ailleurs, il est très ergonomique et je l’ai facilement pris en main alors que je suis loin d’être une cyber girl !”
Le passage à la transcription multivocale s’est également traduit par un raccourcissement des délais de production des comptes-rendus. Alors qu’il fallait plusieurs jours, voire plusieurs semaines, lorsque le conseil départemental faisait appel à un prestataire extérieur, il faut aujourd’hui moins d’une journée.
Dès la séance levée, un technicien dépose le fichier audio dans l’application. Quelques heures plus tard, le compte-rendu est disponible. Il ne reste plus qu’à le relire et à apporter des corrections éventuelles. La phase de correction est elle-même facilitée grâce à l’écoute simultanée. “A ce stade, vous avez économisé 50 % de votre temps de rédaction”, souligne l’éditeur Spécinov.
Une fois consolidé, le document est imprimé et distribué aux élus et aux citoyens qui en font la demande. Dématérialisation oblige, le compte-rendu est de plus en plus souvent proposé au format PDF réduisant ainsi la consommation de papier et les frais postaux.
Un coût divisé par huit !
Au gain de temps, il convient d’ajouter l’économie réalisée : “Nous estimons que le coût de la transcription multivocale a été divisé par huit par rapport à notre précédent prestataire”, se réjouit Sylvie Neuville ; “en période de compression budgétaire dans les collectivités, c’est un argument auquel les élus sont très sensibles !”
Le passage à la transcription vocale a été indolore pour les élus qui y voient même un avantage : leurs interventions sont disponibles quelques heures seulement après avoir été prononcées. Au-delà des élus et des citoyens, ces comptes-rendus constituent également une archive pour les historiens qui souhaitent travailler sur un matériau démocratique de première main.
Et au-delà du conseil départemental du Puy-de-Dôme, les outils de transcription vocale sont de plus en plus déployés au sein des collectivités notamment dans le communautés d’agglomération.
